I vantaggi della digitalizzazione nella gestione delle note spese e del parco auto aziendale

Gestire le spese all’interno di un’azienda non è affatto semplice, ma la digitalizzazione, sempre più diffusa oggi in ogni settore, può indubbiamente ottimizzare i processi, aumentare l’efficienza e ottimizzare la gestione delle risorse finanziarie.

La digitalizzazione, infatti, offre una serie di vantaggi tangibili che rivoluzionano radicalmente il modo in cui vengono gestite le spese all’interno di un’impresa – piccola, media o grande che sia. Tra questi c’è, per esempio, l’adozione di soluzioni digitali che permettono maggiore trasparenza nonché di monitorare le varie spese, fornendo a chi le amministra una visibilità immediata e dettagliata dei costi sostenuti.

Ma i benefici non si fermano sicuramente a questo. Vediamo di scoprirli tutti in questo articolo, partendo in primis dalla comprensione di cosa si intende oggi per nota spese e successivamente come, nella pratica, il digitale ne modifica la gestione.

Cos’è una nota spese?

Una nota spese è un documento utilizzato dalle aziende per registrare le spese sostenute da dipendenti o collaboratori (sia occasionali che continuativi) durante le attività lavorative. Questo documento, come precisato dall’Agenzia delle Entrate, costituisce, per la società, titolo valido ai fini fiscali.

In genere una nota spese contiene le seguenti informazioni:

• nome e cognome del dipendente o del libero professionista;
• ragione sociale dell’azienda per cui sta emettendo la nota spese;
• la data della trasferta o dell’attività che interessa la nota spese;
• elenco delle spese sostenute;
• modalità di rimborso;
• totale della spesa sostenuta;
• data di invio della richiesta.

A questo documento vengono in genere allegati scontrini, fatture, biglietti per i mezzi di trasporto e altri tipi di spese: i cosiddetti “giustificativi”.

Se il processo di gestione spese non è digitalizzato, la condivisione delle note spese avviene in maniera fisica, ossia portando i documenti direttamente in amministrazione, o in alternativa via e-mail. Tuttavia, tale modalità richiede più tempo e può essere più soggetta a errori e ritardi nell’elaborazione delle spese.

Quanti tipi di note spese esistono?

Le note spese possono variare a seconda delle politiche aziendali e delle esigenze specifiche. In genere riguardano:

• viaggi di lavoro: rientrano i biglietti aerei, i pernottamenti in hotel, Airbnb, bed and breakfast ecc. noleggio auto, pasti e altre spese correlate ai viaggi;
• pasti e intrattenimento: includono i costi sostenuti per pasti aziendali, pranzi con clienti, cene di lavoro e altre attività di intrattenimento legate alla sfera lavorativa;
• trasporti: comprendono i costi sostenuti per il trasporto durante l’attività lavorativa, come i biglietti del trasporto pubblico, i taxi, il noleggio di biciclette o di altri mezzi di trasporto;
• spese generali: coprono una vasta gamma di spese aziendali non legate necessariamente ai viaggi o agli incontri, come per esempio l’acquisto di materiali di cancelleria, il pagamento di forniture per l’ufficio, le spese postali, ecc.

A seconda delle politiche aziendali, i rimborsi spese possono avvenire in modalità analitica, forfetaria o mista. Il rimborso di tipo analitico richiede la presentazione della nota spese dettagliata, allegando gli scontrini, le ricevute o le fatture, ma anche biglietti nominativi o biglietti anonimi.
Il rimborso forfetario, invece, prevede che venga riconosciuto al dipendente o collaboratore una cifra a forfait per qualsiasi spesa sostenuta, pertanto non è necessario presentare i giustificativi. Infine, la modalità mista prevede una parte di rimborso con un’indennità giornaliera e il resto delle spese con giustificativi.

Come la digitalizzazione migliora le note spese

L’uso del digitale per la nota spese è regolamentato dall’Agenzia delle Entrate e con esattezza dalla Gestione documentale delle note spese e dei giustificativi, così come definito dal D.M del 17 giugno 2014, con Risoluzione 96/E.

Cosa prevede nella sostanza? Che i giustificativi possano essere conservati e presentati in formato elettronico: avviene così quella che viene definita “dematerializzazione”. L’Agenzia delle Entrate si riserva comunque la facoltà di richiedere i giustificativi originali quando esistono i corrispettivi analogici. Gli originali devono essere conservati integri, in modo da poter risalire al contenuto.

Chi deve chiedere un rimborso può, quindi, digitalizzare tutta la rendicontazione delle spese fotografando con il proprio smartphone qualsiasi documento: scontrini, fatture analogiche, biglietti dell’autobus, ecc. Il giustificativo viene così acquisito tramite un software dedicato, in modo che sia immodificabile e valido per i controlli interni.

