Firme elettroniche e processi di trasporto: la rivoluzione digitale scende in strada

Il 4 marzo 2024 ufficialmente anche l’Italia aderisce al protocollo che introduce la digitalizzazione nei contratti di traporto internazionale di merci su strada: la lettera di vettura (CMR) diventa elettronica (e-CMR). Che cosa cambia?

Nei processi di trasporto, e in particolare nel trasporto su strada, oggi il ricorso alla carta è ancora molto diffuso. Dopo anni di onorata carriera, la bolla cartacea ha dimostrato efficacia sul campo e vanta ancora oggi un ruolo assolutamente centrale. Ciò nonostante, digitalizzarla potrebbe apportare dei vantaggi economici tutt’altro che trascurabili. A seconda del perimetro considerato, infatti, possono variare tra:

• -13,11 €/bolla secondo una ricerca condotta presso l’Università di Hasselt con 72 aziende di trasporto del Benelux (Benelux e-CMR Pilot Project);
• -15/-25 €/consegna per la coppia cliente-fornitore secondo l’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del PoliMi nel 2012 (una nuova stima è attesa proprio nell’edizione 2024);
• in base al settore, tra -3/-5 e -12/-15 €/spedizione in base ad altre recenti analisi condotte da società di consulenza.

Pertanto, se ne conclude che, se per abitudini e processi la “bolla cartacea” sa rassicurare come qualsiasi prassi consolidata, la sua “produttività” lascia alquanto a desiderare: produce spesso molte stampe aggiuntive dello stesso documento, richiede immissioni manuali di informazioni non di rado illeggibili, presenta numerose difficoltà nella gestione dei “rientri” (recuperare le bolle firmate dal destinatario), può rivelare inaspettate assenze di firme o timbri, può presentare rischi di leggibilità legati a tracce di unto, strappi, sbiadimenti o impronte varie e, infine, impone esigenze di conservazione a norma non sempre note e/o rispettate… Insomma: la bolla cartacea potrà anche essere uno strumento efficace, ma la sua efficienza è sicuramente migliorabile.

La bolla diventa digitale

Su questo fronte, però, qualcosa potrebbe cambiare nei prossimi anni (forse già mesi). Il legislatore, sia quello italiano sia quello europeo, ha preso seriamente l’obiettivo di digitalizzare la documentazione che caratterizza le consegne. Un esempio concreto è legato al e-CMR.

L’e-CMR, introdotto dall’International Road Transport Union nel 2008 e modificato nel 2011, è un protocollo procedurale che trasforma il CMR in digitale e prevede la gestione di flussi di dati invece di quella di documenti; l’Italia lo ha ufficialmente adottato lo scorso 4 marzo 2024 (ultimo tra i Paesi Europei che hanno aderito alla storica convenzione CMR che regola il trasporto su strada).

In Italia il CMR viene tradotto con “lettera di vettura” e si concretizza in una sorta di sintesi del DdT. All’estero, invece, il CMR è assai più ampio: nel protocollo e-CMR sono presenti tutte le informazioni che oggi si trovano nella nostra bolla (o meglio, nel DdT), compresa la “packing list”. Inoltre, il protocollo e-CMR introduce anche funzionalità e contenuti aggiuntivi, come per esempio la possibilità di allegare dati e fotografie.

Infine, il protocollo e-CMR introduce, superando anche la normativa attuale che in effetti non le richiede, il ricorso alle “firme elettroniche”. Queste devono essere apposte da tutte le parti coinvolte: da chi invia la merce (il mittente), da chi materialmente ne gestisce il trasporto (il vettore), dall’autista che prende in carico la merce (l’autista) e da chi la riceve (il destinatario). Al momento della firma del destinatario, inoltre, l’intero flusso di dati raccolto è immediatamente visibile a tutti gli attori che lo hanno firmato fino a quel momento, diventando così anche un’efficacissima Prova di Avvenuta Consegna (Proof of Delivery o “PoD”).

