Gestire la contabilità di ASD e SSD in modo semplice e sicuro
Nell’immaginario collettivo, la gestione di un centro sportivo appare semplice e diretta: quando si entra in palestra si nota un certo movimento di persone che si spostano con dimestichezza da una sala pesi ad una sala corsi o verso la piscina, mentre il personale di reception accoglie gli utenti per dare informazioni o gestire pagamenti; lo staff di sala e i personal training supportano e motivano i propri clienti nell’allenamento e tutto si svolge in un’atmosfera costruttiva e propositiva dove ogni cosa sembra facile, impostata e lineare.
Ma molti non sanno che dietro c’è un sistema complesso, composto da contabilità, gestione dei fornitori, del personale e dei collaboratori, organizzazione delle attività di manutenzioni nonché pagamenti di affitti e forniture, gestione delle diverse forme societarie (esempio associazione, società sportiva e società commerciale), contabilità, incassi e dichiarazioni all’Agenzia delle Entrate con aliquote, anticipi, calcoli particolari e molto altro.
Una complessità che l’imprenditore del fitness deve gestire tutti i giorni, con accuratezza e precisione, dedicando molto del suo tempo a queste attività.
È un lavoro amministrativo e gestionale che spesso distoglie dagli aspetti più piacevoli del proprio business, ovvero assistere i propri clienti con passione e determinazione.
Fortunatamente questo processo amministrativo può essere reso meno faticoso grazie a sistemi informatici in grado di supportare il manager, come Sportivi in Cloud di TeamSystem: un software innovativo e affidabile per la gestione contabile e dei compensi di Associazioni e Società Sportive.
Perché innovativo? Perché è un programma di contabilità, totalmente in Cloud, sviluppato per gestire le complessità e le criticità di ogni tipologia di Società e Associazione Sportiva in tutte le sue sfaccettature e peculiarità.
La sua forza è nella specializzazione: esistono tanti software gestionali generici sicuramente validi, ma nessuno riesce ad essere così aderente e dedicato alle specificità del settore.
Sportivi in Cloud nasce da un’attenta analisi delle esigenze dei gestori delle ASD ed SSD ed è nativamente integrato con Wellness in Cloud, il sistema gestionale in Cloud che permette di digitalizzare tutti i processi del centro sportivo: dalle iscrizioni ai pagamenti, dalle prenotazioni al controllo accessi, dalle comunicazioni alle schede agli acquisti online. In questo modo è possibile utilizzare uno strumento unico e completo che supporta a 360 gradi l’attività all’interno del centro sportivo, vediamo di seguito come.
Il software per la gestione delle ASD, SSD e coperative sportive.
Caratteristiche generali di Sportivi in Cloud
Il software è diviso in due parti logiche:
- Gestione Operativa: Dati Organizzazione, Soci e tesserati, Istruttori sportivi e collaboratori, Libri sociali e verbali, Beni e attrezzature, Incasso Quote e liberalità, Incasso Corrispettivi, Compensi e rimborsi spese, Agende corsi e attività, Visite mediche, Fatturazione attiva e incassi, Fatture acquisto e pagamenti, Fatturazione elettronica, Magazzino materiale sportivo.
- Gestione Amministrativa: Gestione Istituzionale Commerciale separata, Contabilità semplificata per cassa, Contabilità ordinaria per competenza, Centri di costo, Analitica per Progetti, Scadenzario incassi, Scadenzario pagamenti, Gestione fiscale IVA, Ritenute e certificazione unica, Bilanci e rendiconti
Tutti questi elementi sono necessari per la corretta gestione contabile del Centro Sportivo: per ognuna delle voci riportate sono disponibili specifici moduli, semplici da utilizzare ma perfettamente efficaci in termini di funzionalità e di aderenza a specifiche esigenze normative, economiche e finanziarie.
Inoltre, grazie all’integrazione con i servizi di TS Pay, erogati da TeamSystem Payments, e con TeamSystem Digital, con Sportivi in Cloud è possibile emettere fatture in uscita registrandone l’incasso e scaricare quelle in entrata pagando immediatamente i fornitori.
Gestione Documentale Centralizzata ed Automatizzata
Una caratteristica importante di Sportivi in Cloud è la capacità di gestire tutto ciò che riguarda la parte documentale:
- Gestione documenti societari: statuto, liberatorie, altro
- Generazione documenti contabili e fiscali: ricevute, cedolini di pagamento dei collaboratori, liberatorie e certificazioni
- Generazione di Bilanci e Rendiconti:
- Bilancio previsionale con voci predefinite selezionabili
- Bilancio d’Esercizio totale e mensile (quest’ultimo per verificare l’andamento aziendale in tempo reale)
- Rendicontazione per Centro di Costo
- Rendicontazione per Tipo di Attività (esempio Centro Sportivo)
- Rendicontazione per singolo collaboratore
- Per ore di lavoro
- Per compenso forfettario
- Distinte di Pagamento
- Registrazione Spese e Ricevute
- Liquidazioni IVA e Tasse
A tutto questo si aggiunge la possibilità di generare file da inviare o stampare in formato PDF o Excel, ma anche il file XML per l’Agenzia delle Entrate o per il Commercialista.
Perché scegliere il Software Gestionale Sportivi in Cloud
- Sportivi in Cloud è un software “completamente in Cloud”; è quindi utilizzabile attraverso qualsiasi browser e su qualsiasi supporto (PC, smartphone, tablet), sia iOS che Android, e non prevede costi di adeguamento hardware da sostenere a priori.
- Tutti gli aggiornamenti normativi vengono tempestivamente implementati e resi disponibili sulla piattaforma cloud; le misure di sicurezza e integrità dei dati vengono sempre garantite e protette attraverso un sistema di login sicuro e un’attenta archiviazione.
- Sportivi in Cloud può essere utilizzato sia in modo integrato con gli altri software TeamSystem che da solo, grazie alla possibilità di esportare tutti i documenti fiscali in formato ministeriale, ovvero in formato XML standardizzato, importabile sia direttamente nella piattaforma Entratel che in altri software (ad esempio di fatturazione elettronica o quello del proprio commercialista).
- Sportivi in Cloud permette di gestire diverse sedi con relativi centri di costo, ad esempio per la sede principale si può gestire il centro di costo ‘piscina’ mentre per la seconda sede il centro di costo ‘sala pesi’, pur mantenendo la centralità del controllo e la possibilità di imputare un costo a tutte le sedi di riferimento.
- All’interno di Sportivi in Cloud è possibile creare utenti con permessi diversificati in base al settore specifico di competenza e con visibilità limitata dei dati: ad esempio l’utente dell’amministrazione avrà visibilità sugli incassi e sui pagamenti, ma non sui bilanci.
- Tenendo in considerazione i diversi livelli di accesso degli operatori, anche la dashboard riporterà informazioni, KPI e grafici a seconda del proprio ruolo, il tutto gestibile dal pannello delle impostazioni.
- Un motore di ricerca centralizzato permetterà inoltre di raggiungere facilmente la voce di interesse come, ad esempio, lo stato economico di un cliente, di un fornitore o anche del singolo collaboratore.
- Per tenere sotto controllo l’attività, oltre ad utilizzare la dashboard, che riporta tutti i grafici ed i principali KPI, l’imprenditore che utilizza Sportivi in Cloud può confrontare il Bilancio d’Esercizio in tempo reale con il Bilancio Previsionale emesso ad inizio anno, così da poter intervenire se necessario