Per utilizzare tale software – da computer o via app – il dipendente o collaboratore accede alla piattaforma digitale con i propri dati personali, password e ID.

La digitalizzazione delle note spese permette quindi di semplificare e velocizzare la gestione della nota spese e consente al dipendente, qualora sia richiesto, di poter utilizzare la firma digitale in maniera semplice e immediata.

I vantaggi della digitalizzazione delle spese

La digitalizzazione delle spese offre diversi vantaggi che migliorano l’efficienza, la trasparenza e il controllo sulle spese aziendali, consentendo alle aziende di gestire meglio le proprie risorse finanziarie e di concentrarsi sul raggiungimento dei propri obiettivi.

• Automatizzazione di molti processi manuali: come la compilazione delle note spese, l’approvazione, il rimborso e la contabilizzazione delle spese, il calcolo del rimborso chilometrico; ciò riduce il carico di lavoro amministrativo e libera tempo prezioso per attività più strategiche.
• Maggiore trasparenza e controllo: i manager e gli amministratori possono monitorare le spese in tempo reale, identificare tendenze, individuare potenziali sprechi o abusi e adottare misure correttive in modo tempestivo.
• Riduzione degli errori e delle frodi: la digitalizzazione riduce il rischio di errori umani nella compilazione delle note spese e nel processo di rimborso; inoltre, le soluzioni digitali consentono di implementare controlli e regole automatiche per prevenire frodi e abusi nelle spese aziendali.
• Maggiore efficienza e velocità: i dipendenti e collaboratori possono registrare le proprie spese in modo rapido e accurato attraverso app o piattaforme online, riducendo i tempi di elaborazione e approvazione delle note spese.
• Analisi e reporting avanzati: le soluzioni digitali permettono di raccogliere e analizzare dati dettagliati sulle spese aziendali che possono essere utilizzati per generare report personalizzati, analizzare tendenze di spesa, identificare aree di miglioramento e supportare decisioni aziendali informate.
• Riduzione dei costi amministrativi: anche se la digitalizzazione prevede un investimento iniziale, nel lungo termine può portare a significativi risparmi di costi, come quelli legati alla gestione cartacea delle spese, all’archiviazione e alla conservazione dei documenti.
• Migliore comunicazione e maggiore accessibilità: grazie al digitale, le informazioni sono condivise e alla portata di tutti.

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Gestione digitale del parco auto aziendale

Oltre a digitalizzare le spese, è possibile automatizzare alcune o tutte le attività collegate alla gestione dei mezzi aziendali. In questo modo le aziende possono raccogliere tutti i dati e gestire i processi in modo corretto, organizzato e produttivo.

La digitalizzazione dei mezzi aziendali prevede, quindi, l’adozione di tecnologie digitali per gestire, monitorare e ottimizzare l’utilizzo dei veicoli e dei beni aziendali.

Questa può avvenire grazie all’utilizzo di software di gestione dei veicoli che consentono di pianificare itinerari ottimali, programmare manutenzioni preventive, monitorare lo stato dei mezzi in tempo reale, gestire le schede carburante e generare report dettagliati sull’utilizzo dei veicoli.

Tramite apposite app, i dipendenti possono registrare l’utilizzo del mezzo aziendale, segnalare eventuali problemi o incidenti, richiedere manutenzione o carburante e comunicare con il dipartimento responsabile della gestione dei veicoli.

Tale gestione digitale può riguardare:

• le auto aziendali (leasing/noleggio associabile a fasce o al modello professionale);
• la flotta in car pooling tra collaboratori aziendali che prenotano i mezzi per un periodo ben preciso o determinati intervalli orari;
• la flotta da lavoro dislocata su diverse sedi operative aziendali allocabile su persone e attività;
• la flotta dinamica derivante da servizi di car sharing utilizzati dai collaboratori.

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I vantaggi della digitalizzazione per il parco auto aziendale

I vantaggi di una gestione digitalizzata dei mezzi aziendali sono diversi, eccone alcuni:

• maggiore efficienza operativa: grazie al digitale le aziende possono ottimizzare l’utilizzo dei veicoli, pianificare itinerari più efficienti e ridurre i tempi, migliorando complessivamente l’efficienza operativa;
• riduzione dei costi legati ai trasporti: monitorando l’uso dei veicoli e ottimizzando i percorsi, le aziende possono ridurre i costi operativi legati ai trasporti, come il consumo di carburante, i costi di manutenzione e le tariffe dei pedaggi;
• migliore comunicazione: la digitalizzazione consente alle aziende di comunicare al meglio con i propri dipendenti, dando informazioni in tempo reale sui tempi di consegna, sulla disponibilità dei veicoli e sulla gestione delle spedizioni;
• riduzione dell’impatto ambientale: ottimizzando i percorsi e riducendo il consumo di carburante, la digitalizzazione dei mezzi aziendali può contribuire a ridurre l’impatto ambientale delle attività aziendali.