L’adeguamento della PEC agli standard europei: cosa bisogna sapere

L’adeguamento della Posta Elettronica Certificata (PEC) agli standard europei previsti dal Regolamento eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) e concretizzatisi nel sistema REM (Registered Electronic Mail), sta radicalmente cambiando il panorama della comunicazione digitale tra cittadini, imprese e Pubblica Amministrazione. In questo articolo facciamo chiarezza su tempi, modalità e obblighi previsti dalla PEC europea. Spiegheremo in modo semplice cos’è, chi deve averne una, come adeguare la Pec agli standard europei e come attivarla.

Cos’è la PEC europea e cosa cambia rispetto alla PEC attuale

La PEC prende la patente europea. Il sistema introdotto in Italia nel 2005, che attribuisce ai messaggi di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, diventa uno standard europeo. In sostanza il servizio di Posta Elettronica Certificata italiana sta per lasciare il posto alla Registered Electronic Mail (REM), meglio conosciuta come PEC europea, un Servizio Elettronico di Recapito Certificato Qualificato (SERCQ), conforme ai requisiti eIDAS e agli standard indicati dalle specifiche ETSI EN 319 532‑4. L’obiettivo è garantire l’interoperabilità tra gli Stati Membri dell’UE, aprendo così alla possibilità di scambiare comunicazioni elettroniche con valore legale attraverso un processo di standardizzazione europeo.

La REM rappresenta dunque un’evoluzione della PEC, ma a differenza di quest’ultima è semplicemente un Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC): consente cioè la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica, fornisce prove dell’avvenuto invio e ricezione e protegge i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto o modifiche non autorizzate, ma non certifica l’identità di mittente e destinatario come invece impongono gli standard europei. Da qui l’esigenza di adeguarla alla normativa europea per i SERCQ tramite la certificazione dell’identità del proprietario di un indirizzo REM e la verifica con l’autenticazione a due fattori.

L’adeguamento della PEC agli standard europei diventa così essenziale per conferire allo scambio di comunicazioni elettroniche piena validità legale anche a livello comunitario.

I vantaggi della PEC europea per imprese, cittadini e PA

Con l’adeguamento ai nuovi standard i titolari di PEC europea potranno beneficiare di numerosi vantaggi. Ecco i principali:

• Valore legale in Europa: l’uso della PEC sarà pienamente valido in tutti gli Stati membri.
• Elevati standard di sicurezza, grazie all’identificazione del titolare garantita da strumenti di identificazione elettronica riconosciuti dalla Commissione Europea (SPID, Firma elettronica, Tessera Sanitaria, Carta d’Identità Elettronica, etc.) e dall’autenticazione a due fattori. Standard tecnici avanzati garantiranno una minore vulnerabilità a frodi e phishing.
• Interoperabilità tra sistemi nazionali, per una comunicazione digitale senza confini.

Adeguamento PEC agli standard europei: cosa sapere

Prima di capire come adeguare la PEC agli standard europei è importante sapere quali sono gli obblighi previsti dalla transizione da un sistema all’altro e per chi valgono. Proviamo a fare chiarezza rispondendo ad alcune tra le domande più diffuse sul tema.

È obbligatorio adeguare la PEC agli standard europei?

La PEC europea sarà obbligatoria per l’utilizzo in Italia e a livello comunitario; l’adeguamento garantirà maggiore sicurezza e interoperabilità.

Cosa succede se non adeguo la PEC agli standard europei?

A partire dall’entrata in vigore dell’obbligatorietà, tutte le PEC non adeguate agli standard europei non saranno più certificate e perderanno validità legale, sia in Italia che all’estero. Le caselle PEC non adeguate saranno perciò inutilizzabili per comunicazioni con valore legale.

A chi si applica l’obbligo di adeguamento

L’obbligo si applica a tutti i titolari di PEC (cittadini, imprese, enti pubblici e privati), che necessitano di inviare e ricevere messaggi certificati con validità legale all’interno della Comunità Europea. L’obiettivo è garantire l’interoperabilità e la sicurezza delle comunicazioni elettroniche in tutta Europa.

Le scadenze e le tempistiche dell’adeguamento della PEC agli standard europei

L’iter della transizione dalla PEC al sistema REM è iniziato nel 2022: inizialmente l’adeguamento agli standard europei sarebbe dovuto diventare obbligatorio a partire dal 1° gennaio 2025, ma i continui rinvii lo hanno fatto slittare a data ancora da definire. Al momento non esistono, quindi, scadenze specifiche: il passaggio sarà graduale e si dovrebbe concludere entro il 2026. Un DPCM ne definirà le modalità operative.

Molti fornitori offrono già la possibilità di rendere la PEC conforme ai nuovi standard europei: i primi passi da fare includono la conferma dell’identità del titolare e l’attivazione della verifica in due passaggi.

Come attivare la PEC europea

I requisiti tecnici per l’adeguamento della PEC agli standard europei prevedono la conformità allo Standard ETSI per PEC, ossia:

• Il servizio deve essere erogato da un operatore accreditato;
• L’identificazione di mittente e destinatario dovrà avvenire tramite verifica digitale forte (SPID o CIE ID).
• L’accesso alla PEC avviene attraverso sistemi di autenticazione a due fattori.

L’adeguamento comporta per i provider lo sviluppo di nuove piattaforme informatiche conformi alla normativa eIDAS. Per chi è già titolare di una PEC basterà effettuare una migrazione dal vecchio al nuovo servizio tramite i due semplici passaggi indicati, ossia la verifica dell’identità e l’accesso con l’autenticazione multifattoriale.

TeamSystem PEC Manager, la soluzione per semplificare la transizione alla PEC europea

Oggi gli strumenti messi a disposizione delle aziende per gestire nel modo migliore la transizione alla PEC europea sono diversi: dai tutorial resi disponibili dai vari gestori del servizio a software specifici in grado di automatizzare le procedure e offrire supporto tecnico.

È il caso, ad esempio, di TeamSystem PEC Manager, una soluzione completa per la gestione della PEC e di tutte le comunicazioni certificate in aziende e studi professionali. Il software disponibile in due versioni (una per PMI e Studi professionali, e una per aziende più strutturate) consente di inviare, ricevere e archiviare messaggi PEC con efficienza e sicurezza, assicurando la conformità normativa. Tra le principali funzioni rientrano:

• la possibilità di gestire da un’unica piattaforma il traffico mail in entrata e in uscita;
• la gestione di un numero illimitato di caselle anche di provider differenti;
• il tracciamento dei messaggi con note di lavorazione.