Conservazione digitale a norma dei documenti fiscali
Da oltre un decennio è possibile adottare processi di formazione, tenuta e conservazione di documenti di rilevanza fiscale nella modalità informatica, che sempre più si sta diffondendo anche nelle PMI e tra i professionisti ed è predestinata a divenire nel tempo la modalità predominante per tutti i benefici che è in grado di generare.
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari (quali a titolo di esempio fatture attive e passive, documenti di trasporto, libro giornale, registri Iva, libro mastro, libro cespiti, libro inventari, modelli dichiarativi, modelli comunicativi, modelli di versamento F24 e F23, ecc.) devono assolvere agli obblighi fiscali disposti dal decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014.
Dal punto di vista delle disposizioni civilistiche, inoltre, a seconda delle tipologie documentali le principali disposizioni da osservare e rilevanti nella gestione della documentazione informatica sono l’art. 2220, l’art. 2214, l’art. 2215-bis e l’art. 2217 del cod. civ.
I documenti nativi informatici devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzare idonei formati previsti dalle regole tecniche in materia di sistema di conservazione, quali ad esempio PDF/A, PDF, XML, TXT, TIFF, JPG.
Per un documento informatico possedere la caratteristica dell’autenticità dell’origine significa garantire la certezza della paternità del documento stesso (ad esempio attraverso la sottoscrizione elettronica o altra tecnologia o processo), mentre assicurare l’integrità significa rendere non alterabile il contenuto fiscalmente rilevante di un documento informatico.
Una volta che un documento informatico è stato, ai fini della sua rilevanza fiscale, correttamente formato ed emesso, necessita di essere tenuto e conservato per tutto il periodo previsto sempre nella modalità informatica, entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento.
Il sistema di conservazione deve essere conforme alle regole tecniche di cui al DPCM 3 dicembre 2013 ed il processo di conservazione avviene con la generazione del pacchetto di archiviazione contenente i documenti da conservare e sul cui indice viene apposto una marca temporale ed una firma digitale da parte del Responsabile della Conservazione o di un suo delegato.
Tra gli adempimenti, semplificati rispetto al passato, ricordarsi di comunicare con un semplice flag che si effettua la conservazione elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento ai sensi dell’art. 5 comma 1 del Decreto e poi per i documenti che sono assoggettati all’imposta di bollo, questa va assolta secondo la modalità di cui all’art. 6 del Decreto quindi entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio fiscale e con un semplice F24 telematico.
Inoltre, un’impresa e in generale qualsiasi contribuente possono avere convenienza a digitalizzare un documento nativo analogico e rilevante ai fini tributari (ad esempio cartaceo e/o di periodi d’imposta pregressi) e quindi generare da esso un documento informatico copia secondo le disposizioni dell’art. 4 del Decreto.
Se il documento originale è nativo analogico e non unico ad esso si può applicare il procedimento di generazione delle sua copia informatica o della sua copia per immagine (scansione), fedele e veritiera nel contenuto fiscalmente rilevante rispetto al documento analogico da cui è tratto, terminando obbligatoriamente il procedimento con l’apposizione della firma digitale sulla copia.
Il cartaceo può essere distrutto solo dopo aver completo il processo di conservazione digitale dei documenti copia, che sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali e sono idonei ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Il processo ed il sistema di conservazione possono essere affidati ad un fornitore esterno e tutti i compiti previsti dalla norma in capo al Responsabile della Conservazione possono essere delegati ad un soggetto competente, anche esterno come un Conservatore Accreditato presso l’Agenzia per l’Italia Digitale. In questo modo il Titolare della contabilità operativamente si deve occupare di trasferire i documenti da conservare dal proprio gestionale contabile al servizio di conservazione e poi dovrà ricercare e consultare i documenti ed i pacchetti nell’interfaccia web del sistema di conservazione ai fini dell’esibizione.
