Documenti, ricevute e newsletter per e-mail: pro e contro
Gestire palestre e piscine richiede l’attivazione di numerose procedure burocratiche. Frequentemente, infatti, è necessario inviare ai clienti i documenti relativi all’iscrizione, i documenti di cortesia legati alle fatture e le newsletter per comunicare le novità dell’attività. Ma come fare per inviare questi documenti? Inviare tutto per posta cartacea è ancora una scelta sensata? E l’invio per e-mail è davvero conveniente?
Invio fattura per e-mail: pro e contro
I centri sportivi e le palestre emettono poche fatture in un anno, e prevalentemente si tratta di fatture elettroniche. Solitamente sia ASD che SSD rilasciano ai clienti ricevute non fiscali, stampate su carta termica o normale. Raramente vengono rilasciate fatture, magari verso clienti come associazioni sportive che utilizzano i servizi della palestra o del centro. In ogni caso, attraverso la mail è possibile inviare i PDF di queste fatture, sottoforma di documenti di cortesia. Si tratta senza dubbio di un accorgimento in grado di aumentare il grado di fiducia con gli stakeholder. Ma i vantaggi sono diversi: innanzitutto, questo sistema è più veloce e meno costoso rispetto all’invio per posta cartacea. Inoltre, l’invio dei documenti di cortesia per e-mail consente di fungere da promemoria per il ricevente.
Ovviamente, l’utilizzo della posta elettronica potrebbe nascondere alcune potenziali insidie. Ad esempio, alcuni clienti potrebbero non avere un indirizzo e-mail o potrebbero non controllare regolarmente la loro casella di posta elettronica. Senza contare il rischio che l’e-mail contenente la fattura finisca nella cartella dello spam del destinatario, rischiando di non essere letta.
E-mail palestra e invio di documenti
In ogni caso, oggi, l’utilizzo dell’e-mail da parte di piscine e palestre è sempre più frequente, per diversi motivi: è un sistema rapido, economico e moderno. Per questo lo strumento viene utilizzato anche per inviare altre tipologie di documenti, come le comunicazioni della struttura o le newsletter sulle attività in programma. In questi casi è comunque sempre bene fare attenzione a un particolare: l’invio di e-mail può essere considerato invasivo e fastidioso dal cliente; quindi, è meglio non esagerare per evitare che questa pratica si trasformi in un boomerang.
Newsletter palestra e piscina: un’ottima soluzione di marketing
Il rischio di esagerare diventa ancora più evidente quando, attraverso la mail, si attivano anche campagne di marketing, con specifiche newsletter promozionali. Questo, di fatto, è però un canale che piscine e palestre devono saper addomesticare per tentare di conquistare più ampie porzioni di clientela. L’importante, come prima accennato, è avere una frequenza di invio accettabile, che non possa essere definita come spamming.
Invio e-mail e newsletter: Wellness in Cloud
In conclusione, è innegabile che l’invio di documenti, documenti di cortesia e newsletter tramite e-mail possa essere una soluzione ottimale le palestre e le piscine. Per semplificare e automatizzare l’invio di queste comunicazioni le palestre e le piscine possono utilizzare Wellness in Cloud, la soluzione TeamSystem pensata per la gestione a 360° delle strutture sportive. Il software permette di gestire in modo agile e automatizzato l’invio di documenti e ricevute via e-mail. Attraverso questa soluzione è possibile procedere all’invio massivo dei documenti oppure all’invio di un singolo documento richiesto dal cliente. Il tutto in modo semplice e intuitivo.
