Cosa sono le OTA nel turismo e come funzionano davvero

Oggi, la maggior parte delle scelte di viaggio nasce online. La ricerca, il confronto e la prenotazione di un alloggio avvengono all’interno di ecosistemi digitali che hanno ridisegnato le regole della distribuzione turistica. Per le strutture ricettive, questo significa operare in un contesto in cui visibilità, prezzo e disponibilità non dipendono più solo dal proprio sito o dal passaparola, ma da piattaforme che concentrano domanda, dati e traffico.

In questo scenario, le OTA – Online Travel Agency – occupano una posizione centrale. Non sono semplici intermediari, ma veri e propri mercati digitali regolati da logiche precise: algoritmi di ranking, sistemi di recensioni, modelli a commissione e integrazioni tecnologiche che incidono sull’organizzazione quotidiana di hotel, B&B e strutture extra-alberghiere. Essere presenti su una OTA può ampliare la visibilità e intercettare nuovi flussi di clientela, ma comporta anche scelte strategiche che riguardano costi, controllo delle prenotazioni e gestione dei canali.

Capire cosa sono le OTA e come funzionano significa quindi andare oltre l’atto della prenotazione e leggere l’effetto che queste piattaforme hanno sull’equilibrio tra canali di vendita, sulla relazione con gli ospiti e sull’organizzazione delle disponibilità. Una conoscenza che permette di usare le OTA in modo più consapevole, evitando automatismi e costruendo una presenza online più coerente con gli obiettivi della struttura.

Cosa sono le OTA: significato del termine

Le OTA (acronimo che sta per Online Travel Agency) sono agenzie di viaggio digitali. Tramite loro è possibile prenotare una struttura ricettiva (hotel, albergo, B&B, affittacamere, ecc), voli e i vari servizi interconnessi tra loro (per esempio il noleggio auto per gli spostamenti).

Nell’ambito del turismo digitale, le OTA rappresentano uno dei principali canali di vendita per le strutture ricettive. Le piattaforme web agiscono infatti come intermediari tra le strutture ricettive e i viaggiatori, offrendo un marketplace centralizzato dove gli utenti possono confrontare prezzi, disponibilità e caratteristiche di numerose soluzioni di alloggio.

Il significato di OTA va però oltre il semplice concetto di agenzia di viaggio trasferita sul web. Parliamo infatti di piattaforme che formano un ecosistema completo, in cui trovano spazio sistemi di prenotazione, pagamento, recensioni e gestione delle relazioni con i clienti. La loro diffusione ha radicalmente trasformato il modo in cui le persone pianificano e prenotano i loro viaggi.

Dal punto di vista tecnico, le OTA operano attraverso sofisticati algoritmi che mostrano le offerte più pertinenti in base alle ricerche degli utenti, alle loro preferenze precedenti e a vari fattori di ranking che possono includere:

• la popolarità della struttura;
• il tasso di conversione delle visualizzazioni in prenotazioni;
• la qualità e quantità delle recensioni;
• il rapporto qualità-prezzo;
• la completezza delle informazioni fornite.

Le OTA nel turismo hanno progressivamente ampliato la loro offerta, includendo non solo la prenotazione di alloggi, ma anche pacchetti completi, attività ed esperienze nella destinazione scelta. Insomma, un’esperienza di prenotazione a 360 gradi per il viaggiatore.

Come funzionano le piattaforme OTA nel turismo

Il funzionamento di base delle piattaforme OTA segue un modello di business basato sulle commissioni. I portali OTA mettono a disposizione una vetrina digitale dove le strutture ricettive possono presentare le proprie offerte, e in cambio richiedono una percentuale su ogni prenotazione completata attraverso la piattaforma.

Cosa c’è alla base delle agenzie di viaggio online? Il concetto è semplice. Fondamentalmente, le OTA sono terze parti che rivendono servizi per conto di altre società, comprese quelle del settore alberghiero. Gli hotel decidono di inserire le loro stanze all’interno di una online travel agency senza costi anticipati. Il guadagno percentuale delle OTA, che varia a seconda della piattaforma, avviene solo quando le prenotazioni delle camere vengono effettuate e assicurate.

Le commissioni OTA rappresentano uno degli aspetti più discussi di questo modello, con percentuali che generalmente oscillano tra il 15% e il 25% del valore della prenotazione. Questa percentuale può variare in base a diversi fattori:

• la notorietà della piattaforma OTA;
• il livello di visibilità desiderato all’interno della piattaforma;
• programmi speciali di partnership o visibilità;
• la stagionalità e la domanda di mercato;
• il tipo di struttura ricettiva.

