Business Plan Palestra: esempi, modelli e informazioni utili

Dietro una palestra, solitamente, c’è un grande appassionato di fitness, qualcuno che ama profondamente lo sport e che desidera fornire un servizio di qualità. La passione è un ottimo inizio, ma da sola non basta: serve un documento che trasformi idee in risultati, allineando obiettivi, numeri e priorità operative: il Business Plan. Oltre alla sala attrezzi e ai corsi, entra in gioco la gestione manageriale: persone, marketing, finanza e, prima di tutto, pianificazione. Ed è spesso proprio su questo punto che molti gestori dei centri sportivi difettano: ovvero, avviano un’attività imprenditoriale di questo tipo senza elaborare un Business Plan per la palestra dettagliato ed efficace. Questa guida spiega cos’è il Business Plan per palestre, quando serve e offre un esempio pratico da usare subito.

Un esempio di Business Plan per la palestra

Come si struttura un modello di Business Plan per la palestra? Ecco le sezioni che concorrono a formare un documento completo ed efficace.

Indice

Ogni Business Plan palestra dovrebbe iniziare con un indice, così da consentire all’osservatore esterno – tipicamente un istituto finanziario o un potenziale investitore – di avere fin da subito una panoramica generale del documento, e di trovare immediatamente il contenuto ricercato. Per rendere l’Indice realmente utile, è consigliabile usare titoli brevi e descrittivi (“Piano finanziario: ipotesi e break-even”, “Strategia di marketing: canali e budget”) e, quando possibile, ancore interne che permettono di raggiungere le sezioni con un click. In apertura, un riquadro riepilogativo (3-4 righe) aiuta a orientare subito chi sta valutando il progetto.

Executive Summary

in questa prima sezione del Business Plan del centro sportivo è necessario sintetizzare il progetto imprenditoriale. Si tratta di fatto del primo testo che finirà sotto gli occhi del lettore e deve, quindi, essere confezionato con grande cura. Qui devono essere indicate informazioni come gli obiettivi della palestra, i propri punti di forza, la mission e la vision per i prossimi 5 e 10 anni. Ognuno di questi aspetti deve essere presentato, per trovare poi approfondimento nelle sezioni successive del Business Plan. L’Executive Summary può essere limitato a mezza pagina: mission concreta, pubblico di riferimento, proposta di valore (ad esempio. classi a numero chiuso, coaching vicino), obiettivi misurabili a 12 mesi (iscritti attivi, ricavo medio per membro, retention) e un cenno al fabbisogno (allestimento + circolante). Una chiusura con 3 bullet “perché investire” facilita la lettura di istituti e partner.

Descrizione dell’impresa

Si passa a questo punto a una panoramica complessiva della propria attività. Si parla ad esempio del background, della forma societaria, della mission e della sede.

Oltre a background e forma societaria, è utile esplicitare sede e accessibilità (metrature, parcheggi, trasporti), eventuali partnership (fisioterapia, nutrizione) e il track record del team in ambito sport/gestione. Una breve timeline (idea-studio di fattibilità-stato dei lavori e dei contratti) offre un quadro chiaro dello stato del progetto.

Struttura organizzativa

in questa parte del documento si approfondisce ulteriormente l’aspetto gestionale della palestra. Si parlerà quindi della propria squadra, delle qualifiche e delle responsabilità dei diversi collaboratori del centro sportivo, prendendo in considerazione dunque gli istruttori, i personal trainer, il personale di manutenzione, gli addetti al marketing, in definitiva tutti i profili coinvolti nel progetto.

La sezione può includere un organigramma essenziale (comprensivo di ruoli, responsabilità e  indicatori), ad esempio: accoglienza/vendite (conversione visite/iscrizioni), coordinamento tecnico (NPS corsi/sicurezza), manutenzione (tempi di ripristino), marketing (costo per lead/CPA). Una matrice turni e le coperture nelle fasce di picco completano il quadro operativo.

Elenco dei servizi e dei prodotti

In questa sezione del Business Plan della palestra devono essere indicati sia i prodotti che compongono il proprio centro sportivo, dalle attrezzature da palestra ai prodotti alimentari, sia i servizi che verranno presentati, dai corsi di gruppo al personal training, dalla fisioterapia al servizio spogliatoio. Arrivati a questo punto, quindi, il Business Plan riesce a illustrare in modo abbastanza chiaro ed esaustivo il tipo di centro sportivo di cui si sta parlando.

L’elenco risulta più leggibile se strutturato “come lo vive l’utente”: tipi di corso e capienza, livelli (base/intermedio/avanzato), pacchetti “recovery” o nutrizione, servizi accessori (armadietto premium, acqua). Per ciascuna voce: breve descrizione, regole di prenotazione e, se opportuno, fasce di prezzo.

