Cos’è un CRM per palestra e come ottimizza la gestione dei clienti in centro fitness

Sempre più palestre oggi si affidano a software CRM: sistemi digitali centralizzati usati per raccogliere i dati degli iscritti e tracciare ogni loro interazione con la struttura; non semplici database, ma il cuore pulsante delle attività, capaci di trasformare semplici contatti in abbonati fedeli.

Tramite l’automazione di alcuni processi ripetitivi come i pagamenti, la pianificazione dei corsi, l’invio di comunicazioni o il lancio di campagne marketing mirate sulla base dei dati raccolti, questo tipo di tecnologia è infatti in grado di ottimizzare la gestione dei clienti, offrendo ai propri iscritti un’esperienza il più possibile gratificante, incrementandone soddisfazione e fidelizzazione.

Indice

• Come gestire i clienti in un centro fitness?
• Cos’è un CRM per palestra?
• Quali sono i vantaggi di un CRM per trainer, reception e desk?
  • I vantaggi di un CRM per i personal trainer
  • I vantaggi di un CRM per reception e desk in palestra
• Qual è il migliore CRM per palestra?
• Conclusione
• FAQ sui CRM per palestra

Come gestire i clienti in un centro fitness?

Per gestire i clienti di un centro fitness in modo efficace occorre combinare le spiccate doti relazionali dello staff con l’ausilio di tecnologie digitali capaci di centralizzare le informazioni e personalizzare il rapporto con l’iscritto. Nel mondo del benessere, la gestione clienti è essenziale perché il rapporto che si instaura con i propri iscritti diventa un valore aggiunto in relazione al servizio offerto e fa la differenza tra un cliente soddisfatto e fidelizzato e uno che, alla prima occasione, cambierà palestra.

Ma quali competenze servono per poter instaurare una relazione solida e duratura con i clienti di un centro sportivo? Lavorare a contatto con il pubblico richiede quattro competenze trasversali fondamentali, che riguardano un po’ tutte le figure professionali all’interno di un centro fitness. Le principali sono:

• Ascolto attivo: consiste nella capacità di ascolto e di prestare attenzione all’interlocutore. Comprendere chi abbiamo di fronte è fondamentale per intercettarne bisogni e abitudini e soddisfarle nel migliore dei modi.
• Capacità comunicative ed empatia: è la capacità di saper comunicare bene e in modo empatico. Essere empatici significa “mettersi nei panni dell’altro”, comprendere la situazione dal punto di vista del proprio interlocutore, dote essenziale per entrare in sintonia con il cliente. Dopo aver ben compreso l’esigenza diventa essenziale dare una risposta puntuale, coerente ed esaustiva.
• Attenzione ai feedback: è importantissimo tarare quanto si dice, cioè il tone of voice, e soprattutto come lo si dice, in base ai feedback che si ricevono, senza eccedere in presunzione né trasmettere insicurezza. Laddove il feedback viene meno è possibile richiedere apertamente un riscontro attraverso sondaggi, interviste o invitando gli iscritti a lasciare una recensione.
• Memoria: quando il rapporto con il cliente è continuativo le doti mnemoniche risultano molto gradite. Ricordare cosa è già stato detto con il cliente, le risposte già fornite e le particolarità già evidenziate in un precedente scambio è un modo per guadagnare punti a livello di fiducia e stima.

Tuttavia, in un contesto lavorativo dove le attività da svolgere sono molteplici e articolate, applicare con costanza questi principi non è sempre semplice. Oggi ci vengono incontro i progressi della tecnologia con strumenti gestionali, come i CRM (Customer Relationship Management), che consentono di centralizzare le informazioni sui clienti e gestire in maniera efficace e tempestiva ogni fase del customer journey.

Cos’è un CRM per palestra?

Un software CRM per palestre è un sistema centralizzato, una sorta di cervello digitale che consente di registrare tutto il parco clienti, raccogliere i dati relativi, come indirizzi e-mail, numeri di telefono ed età, e tracciare le varie interazioni con i clienti stessi.

I CRM più strutturati offrono ad esempio la possibilità di gestire un’agenda di appuntamenti, monitorare abbonamenti e programmare le azioni da effettuare verso i clienti, come recall di customer satisfaction, auguri di compleanno, reminder per gli appuntamenti e così via. Le attività principali consistono in:

• contabilità interna e gestione dei pagamenti;
• gestione dei corsi, con la possibilità di prenotazione tramite app da parte dei clienti;
• elaborazione e assegnazione delle schede di allenamento;
• attività di marketing targettizzate tramite una comunicazione personalizzata.

Oggi un CRM non è però un semplice database, ma uno strumento che permette di automatizzare interi processi e analizzare comportamenti e abitudini dei clienti per ottimizzare la comunicazione con loro.

Quali sono i vantaggi di un CRM per trainer, reception e desk?