La firma elettronica e la bolla digitale (e-CMR)

Non c’è un’indicazione obbligatoria su quali tipologie di firme utilizzare nel protocollo; perciò, possono essere adottate diverse tipologie di firma elettronica in base alle specifiche necessità cui deve far fronte. Nell’insieme, il processo potrebbe prevedere, quindi, sia firme digitali remote, sia firme elettroniche avanzate, sia firme elettroniche semplici poi avvalorate da altre firme digitali remote, ecc. Ogni attore può apporre la propria, componendo un percorso flessibile ma cadenzato da momenti specifici ben definiti, che aggiungono e arricchiscono i contenuti di questa “super-bolla” digitale. E, naturalmente, trattandosi di un documento elettronico firmato, dovrebbe poi essere anche portato in conservazione digitale.

Il Regolamento Europeo “eFTI”

Ma non c’è “solo” questo: ci sono anche altre indicazioni normative che potrebbero aiutare, e non poco, come il regolamento europeo eFTI (ormai è ampiamente noto, ma ribadiamolo: qualsiasi regolamento europeo “sovrascrive” qualunque quadro normativo nazionale che non sia coerente col regolamento stesso) o “REGOLAMENTO UE 2020/1056”, che entrerà in vigore da agosto 2024 e impatterà sul 2025 e 2026. Questa norma nasce espressamente per favorire l’efficienza logistica e la competitività nell’economia dell’UE attraverso la digitalizzazione dei processi di trasporto merci. Il suo obiettivo principale è, infatti, quello di ridurre i costi amministrativi e promuovere l’adozione di formati digitali standardizzati per la documentazione legata alle consegne: per farlo, obbligherà le autorità (ebbene si, per ora le autorità, non le imprese) a dotarsi di quanto necessario per effettuare i propri “controlli su strada” accedendo a informazioni in formato elettronico. Tale regolamento non manda definitivamente in pensione la carta ma toglie ogni dubbio sulla possibilità di adottare formati elettronici per le bolle e, in questo modo, ne incentiverà l’uso. In questo regolamento, lo strumento suggerito per digitalizzare le bolle è proprio l’e-CMR.

Prospettive sempre più digitali

In conclusione, l’introduzione dell’e-CMR può rappresentare l’inizio di una vera e propria rivoluzione digitale capace di eliminare dalle strade la bolla cartacea. Con l’adozione di firme elettroniche e il passaggio alla gestione di flussi di dati al posto di documenti cartacei (un percorso evolutivo che caratterizza anche la digitalizzazione delle comunicazioni verso le Dogane in tutta Europa), si possono ottenere numerosi benefici: riduzione di costi amministrativi, maggiore efficienza nei processi e molte nuove opportunità, come per esempio la piena tracciabilità delle consegne, la possibilità di gestire i “passaporti digitali” di ogni prodotto e la tempestiva raccolta contemporanea delle PoD a consegne avvenute.

Per cogliere appieno questi risultati, tuttavia, è opportuno considerare anche l’importanza della formazione, in modo da comprendere e anticipare gli impatti del cambiamento organizzativo e culturale che la bolla digitale può innescare. Grazie all’erogazione di adeguati percorsi di formazione, il processo di digitalizzazione può essere “cavalcato” con consapevolezza e, superato un primo impasse, si possono implementare nuovi modelli di gestione per le attività quotidiane.

In questo scenario, ricco di prospettive interessanti, è meglio arrivare preparati alle prossime (e vicine) scadenze normative, nella consapevolezza che è sicuramente più semplice muoversi per gradi e con una “visione chiara” – accettando in futuro anche di passare da un “processo digitale” a un altro – piuttosto che agire di fretta e senza presidio. Non bisogna agire solamente per rispondere agli obblighi normativi o per soddisfare le richieste dei clienti e dei fornitori. È invece fondamentale che le aziende colgano questa opportunità indipendentemente dalla spinta normativa, liberandosi dall’ormai tradizionale (forse rassicurante ma inefficiente) gestione cartacea, adottando protocolli operativi digitali.