Analisi della concorrenza

Un Business Plan per palestra non può considerarsi completo senza un’esaustiva analisi del mercato e della concorrenza. Quali sono le offerte e le peculiarità dei concorrenti? Quali sono le particolarità che rendono unico il proprio centro sportivo?

Per questo, è utile mappare 4-5 operatori nell’area con tabella comparativa (prezzi, orari, format, punti di forza/debolezza). La sezione si chiude con il posizionamento: dove si colloca l’offerta rispetto a low-cost e gamma alta  e quale beneficio distintivo propone (classi piccole, coaching costante, orari estesi, servizi integrati, servizi digitali, ecc.).

Analisi dei clienti

Dopo aver analizzato i competitor è necessario spostare l’attenzione verso i propri clienti e, quindi, verso il proprio target. In base ai servizi offerti, una palestra può presentare più personas, rivolgendosi a utenti esperti o meno esperti, studenti o lavoratori, appassionati di cardio o di pesi, e via dicendo. In questa sezione è bene analizzare questi aspetti nonché indicare come i propri potenziali clienti verranno attirati e quindi fidelizzati.

Si possono delineare 3-4 personas (lavoratori con poco tempo, studenti, neomamme, senior attivi) con bisogni, barriere e messaggio chiave per l’ingaggio. In chiusura, il percorso di fidelizzazione: onboarding 30/60/90, progress tracking, community di corso e iniziative referral.

Strategia di marketing

in questa parte del documento bisogna illustrare in che modo la palestra verrà promossa, quali canali verranno utilizzati (offline e online?), chi si prenderà cura della creazione dei messaggi promozionali e quale sarà il budget assegnato al marketing.

La strategia può essere presentata come un funnel semplice: visita, prova e iscrizione. Si indicano canali offline e online, responsabili interni/esterni per i contenuti e budget per fase (lancio, settimana tipo, picchi stagionali). Un calendario editoriale trimestrale e KPI di campagna (lead, CPA, conversione) aiutano a misurare al meglio l’efficacia.

Previsione di spesa

Le attrezzature da acquistare, l’eventuale affitto della sede, le retribuzioni dei dipendenti, le spese energetiche, le spese legali, i lavori di costruzione o di ristrutturazione, i costi operativi, le spese per l’adozione di un software per la gestione di un centro sportivo come Wellness in Cloud di TeamSystem. Attraverso delle stime il più possibile complete sarà possibile evitare ogni sorpresa (negativa) relativa ai costi.

In questa parte del Business Plan, conviene separare CAPEX (allestimento, macchinari, arredi) e OPEX (affitto, utenze, personale, software gestionale, assicurazioni). Una tabella mensile/annuale con ipotesi esplicite (canone, kWh, turni) riduce il rischio di scostamenti e rende confrontabili preventivi e scenari.

Previsione di vendita

Dopo le previsioni di spesa, è necessario effettuare le previsioni di vendita, così da poter avere una stima verosimile su quella che sarà la situazione finanziaria del centro sportivo nel futuro immediato e più lontano nel tempo. Questo permetterà peraltro di capire se si renderà necessaria la richiesta di ulteriori finanziamenti.

Le entrate possono essere proiettate per linea di ricavo, con assunzioni chiare su acquisizioni, prezzo medio e retention. L’evidenza di 3 scenari (prudente, base, ambizioso) aiuta a comprendere sensibilità e fabbisogno di cassa nei primi 12-24 mesi.

Piano finanziario

A partire dalle informazioni esposte nelle sezioni precedenti, in questo passaggio del Business Plan della palestra è necessario mostrare le proiezioni economiche complete, indicando indici di redditività, flussi finanziari e rischi connessi

Il piano riassume conto economico, stato patrimoniale e flussi di cassa prospettici, con evidenza del punto di pareggio (iscritti/mese per coprire i costi) e dei principali indicatori (margine operativo, indebitamento, sostenibilità del debito). Una nota metodologica finale può servire per spiegare ipotesi e fonti dei dati.

Allegati

Infine, il Business Plan della palestra si completa con tutti i documenti del caso necessari per dimostrare e approfondire ulteriormente quanto riportato. Si può parlare quindi di schede tecniche dei prodotti o di curricula dei collaboratori.

Gli allegati tipici includono CV del team con certificazioni, planimetrie e layout, contratti e preventivi rilevanti, polizze, schede tecniche delle attrezzature e procedure di sicurezza. In presenza di gestionale/CRM, risultano utili estratti anonimi di report e dashboard per documentare come verranno monitorate attività e risultati.

Business Plan palestra: che cos’è?

Come abbiamo avuto modo di osservare finora,      il Business Plan palestra è quindi un documento attraverso il quale il gestore dell’attività – eventualmente facendosi aiutare da un consulente – illustra le peculiarità del proprio centro sportivo, stabilisce gli obiettivi dell’attività e descrive i percorsi che verranno seguiti per raggiungerli. Si tratta quindi di un documento che è allo stesso tempo di descrizione e previsione.

