Come apporre la firma elettronica da smartphone: secure call, secure sms e otp

Per accelerare il business è molto importante alleggerire l’aspetto burocratico. Ciò non significa eliminare dei processi ma semplicemente renderli più snelli, veloci, immediati. Il software TeamSystem Digital Signature permette alle aziende, ai professionisti e a tutti i loro clienti di firmare digitalmente in modo semplice e sicuro. Come? Sfruttando la firma elettronica – anche nota come firma elettronica qualificata – da smartphone. Vediamo come funziona nel dettaglio.

Dalle firme elettroniche alla firma elettronica con smartphone

Nel mondo elettronica di oggi, la firma elettronica rappresenta uno strumento essenziale per semplificare i processi, ridurre i tempi e garantire la validità legale dei documenti. Esistono diverse tipologie di firme elettroniche, ognuna pensata per rispondere a specifiche esigenze operative e livelli di sicurezza. Vediamo ora una panoramica delle principali forme di firma, fino ad arrivare alla più evoluta e comoda: la firma elettronica con smartphone.

• La firma elettronica semplice si rivela utile per la sottoscrizione con finalità approvative. In un flusso operativo aziendale, ad esempio, è l’autorizzazione del Responsabile di settore ad una trasferta del dipendente, a un acquisto o a un rimborso.  E’ anche la firma che un qualsiasi corriere ci chiede di fare sul suo tablet nel momento in cui ci consegna un pacco.
• La firma elettronica avanzata invece è una firma che assegna al documento elettronico lo stesso valore di un documento analogico. Può essere utilizzata per la sottoscrizione di documenti quali: preventivi, offerte, informative privacy, ecc.
• La firma elettronica qualificata o firma elettronica – si può suddividere in automatica e remota. La prima è quella che consente al sottoscrittore di porre la firma in maniera massiva, la seconda invece sostituisce i tradizionali token/smartcard utilizzati per la firma elettronica. Trova applicazione nella sottoscrizione di fatture, ddt, libri e registri, registrazioni informatiche, contratti ecc.
• Infine, la firma elettronica da smartphone rappresenta oggi una soluzione pratica, sicura e legalmente valida per firmare documenti ovunque ci si trovi, senza bisogno di dispositivi fisici, grazie a tecnologie come OTP via SMS o chiamata sicura.

Con TeamSystem Digital Signature è possibile apporre tutte queste tipologie di firma e procedere a:

• Consultare i documenti da vistare, suddividerli per categoria e inviarli
• Verificare l’avanzamentodello stato di firma
• Collaborare alla firmadi un documento che richiede la sottoscrizione di più persone.

Come funziona la firma elettronica da smartphone

La firma elettronica da smartphone consente di sottoscrivere documenti in modo sicuro e legalmente valido direttamente dal proprio dispositivo mobile, senza bisogno di smart card o token fisici. È una soluzione pensata per garantire massima comodità, soprattutto per chi lavora spesso fuori sede o ha bisogno di firmare in mobilità.

Una volta ricevuto il documento da firmare – tramite un gestionale integrato o caricandolo direttamente in piattaforma – il firmatario può completare l’operazione dal proprio smartphone seguendo pochi semplici passaggi. La sicurezza dell’operazione è garantita da sistemi di autenticazione robusti, tra cui:

• Secure Call: una chiamata vocale automatica che permette di confermare l’identità del firmatario prima di autorizzare la firma.
• Secure SMS: un messaggio di testo contenente un link o una notifica di verifica per accedere in modo sicuro alla procedura.
• OTP (One-Time Password): un codice univoco, valido solo per una singola firma e per un tempo limitato, inviato via SMS o generato da un’app di autenticazione.

Grazie a questi strumenti, la firma elettronica da smartphone garantisce un processo rapido, protetto e conforme alle normative vigenti.

Come apporre la firma elettronica da smartphone con TeamSystem Digital Signature

TeamSystem Digital Signature è un sistema di firma qualificata con secure call o SMS/OTP pensato per rendere più veloce, sicuro e innovativo il processo di firma da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi luogo e momento, perché è un software intuitivo ed estremamente semplice.

I documenti da firmare vengono inviati al firmatario tramite il gestionale – integrato con Digital Signature – oppure caricandoli direttamente in procedura.  È possibile procedere all’operazione con il solo utilizzo del cellulare.

La sicurezza è garantita da una chiamata – secure call – o da un SMS contenente un codice OTP (One Time Password) valido solo per l’operazione che si sta svolgendo e per un lasso di tempo determinato.

Chi richiede la firma, inoltre, dopo aver inviato la documentazione, può:

• verificare lo stato del processo di firma
• scaricare il documento firmato
• inviare il documento in conservazione elettronica sostitutiva.

Scegliere di implementare un processo di firma elettronica da smartphone aiuta le aziende a raggiungere un triplo risultato:

• riduzione dei costi in favore di una mission ecologica. Non si necessita più di contratti cartacei ma prettamente elettronici
• mantenere lo stesso valore giuridico di un documento cartaceo
• firmare i documenti in qualunque posto, in azienda come fuori sede, perché pensata appositamente per l’utilizzo da mobile.

La sicurezza è in primo piano grazie alla firma elettronica da smartphone

Un servizio che propone la firma elettronica da smartphone deve offrire i vantaggi di un’operatività in completa garanzia. Ecco, quindi, che con TeamSystem Digital Signature tutti i processi vengono remotizzati, eliminando i rischi strettamente legati all’utilizzo della Smart Card o della Business Key.

Non solo, i documenti firmati vengono poi conservati per il lasso di tempo previsto dalla normativa applicabile sul servizio TeamSystem Digital Archive. Infine, giusto ricordarlo, tutti i documenti firmati con TS Digital Signature soddisfano il valore legale richiesto dalla legge.