I vantaggi di un CRM si traducono in un recupero rapido dei dati storici e nell’azzeramento dei tempi morti dedicati alle ricerche manuali. Grazie a un CRM è possibile infatti segnare ciò che è stato già detto o fatto con il cliente, in modo da recuperare le informazioni rapidamente nell’interazione successiva.

Anche i contatti sono di facile reperibilità, così da non dover perdere tempo inutile nella ricerca di numeri di telefono e indirizzi email. Il CRM diventa quindi uno strumento utilissimo per tutte le figure professionali che operano nel centro fitness, soprattutto se integrato nativamente in programmi per la gestione, il controllo accessi e i programmi di allenamento.

Vediamo quali sono i principali vantaggi sia per i trainer che per la reception di un centro fitness.

I vantaggi di un CRM per i personal trainer

• permette di raccogliere e registrare le caratteristiche di un utente, monitorarne in tempo reale i carichi di lavoro e gli obiettivi raggiunti dagli iscritti e quindi inviare dei promemoria automatici in vista di ogni appuntamento;
• aiuta nella gestione della propria agenda e nella programmazione delle attività, ad esempio ricordando la scadenza della scheda di allenamento e quindi la necessità di proporne il rinnovo;
• favorisce le interazioni come il reminder o lo spostamento di un appuntamento, richiamando rapidamente il contatto del cliente.

I vantaggi di un CRM per reception e desk in palestra

• permette di registrare i contatti anche laddove non si concludono con una vendita e di impostare il conseguente lavoro di recall. Ancora meglio se si tratta di un CRM web-integrato, che raccoglie i contatti anche da canali web e non solo dai passaggi fisici in reception;
• aiuta a gestire i rinnovi proponendo l’ultimo abbonamento acquistato e tenendo memoria di eventuali sconti e promozioni applicate;
• rende il recupero delle informazioni e dei documenti, come contratti, ricevute di pagamento e certificati medici, facile e veloce;
• ricorda le scadenze di rate, abbonamenti e iscrizioni;
• consente di tenere traccia dei vari scambi comunicativi per ricostruire lo storico del cliente e farlo sentire ascoltato. Analizzare lo storico è la base per effettuare comunicazioni ben mirate e centrate, dimostrando ascolto ed empatia;
• consente di personalizzare la comunicazione con gli iscritti, inviando per esempio alert sui compleanni o sulle scadenze dei certificati medici per un approccio più empatico.

La possibilità di impostare azioni di CRM automatiche, come invio di SMS ed e-mail, snellisce inoltre il lavoro del consulente, lo rende preciso e tracciabile. I più moderni CRM per palestra sono oggi accessibili da ovunque, anche da smartphone; molti software di CRM sono ormai collegati ad app specifiche pensate per chi lavora “in movimento”.

Tramite le app sono raggiungibili i dati del cliente e lo storico delle sue azioni di CRM, nonché la propria o altrui agenda di appuntamenti: uno strumento sempre a portata di mano che garantisce affidabilità e professionalità senza necessariamente essere davanti a un PC.

Qual è il migliore CRM per palestra?

In questo scenario Wellness in Cloud, il gestionale di TeamSystem progettato per digitalizzare tutti i processi di un centro fitness, rappresenta l’alleato ideale.

La piattaforma consente di digitalizzare ogni aspetto della gestione organizzativa: dalle anagrafiche clienti agli abbonamenti e pagamenti, dalle prenotazioni di corsi e lezioni al controllo degli accessi, fino alla reportistica e all’analisi delle performance del centro.

Accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo, è in grado di offrire diverse funzionalità e app dedicate attraverso le quali:

• gli utenti possono prenotare corsi e attività, acquistare o rinnovare abbonamenti o ticket giornalieri, pagare i servizi e accedere a schede di allenamento personalizzate;
• i gestori sono in grado di monitorare gli incassi e le performance, analizzare i dati del proprio centro per prendere le decisioni più giuste;
• lo staff può inviare notifiche o comunicazioni personalizzate per ogni singolo utente, senza dover inviare SMS o e-mail, verificare il proprio calendario per gli appuntamenti, gestire i calendari condivisi di corsi e lezioni con colleghi e personal trainer, controllare gli accessi in sala e molto altro.

Non solo: tramite Wellness in Cloud è possibile effettuare analisi avanzate sui dati, come analisi di trend, di correlazione, di cluster di utenti e di fidelizzazione, da salvare e utilizzare per comunicazioni successive. A disposizione anche report completi e dettagliati su tutte le attività tipiche del centro.

Conclusione

L’adozione di un software CRM all’interno di un centro fitness, una piscina o una palestra rappresenta il passo decisivo per convertire la complessa gestione quotidiana in un vantaggio competitivo concreto. Abbandonare i vecchi sistemi manuali o i database isolati per adottare un “cervello digitale” centralizzato permette a tutto lo staff di lavorare in totale sinergia.

I personal trainer possono seguire gli iscritti con maggiore precisione, mentre la reception ha a disposizione tutti gli strumenti per fidelizzarli e ridurre i tassi di abbandono attraverso comunicazioni personalizzate e tempestive.