Attività sportiva outdoor: come gestirla professionalmente senza un computer

Nell’attesa di poter riaccogliere in sicurezza i clienti all’interno di palestre e centri sportivi al chiuso, sono molte le società che si sono organizzate per poter continuare a svolgere la propria attività outdoor.

Complici anche le temperature miti di questi ultimi giorni, non è infrequente vedere vere e proprie sessioni di allenamento individuali o in piccoli gruppi, ma sempre tenute sotto supervisione del trainer o dell’istruttore, negli spazi esterni adiacenti alle strutture sportive o in aree verdi pubbliche come parchi e giardini.

Secondo le normative vigenti è infatti consentita la pratica di attività sportive all’aperto purchè nel rispetto del distanziamento sociale e del divieto di assembramento.

Questa opportunità, seppur una magra consolazione rispetto alla chiusura degli stabilimenti al chiuso, ha dato il via a una riscoperta e rivalorizzazione degli ambienti non convenzionali per la pratica sportiva che consentono di dare libero sfogo alla fantasia per poter sfruttare al meglio spazi e percorsi.

Tuttavia anche all’aperto è necessario rispettare determinate regole e prassi per fornire al cliente un servizio professionale e ben organizzato come avviene all’interno dei centri sportivi.

Da un punto di vista normativo è necessario riferirsi al protocollo di sicurezza in ambito sportivo per la pratica outdoor e le FAQ del Dipartimento dello Sport per aggiornare il proprio DVR (documento di valutazione dei rischi).

Inoltre se si prevede di utilizzare il suolo pubblico (es. parchi comunali) occorre comunicare lo svolgimento dell’attività a chi di dovere.

Opportuno verificare anche le normative territoriali relative all’emissione rumorosa, nel caso in cui l’attività venga svolta con l’ausilio di musica (es. corsi di zumba o aerobica) ed effettuare le dovute comunicazioni SIAE.

A livello assicurativo è importante ricordare come anche nell’ambito di pratica sportiva all’aperto sia obbligatorio assicurare i propri tesserati tramite un ente sportivo o Federazione, spesso è anche opportuno valutare un’estensione assicurativa in virtù dell’aumento del rischio di infortunio dato dal terreno sconnesso, o la visibilità ridotta, ad esempio.

Un consiglio utile: prendere in considerazione anche una pratica assicurativa che copra eventuali danni a macchinari e attrezzi qualora essi vengano lasciati in area esterna.

Da un punto di vista organizzativo la gestione dell’attività outdoor comporta un certo grado di difficoltà aggiuntiva rispetto all’attività che avviene dentro al centro sportivo: è necessario verificare il rispetto della prenotazione e dei criteri di accesso (certificato medico valido, tesseramento (iscrizione) annuale valida, pagamenti regolari) per evitare disguidi e perdita di incassi dovuti, fornire al cliente la possibilità di pagare una rata o di rinnovare l’abbonamento in mobilità garantendo il servizio di reception, consentire l’acquisto di pacchetti aggiuntivi, scalare gli accessi laddove l’abilitazione è a numero volte, verificare eventuali assenze per concederne il recupero…insomma: tutta una serie di operazioni di routine che in sede sono supportate dal software gestionale, ma se siamo in un contesto outdoor?

Come garantire un buon servizio anche senza avere a disposizione gli strumenti che si hanno all’interno della reception?

Fortunatamente grazie al cloud è possibile mantenere le stesse abitudini e gli stessi standard di qualità del servizio offerto anche se non si ha a disposizione un pc e un registratore di cassa.

Buona parte del lavoro di gestione outdoor può essere delegato alle app, sia app per lo staff che per il cliente.

Attraverso un’app dedicata è possibile per l’istruttore eseguire l’appello in base alle prenotazioni ricevute, in modo da segnalare presenze e assenze di ogni iscritto. Sarà il software a legare la presenza all’abilitazione e quindi eventualmente a scalare l’ingresso. Inoltre, sempre dall’app, il trainer potrà già fissare l’appuntamento successivo senza obbligare il cliente a ripassare dal desk per questa operazione.

Non solo dall’app, ma anche attraverso lettori appositi per la gestione in mobilità, ad esempio lo stesso smartphone del trainer può essere un lettore, è possibile smarcare gli ingressi nel pieno rispetto di tutti i criteri necessari. In questo modo risulta possibile essere in linea con tutte le prescrizioni legislative (es. presenza del certificato medico in corso di validità, iscrizione e quindi assicurazione valida) e nel rispetto del regolamento del centro sportivo (es. pagamenti effettuati, abbonamento non scaduto ecc).

Nel caso del nuovo cliente inoltre tutta la modulistica riguardante l’iscrizione e la sottoscrizione del contratto può essere effettuata direttamente su tablet con tanto di firma grafometrica che certifica legalmente la documentazione. Quindi anche senza ricorrere al pc, è possibile effettuare nuove iscrizioni che saranno registrate in tempo reale andando a creare un archivio digitale di documenti collegati (autocertificazioni, copie del documento di identità, contratto dell’abbonamento sottoscritto).

Se lo desidera, il cliente può ricevere copia del contratto direttamente via email per evitare inutili sprechi di carta, oltre che il rischio di perdere la modulistica.

La stessa operazione può essere effettuata anche online, attraverso un portale web o un’app il cliente può compilare una preiscrizione che andrà a completare nel momento del primo appuntamento con l’istruttore.

Anche il pagamento delle quote, i saldi e i rinnovi possono essere gestiti via web, attraverso l’e-commerce in app o dal sito e un sistema di pagamento digitale perfettamente interfacciato con il software gestionale che si occuperà di emettere anche il documento di attestazione dell’avvenuto pagamento.

Sempre dall’app il cliente diventa autonomo nella gestione delle proprie prenotazioni/disdette, verifica delle scadenze e fruizione delle schede di allenamento digitali e dei piani alimentari.

Grazie a tutte queste facilitazioni che il digitale mette a disposizione di utenti e personale è possibile dare al cliente l’opportunità di continuare il proprio allenamento al parco o nel piazzale del centro sportivo nel rispetto di tutte le normative e senza trascurare gli importanti aspetti gestionali del centro fitness.