Cos’è la PEC Automation e come configurarla

La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento essenziale per aziende e studi professionali, perché è in grado di garantire valore legale alle comunicazioni elettroniche, rendendole sicure e a norma di legge. Equiparabile a una raccomandata con ricevuta di ritorno, consente di inviare e ricevere comunicazioni con certificazione di invio e consegna, rendendo sicuro lo scambio di informazioni tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione. Tuttavia, la gestione manuale della PEC può rivelarsi complessa e dispendiosa, soprattutto in contesti dove il volume di comunicazioni è elevato.

È qui che entra in gioco la PEC Automation, ovvero l’automazione della Posta Elettronica Certificata che consente di semplificare e velocizzare la gestione della PEC, migliorando l’efficienza, riducendo gli errori e garantendo il pieno controllo sui processi comunicativi aziendali. In questa guida scopriremo cos’è, come funziona e come configurarla correttamente.

PEC Automation: perché è importante

Con l’aumento esponenziale del numero di mail ricevute quotidianamente, soprattutto nelle organizzazioni di grandi dimensioni, la gestione manuale della PEC può rapidamente trasformarsi in una sfida complicata in termini di tempo, risorse da impiegare, maggior rischio di errori (mancata lettura, risposta tardiva, archiviazione sbagliata, perdita di comunicazioni importanti) e mancanza di tracciabilità. Ecco perché diventa essenziale adottare soluzioni che permettano di gestire il flusso delle PEC in modo automatico, riducendo al minimo l’intervento umano e ottimizzando il processo. L’automazione dei processi di gestione della PEC, infatti, consente di:

• risparmiare tempo e risorse;
• migliorare l’organizzazione permettendo a ogni messaggio di raggiungere il corretto destinatario in modo rapido, sicuro e senza ritardi;
• ridurre il margine di errore;
• tracciabilità completa e archiviazione automatica;
• assicurare la conformità normativa;
• garantire maggiore sicurezza alle comunicazioni sensibili grazie a un controllo più rigoroso su chi ha accesso alle informazioni.

Come funziona l’automazione della PEC

L’automazione della PEC si basa su software o piattaforme che consentono una gestione centralizzata, intelligente e automatizzata dei flussi di Posta Elettronica Certificata in entrata e in uscita. Particolarmente utile per le aziende che si ritrovano a dover inviare o ricevere un elevato volume di PEC, un sistema di gestione automatizzata delle PEC permette di avere sempre sotto controllo le comunicazioni ufficiali eliminando gran parte del lavoro manuale, aumentando la precisione e rendendole facilmente tracciabili.

Ma come funziona esattamente la PEC Automation? Le varie funzionalità presenti all’interno di piattaforme concepite per il monitoraggio e la gestione automatizzata delle PEC permettono di svolgere diverse attività tradizionalmente gestite a mano. Ecco le principali.

• Classificazione dei messaggi: grazie all’impiego di algoritmi di Machine Learning i messaggi ricevuti vengono classificati automaticamente in base a criteri predefiniti (tipologia di comunicazione, mittente, oggetto del messaggio, contenuto, data/ora di ricezione e allegato).
• Smistamento automatico: sulla base della classificazione effettuata, il sistema smista automaticamente le PEC inviandole alle caselle dei dipartimenti aziendali competenti. Una PEC contenente una fattura elettronica può essere ad esempio indirizzata automaticamente all’ufficio contabilità.
• Trasmissione in tempo reale e riassegnazione: l’utente riceve la notifica del messaggio su cui lavorare. In caso di errore nello smistamento, il messaggio viene riassegnato automaticamente.
• Archiviazione a norma: il sistema archivia la PEC in modo sicuro e nel rispetto delle leggi per la sicurezza e l’integrità dei dati, rendendole tracciabili.
• Predisposizione di risposte tempestive grazie all’analisi del tono delle comunicazioni, che consente di individuare i messaggi urgenti.
• Invio automatico di solleciti.
• Programmazione di invii periodici di documenti.
• Invio di notifiche e alert per le comunicazioni in scadenza.
• Accessi sicuri.

