Associazioni del Terzo Settore e Mercatini di Natale: tutto sui pagamenti digitali

Nel mese di dicembre, i tradizionali mercatini di Natale assumono un significato tutto particolare per le realtà del Terzo Settore: essi non rappresentano soltanto momenti di visibilità e beneficenza, ma vere e proprie occasioni di raccolta fondi. Le associazioni – da quelle artigianali a quelle sportive – possono sfruttare queste manifestazioni per far conoscere la propria attività annuale e per ricevere donazioni connesse allo spirito natalizio. In questo contesto, diventa sempre più rilevante l’adozione di modalità di pagamento digitali per gestire incassi e donazioni in modo sicuro, efficiente e conforme alle normative vigenti. Scopriamo, quindi, come e perché le organizzazioni non profit possono accettare pagamenti digitali anche durante i mercatini solidali, illustrando strumenti e obblighi applicabili al settore.

Mercatini di Natale solidali: l’importanza dei pagamenti digitali

In queste manifestazioni, in genere, i volontari si impegnano per raccogliere e confezionare quanto esposto sui banchi del mercatino. Generalmente oggetto delle vendite sono:

• beni autoprodotti (come torte fatte in casa, sciarpe, spille e altri accessori fatti a maglia, oggettistica artigianale e decorazioni di Natale);
• beni acquistati per essere rivenduti (ad esempio stelle di Natale, marmellate o panettoni e pandori).

Tutte queste attività hanno lo scopo di invogliare i passanti a finanziare l’ente o l’associazione attraverso l’acquisto dei regali di Natale e con l’occasione magari potrebbero donare anche qualcosa in più, complice la solidarietà generata dallo spirito natalizio.

Come vengono gestiti gli incassi in queste occasioni?

Il metodo più semplice e sicuro per gestire le vendite e le donazioni durante eventi e manifestazioni, come i mercatini di Natale, è accettare pagamenti digitali. Questo sistema è già utilizzato e apprezzato da molte realtà non commerciali, come, ad esempio, le Associazioni Sportive che utilizzano i pagamenti digitali per l’incasso delle iscrizioni e quote dei soci a corsi e attività. Occorre quindi dotarsi di un POS per gestire accettare questo tipo di pagamenti nel proprio banco al mercatino di Natale? Non necessariamente.

Sempre più enti, infatti, hanno scelto di affidarsi al digitale e di utilizzare software specifici per il Terzo Settore per gestire le proprie attività: dalla registrazione dei soci all’archiviazione dei verbali, dalla contabilità alla gestione degli incassi, anche quelli realizzati durante i mercatini di Natale.

Grazie all’integrazione tra Terzo Settore in Cloud, la soluzione di TeamSystem pensata per gli Enti del Terzo Settore, e TeamSystem Pay è infatti possibile offrire la possibilità di acquistare beni o effettuare donazioni all’ente in presenza o a distanza attraverso il proprio smartphone.

Incassare con TS Pay è semplicissimo: basta generare un QR code, che può essere anche stampato e apposto sul banco del mercatino. Chi intende effettuare un acquisto o una donazione all’ente può inquadrare il QR Code con il proprio smartphone e procedere facilmente al pagamento tramite carta di credito o debito.

Il pagamento risulterà contabilizzato in tempo reale direttamente nella soluzione Terzo Settore in Cloud e in qualsiasi momento sarà possibile controllare la situazione economica dell’associazione e l’efficacia delle iniziative attraverso il gestionale.

Alcuni suggerimenti per gestire al meglio un mercatino solidale

Per sfruttare davvero i pagamenti digitali ai mercatini natalizi del Terzo Settore, cura in particolare tre aspetti: tracciabilità, semplicità d’uso e integrazione gestionale. La tracciabilità aiuta i donatori che desiderano un’attestazione utile ai fini fiscali e rende più ordinata la rendicontazione dell’ente; la semplicità d’uso riduce code e smarrimenti operativi; l’integrazione con il gestionale evita registrazioni manuali e facilita i controlli interni. In pratica, conviene predisporre metodi “a basso attrito” (QR code, link di pagamento, wallet su smartphone), ricevute digitali automatiche e procedure chiare per distinguere vendite da donazioni, così che incassi e documenti siano sempre allineati. Ecco, dunque, un elenco di suggerimenti semplici ma efficaci:

• esponi in modo visibile i metodi accettati (carte, wallet, QR) e istruzioni in 1- 2 passaggi;
• prepara modelli di ricevuta digitale (vendita/donazione) e la relativa informativa privacy in forma breve;
• usa importi rapidi per le donazioni (tasti preimpostati) e consenti anche il pagamento “a distanza” tramite link;
• abilita l’inserimento automatico nel gestionale di causale, voce di entrata e articolo di magazzino (se previsto);
• definisci una riconciliazione di fine giornata che separi chiaramente vendite e donazioni e verifichi eventuali scarti;
• prevedi un piano di continuità: dispositivo di riserva, power bank e hotspot in caso di rete instabile;
• offri un contatto di supporto (email o QR dedicato) per reinviare ricevute o gestire errori di transazione.