Il Business Plan dovrebbe esser realizzato da ogni impresa nascente e, quindi, anche da tutte le palestre in fase di lancio, per poi essere rinnovato nel tempo.

Tipicamente il Business Plan di un centro sportivo è chiamato a coprire un orizzonte temporale che spazia dai 3 ai 5 anni: si capisce quindi che si tratta di un documento che richiede regolari controlli e aggiornamenti.

A cosa serve il Business Plan della palestra

Visto cos’è il Business Plan di una palestra, è necessario ora capire qual è il suo scopo.

• Il primo e fondamentale motivo per creare questo documento è quello di fornire una guida gestionale all’azienda stessa in fase di lancio e di gestione, mettendo a punto un piano da seguire, passo dopo passo, per raggiungere gli obiettivi prefissati nel modo più rapido, efficace e completo possibile.
• Ma non è tutto qui, il Business Plan della palestra è prezioso anche per presentare il centro sportivo verso l’esterno. Non verso i clienti, certo che no, quanto invece verso i potenziali finanziatori: molto spesso, infatti, ci si dedica alla redazione del business planning nel momento in cui si decide di aprire un nuovo centro sportivo oppure quando una palestra già avviata ha la necessità di richiedere dei finanziamenti ad un istituto finanziario.

Stiamo dunque parlando di un documento molto importante, che non dovrebbe mai mancare per una corretta ed efficiente gestione e che anzi, talvolta, si rivela assolutamente necessario. In particolare quando si valutano nuovi investimenti o rinegoziazioni di affidamenti.

Come scriverlo bene: consigli utili

Ecco quattro consigli per essere davvero efficaci nella stesura di un Business Plan per palestra:

• Essere concreti: obiettivi misurabili, ipotesi esplicite;
• Fonti chiare: dati su canoni, affluenza, benchmark dei prezzi;
• Revisionare e aggiornare: revisione trimestrale vs consuntivo;
• Evitare gli errori tipici, come la sovrastima dei ricavi iniziali, la sottostima dei costi energetici e di manutenzione, l’assenza di un piano di retention.

Quando serve davvero?

A livello normativo, il Business Plan non è un obbligo di legge per aprire o gestire una palestra. Detto questo, dal recepimento in Italia degli Orientamenti EBA su concessione e monitoraggio dei prestiti (EBA/GL/2020/06) da parte della Banca d’Italia (Nota n. 13 del 20/07/2021), gli istituti applicano criteri più rigorosi nella valutazione del merito creditizio; in pratica, presentare un Business Plan con proiezioni attendibili è sempre più richiesto nelle pratiche di finanziamento. In sintesi: il Business Plan per una palestra non è un obbligo legale, ma è di fatto atteso dalle banche nel momento in cui viene chiesto un prestito o si rinegoziano affidamenti.

Utilità di un gestionale per palestre nella realizzazione del Business Plan

Un software gestionale per centri sportivi (come Wellness in Cloud e Sportivi in Cloud) può svolgere un ruolo cruciale nella redazione di un Business Plan dettagliato. Ma vediamo come può essere utile:

• Raccolta dati e analisi delle prestazioni finanziarie: un gestionale per palestra può aiutare l’imprenditore a raccogliere e organizzare i dati finanziari, operativi e di mercato necessari per il Business Plan e generare report finanziari, come il conto economico e il bilancio, basati sui dati inseriti. Basti pensare ai moduli Contabilità e Finanza di Sportivi in Cloud: questi dati includono proiezioni dei costi, delle entrate e delle spese.
• Analisi e monitoraggio dell’andamento: un software come Wellness in Cloud, attraverso le funzioni “Analisi e statistiche”, può offrire report dettagliati sull’andamento degli iscritti, la frequenza di utilizzo dei servizi, i corsi più popolari e le preferenze dei clienti. Queste informazioni sono fondamentali per comprendere meglio il pubblico e adeguare l’offerta di servizi, ma anche per monitorare in tempo il reale andamento delle attività, confrontando i risultati effettivi con le previsioni, per apportare eventuali correzioni o adattamenti al piano originale.
• Pianificazione di risorse e investimenti: il sistema di budgeting di un gestionale per centri sportivi può aiutare l’imprenditore a pianificare l’allocazione delle risorse e a stimare investimenti, come l’allestimento degli spazi e l’acquisto di attrezzature. Una valutazione essenziale per determinare il capitale necessario.
• Pianificazione degli investimenti: in sintesi, un gestionale per centri sportivi, come Wellness in Cloud e Sportivi in Cloud, semplifica la raccolta, l’analisi e la gestione delle informazioni cruciali per la redazione di un Business Plan accurato e realistico. Questo strumento aiuta l’imprenditore a prendere decisioni informate, ottimizzare le risorse e aumentare le probabilità di successo del business nel settore fitness.