La firma digitale nella dichiarazione dei redditi

La progressiva digitalizzazione del settore fiscale, imposta dalle recenti normative, ha contribuito a rendere la firma digitale e quella grafometrica strumenti fondamentali nella gestione dei documenti fiscali come la sottoscrizione della dichiarazione dei redditi per studi professionali e imprese. Firmare con firma digitale la dichiarazione dei redditi ormai è prassi consolidata e garantisce maggiore sicurezza, tracciabilità ed efficienza. Proviamo a scoprire meglio quali sono i requisiti tecnici e normativi necessari per l’uso corretto della firma digitale nella dichiarazione dei redditi online e qual è l’impatto di questa innovazione per professionisti e aziende.

Dichiarazione dei redditi online e firma digitale: come funziona

La firma digitale è uno strumento elettronico che consente di autenticare un documento informatico in modo sicuro, garantendone l’integrità, l’autenticità e la validità legale. Sostituisce la firma autografa nei documenti cartacei e si basa su un sistema di crittografia a chiave pubblica e privata, che permette di associare in maniera univoca il firmatario al documento stesso.

Da quando la normativa ha introdotto la possibilità della dichiarazione dei redditi online, la firma digitale è diventata indispensabile per convalidare le comunicazioni fiscali inviate telematicamente all’Agenzia delle Entrate. Questo non solo semplifica il processo burocratico, ma consente anche di ridurre i tempi e i margini di errore nella gestione dei documenti.

Chi firma la dichiarazione dei redditi?

Per legge la firma della dichiarazione dei redditi spetta al contribuente stesso, oppure all’intermediario abilitato come il commercialista o al rappresentante legale, nel caso di società.

Oggi si può firmare la dichiarazione dei redditi con firma digitale o con firma grafometrica. Si tratta di due tipi di firma elettronica da non confondere:

• la firma digitale si basa su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, usate in combinazione l’una con l’altra: tramite la chiave privata, il titolare rende manifesta la provenienza e l’integrità del documento informatico, mentre con quella pubblica, il destinatario può verificare a sua volta la provenienza e l’integrità del documento stesso;

• la firma grafometrica è un tipo di firma elettronica avanzata (FEA) e si ottiene attraverso la rilevazione dei dati biometrici del firmatario, che vengono così associati in maniera certa e univoca al documento elettronico firmato. In questo caso il cliente sottoscrive il documento direttamente presso lo studio professionale utilizzando non la classica penna ad inchiostro, bensì un tablet capace di acquisire i dati biometrici (accelerazione, ritmo, inclinazione, velocità, pressione) della firma autografa apposta su di esso. Con la firma grafometrica la dichiarazione dei redditi rimane elettronica e non ha bisogno di essere stampata su un supporto cartaceo.

La firma grafometrica è obbligatoria nella dichiarazione dei redditi solo in contesti specifici, come la sottoscrizione di documenti presso gli studi professionali o in presenza di deleghe formali. Ad esempio, nel caso in cui il contribuente non disponga di firma digitale per autenticare i documenti informatici, il commercialista potrà far firmare la dichiarazione in loco tramite tablet. Al contrario, la firma digitale permette al contribuente di sottoscrivere i documenti senza doversi recare fisicamente in studio.

Il valore legale delle firme elettroniche in ambito fiscale

Il valore legale della firma digitale nella dichiarazione dei redditi online è garantito da un complesso quadro normativo. I principali riferimenti a livello europeo sono l’eIDAS e il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale).

• Il Regolamento eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), in vigore dal 2014, garantisce che una firma elettronica emessa in un paese UE abbia lo stesso valore legale anche negli altri Stati membri.

Definisce tre livelli di firma elettronica (semplice, avanzata e qualificata), ciascuno con specifici requisiti di sicurezza e stabilisce che solo le firme elettroniche qualificate abbiano lo stesso valore legale di una firma autografa.

• Il CAD è un corpo di regole che disciplina la validità e l’uso della firma digitale in Italia. Il CAD definisce il concetto di firma digitale e stabilisce i requisiti in base ai quali un documento informatico firmato digitalmente ha piena validità legale.

Per la firma e la conservazione dei documenti fiscali l’Agenzia delle Entrate esclude l’uso di una firma elettronica semplice.

Come si utilizza la firma digitale nella dichiarazione dei redditi

Con la firma digitale la dichiarazione dei redditi diventa più semplice, rapida e sicura. Ma anche più sostenibile sotto diversi punti di vista. Ad esempio, non ci sarà più bisogno di stampare su carta: si stima che uno studio potrà risparmiare fino a due euro per foglio archiviato e raggiungere cifre anche molto elevate (2000 fogli equivalgono a circa 40.000 euro). A questo si aggiunge il notevole risparmio di tempo normalmente sprecato per la stampa dei documenti, la “rincorsa” del cliente per la firma e l’archiviazione cartacea.

I requisiti tecnici per l’uso della firma digitale

Per firmare con firma digitale la dichiarazione dei redditi, sono necessari:

• un dispositivo di firma digitale (smart card o token);
• un software di firma digitale compatibile;
• un’identità digitale certificata da un ente accreditato.

Per dotarsi di un dispositivo di firma digitale basterà rivolgersi ai prestatori di servizi fiduciari accreditati, ovvero soggetti pubblici o privati che, sotto la vigilanza Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), emettono certificati qualificati. Ma la firma digitale si può ottenere anche usando lo SPID.

La modalità di apposizione della firma

La procedura per apporre la firma della dichiarazione dei redditi si articola nei seguenti passaggi.

1. Il contribuente (o il delegato) firma il documento fiscale tramite un software di firma digitale e lo rinvia alla casella di posta elettronica istituzionale da cui lo si è ricevuto.
2. Dopo aver verificato l’autenticità del documento l’amministrazione finanziaria incaricata lo firmerà a sua volta attraverso firma digitale.
3. Il verbale verrà protocollato e inviato al domicilio digitale del contribuente (o del delegato) iscritto negli elenchi pubblici indicati dal Cad.
4. La dichiarazione firmata e protocollata andrà conservata secondo le disposizioni di legge per garantirne l’autenticità e l’integrità nel tempo.

La firma della dichiarazione dei redditi con TeamSystem Signature

TeamSystem Signature è un software di firma elettronica che consente ai contribuenti di firmare documenti da remoto, senza recarsi fisicamente in studio. Ecco i principali vantaggi di questo strumento.

• È integrabile con i gestionali TeamSystem, garantendo sicurezza, conformità normativa e semplicità d’uso.
• Riduce l’uso della carta, abbattendo costi e impatto ambientale, con un risparmio medio di 55 kg di carta e 68 kg di CO2.
• Assicura firme digitali valide e sicure, velocizzando i processi aziendali e migliorandone l’efficienza.
• Grazie a un’app dedicata, permette la firma ovunque e in qualsiasi momento, migliorando il servizio al cliente.