Integrazione con software gestionali e sistemi documentali

Uno dei maggiori punti di forza dell’automazione della posta elettronica è la sua capacità di integrarsi con altri sistemi aziendali già in uso, come:

• ERP (Enterprise Resource Planning);
• CRM (Customer Relationship Management);
• Sistemi di gestione documentale (DMS);
• Software di fatturazione elettronica.

Grazie a queste integrazioni, i documenti ricevuti via PEC possono essere automaticamente archiviati, associati a pratiche specifiche o inoltrati ai sistemi preposti senza intervento manuale.

Sicurezza e tracciabilità: perché l’automazione è anche più sicura

L’automazione della PEC non solo migliora la produttività e l’efficienza operativa, ma garantisce elevati standard di sicurezza. Ecco perché:

• i sistemi automatizzati garantiscono la conservazione a norma delle comunicazioni;
• monitorare tutte le comunicazioni da un’unica interfaccia assicura che nessuna PEC importante venga smarrita;
• la definizione di regole specifiche garantisce solo al personale autorizzato l’accesso a determinate caselle di posta o categorie di PEC;
• ogni messaggio viene tracciato e archiviato in ogni sua fase, dalla ricezione o invio fino al suo smistamento e archiviazione;
• i dati sensibili vengono gestiti secondo i più alti standard di sicurezza informatica;
• accessi e permessi possono essere gestiti per utente, assicurando la riservatezza delle informazioni.

Come configurare un sistema di PEC Automation

Implementare un sistema efficace di automazione della gestione delle PEC non è complesso, ma richiede pianificazione, strumenti adeguati e una buona comprensione dei flussi aziendali.

Requisiti tecnici e precondizioni

Prima di configurare un sistema di automazione PEC, è necessario verificare:

• accesso alle credenziali delle caselle PEC da integrare;
• disponibilità di un software compatibile con il sistema operativo aziendale;
• eventuale compatibilità con i software gestionali in uso;
• disponibilità di spazio per l’archiviazione automatica dei messaggi.

La scelta degli strumenti giusti

Sul mercato sono disponibili diverse soluzioni per la PEC Automation, ma è fondamentale scegliere quella giusta. I criteri di cui tener conto sono:

• la facilità d’uso;
• la già citata compatibilità con altri software aziendali;
• la possibilità di ottenere aggiornamenti e supporto tecnico costanti;
• le certificazioni di sicurezza e conformità normativa.

Best practice per una configurazione efficace della PEC automation

Per una corretta configurazione di un sistema di PEC Automation, è fondamentale partire dalla scelta di un provider affidabile e dalla definizione di una procedura di gestione automatica delle comunicazioni. È necessario configurare adeguatamente il software o il servizio che si intende utilizzare, impostare regole per la gestione degli invii e delle ricevute di avvenuta spedizione e ricezione, e definire i criteri di archiviazione e classificazione dei messaggi.

TeamSystem PEC Manager: la soluzione per l’automazione della PEC

L’automatizzazione della gestione delle PEC tramite piattaforme dedicate rappresenta un passo fondamentale per migliorare l’efficienza operativa di qualsiasi azienda. TeamSystem PEC Manager è la soluzione ideale per aziende e studi professionali alle prese con la gestione di elevati volumi di comunicazioni certificate. Il gestionale PEC di TeamSystem consente, infatti, di inviare, ricevere e archiviare messaggi con efficienza e sicurezza, garantendo la conformità normativa.

Dotato di un’interfaccia intuitiva può contare su una vasta gamma di funzionalità:

• archiviazione digitale integrata;
• gestione caselle illimitate, anche di provider differenti;
• tracciamento dei messaggi con note di lavorazione.

Ecco quali sono i principali benefici:

• riduzione del carico di lavoro manuale grazie allo smistamento automatico delle PEC;
• maggiore sicurezza e controllo delle comunicazioni aziendali;
• risparmio sui costi operativi;
• flessibilità e adattabilità;
• conformità normativa;
• ottimizzazione delle risorse.