La digitalizzazione dei documenti delle risorse umane: i vantaggi
Digitalizzare i documenti HR, ovvero passare dai documenti cartacei per la gestione delle risorse umane a dei file digitali, è uno step naturale e praticamente obbligato del processo di trasformazione digitale all’interno di un’azienda. A spingere in questa direzione sono diversi fattori. Certamente ad aumentare il livello di digitalizzazione dei documenti aziendali è stata negli ultimi anni la volontà del legislatore, che ha messo a punto precise norme per spingere le imprese ad abbandonare la gestione documentale cartacea; in parallelo ci sono però state anche le spinte arrivate dal mercato, dalla ricerca di una maggiore competitività e di sprechi minori. E se la digitalizzazione dei documenti è una pratica che si sta diffondendo in modo sempre più veloce nei più diversi reparti aziendali, non c’è dubbio che tale processo trovi un terreno particolarmente fertile proprio nel reparto gestione risorse umane: un po’ per la grande quantità di documenti HR da digitalizzare, un po’ per i forti stimoli arrivati durante l’emergenza sanitaria, un po’ perché i vantaggi di utilizzare software e app per la digitalizzazione documentale sono ormai chiari ai più. Vale però la pena ripassarli: vediamo i principali
I vantaggi della digitalizzazione documenti HR
Vediamo i principali vantaggi della digitalizzazione dei documenti relativi alla gestione delle risorse umane per un’azienda, di qualsiasi settore e dimensione.
Accessibilità in qualsiasi luogo e momento
Tra i vantaggi principale e più chiari di utilizzare dei software per la digitalizzazione dei documenti HR c’è senz’altro il beneficio di avere accesso ai dati relativi alle risorse umane in qualsiasi luogo, in qualunque momento. Al responsabile HR o al manager basta infatti poter accedere al cloud attraverso notebook, tablet o smartphone per poter consultare le informazioni desiderate.
Maggiore sicurezza per i dati
All’accessibilità dei dati HR nel cloud si accompagna in parallelo la loro maggiore sicurezza. Questo perché l’accesso è condizionato a procedure di riconoscimento a vari livelli, e poiché le piattaforme HR sono strutturate in modo da permettere la visualizzazione delle informazioni ai soli account abilitati. I pericoli legati alla gestione documentale cartacea – dalla cartella rovinata a quella perduta, per arrivare a quella rubata o strappata – scompaiono.
Maggiore sostenibilità ambientale
Come tanti altri processi relativi alla trasformazione digitale, anche la digitalizzazione dei documenti HR permette di raggiungere un più alto livello di sostenibilità in azienda, riducendo in modo drastico l’utilizzo di carta e di inchiostro. Un’azienda che utilizza delle moderne soluzioni di digitalizzazione documentale è quindi un’azienda più green.
Un nuovo livello di efficienza
La gestione di documenti digitalizzati permette di mettere in campo un’organizzazione migliore. Si pensi alla comodità di poter cercare un file con una semplice ricerca per parola chiave, o alla possibilità di poter consultare il medesimo documento in contemporanea da due luoghi diversi, o ancora, all’opportunità di far caricare alcuni documenti HR direttamente dai dipendenti. Le tempistiche dei processi standard di gestione documentale vengono così tagliate, permettendo agli addetti del reparto gestione risorse umane di concentrarsi su attività ad alto valore aggiunto.
Il sistema di gestione digitale dei documenti HR garantisce, inoltre, la piena tracciabilità di ogni singolo documento, riportando per ognuno informazioni come la data di creazione, l’iter di modifica e via dicendo.
Il dipendente al centro
Non ci sono dubbi, tra i vantaggi della digitalizzazione dei documenti HR ci sono anche quelli relativi all’esperienza del dipendente e ancora prima del candidato. Si pensi per esempio ai vantaggi che si possono avere per costruire un processo di onboarding meno macchinoso e più rapido per i nuovi assunti, anche grazie alla possibilità di utilizzare la firma digitale, che permette di firmare i documenti di assunzione in modo rapido e sicuro. Un altro importante vantaggio per i dipendenti è la possibilità per i dipendenti di poter consultare in qualsiasi momento i propri dati e i propri documenti, anche da remoto, senza dover contattare per ogni richiesta il reparto HR.
La piattaforma TeamSystem HR è una soluzione All-in-One che permette di gestire ogni fase del processo amministrativo del personale, dal recruiting alla compensation, passando per la formazione, il business travel e il welfare. Una funzionalità particolarmente interessante in tema di digitalizzazione dei documenti HR è il Fascicolo del dipendente, una sezione della piattaforma raggiungibile sia da PC che da App e che consente al dipendente di controllare in qualsiasi momento la sua posizione e i documenti emessi per suo conto. Inoltre TeasmSystem HR permette di archiviare in modo digitale le Note Spese, dati che andranno ad alimentare il LUL o il programma di contabilità. Infine, come anticipato, grazie a TeamSystem HR è possibile far firmare a dipendenti i documenti con firma digitale, dall’assunzione ai moduli di consegna dispositivi, fino alle certificazioni e così via.
Possibilità di lavorare da remoto
Come il periodo dell’emergenza sanitaria ha ampiamente e improvvisamente insegnato, il fatto di poter contare su dei software per la digitalizzazione dei documenti HR facilita il lavoro da remoto, aumentando in modo significativo la flessibilità aziendale.
Zero ingombri
Vale la pena infine sottolineare il vantaggio di poter eliminare gli archivi fisici per la raccolta dei documenti HR, con il cloud e le soluzioni per la digitalizzazione che non occupano nessuno spazio in ufficio, liberando così metri quadrati per postazioni di lavoro, spazi per il lavoro di gruppo o per il relax.