Dal punto di vista operativo, le travel OTA funzionano attraverso un sistema di interconnessione con i Property Management System (PMS) delle strutture ricettive. Questa connessione, spesso realizzata tramite Channel Manager, permette l’aggiornamento in tempo reale delle disponibilità e dei prezzi, evitando problematiche come l’overbooking.

Per i viaggiatori, il processo di utilizzo di una piattaforma OTA è intuitivo:

1. ricerca della destinazione e date del soggiorno;
2. applicazione di filtri in base alle proprie preferenze (prezzo, stelle, servizi, etc.);
3. confronto tra le varie opzioni disponibili;
4. lettura delle recensioni di altri viaggiatori;
5. prenotazione e pagamento direttamente sulla piattaforma.

Questa semplicità di utilizzo, unita alla possibilità di confrontare facilmente numerose opzioni, rappresenta uno dei principali punti di forza che ha decretato il successo delle OTA nel settore turistico.

Quali sono i vantaggi delle OTA per albergatori e clienti

Da un lato le OTA forniscono ai clienti un modo semplice e conveniente per confrontare le varie strutture ricettive e prenotarle sul web, comodamente da casa propria oppure in mobilità. Sul versante opposto, le agenzie viaggi online rendono più facile raggiungere i potenziali ospiti rispetto al marketing tradizionale e sono di aiuto agli albergatori grazie ai numerosi strumenti integrati che permettono di ottenere visibilità e più prenotazioni.

Queste piattaforme consentono soprattutto di avere prenotazioni sicure, gestire le recensioni e comunicare direttamente con gli ospiti. Inoltre, possono facilitare il cosiddetto “billboard effect”, che accade quando un utente vede una struttura ricettiva su una piattaforma OTA e decide di andare a visitare direttamente il sito ufficiale della struttura per trovare maggiori informazioni ed effettuare lì la propria prenotazione. Questo permette all’albergatore – tramite offerte appetibili e un sito ben fatto – di ottenere prenotazioni direttamente sul proprio sito, risparmiando i costi di commissione previsti dalle OTA.

Sempre in tema di visibilità, le online travel agency offrono agli albergatori la possibilità di mostrare le proprietà con facilità attraverso l’inserimento di foto, descrizioni, recensioni e filtri in struttura. Succede poi molto spesso che l’OTA diventi il principale punto di contatto tra la struttura e il cliente, luogo in cui avviene il maggior scambio di informazioni, messaggi e cancellazioni.

Quali sono le Online Travel Agency più utilizzate

Vediamo alcune delle piattaforme OTA più conosciute e utilizzate in Italia e nel mondo:

Il gruppo Booking Holdings Inc. (Booking.com)

Booking Holdings Inc. (precedentemente Priceline.com) è un gruppo di OTA online dal 1998 e ha sede attualmente in Connecticut, negli Stati Uniti. Nel corso di pochi decenni è cresciuto fino a offrire più di semplici hotel in tutto il mondo: dalle crociere agli sconti su noleggio auto e voli, inclusi appartamenti e case in affitto. Booking.com è il fiore all’occhiello del gruppo ed è presente in oltre 220 Paesi e territori. Altre società del gruppo Priceline sono Agoda.com, Kayak.com, Cheapflights, Rentalcars.com e OpenTable.

Il gruppo Expedia, Inc. (Expedia.com, Hotels.com)

Principale competitor di Booking Holdings Inc., Expedia Group possiede alcune delle piattaforme di viaggi più grandi al mondo. Con sede a Seattle, negli USA, Expedia include tra gli altri i famosi portali Expedia.com, Trivago, Hotels.com, CarRentals.com. Uno dei punti di forza di Expedia è il fatto di essere un’agenzia di viaggi online completa conosciuta per il pacchetto volo+hotel, offrendo ai clienti la soluzione migliore con grande semplicità di utilizzo.

Airbnb

Il marketplace online più conosciuto per gli alloggi a breve termine è Airbnb. La piattaforma online mette in contatto i viaggiatori con persone che vogliono mettere a disposizione le loro case e appartamenti come alloggi locali per brevi periodi. Rappresenta una delle società più innovative e famose di San Francisco, in California, e dal suo lancio nel 2007 ha letteralmente stravolto l’industria dell’hospitality grazie al suo visionario modello di business: offrire l’intero alloggio o solamente una stanza con tutti i servizi annessi, inclusa la cucina, così da far risparmiare ulteriormente l’ospite facendolo sentire allo stesso tempo a casa.

Travel OTA: tendenze e scenari futuri nel settore ricettivo

Il settore delle OTA è in continua evoluzione, con numerose tendenze emergenti che stanno ridefinendo il panorama del turismo digitale:

Modelli ibridi: bilanciare OTA e prenotazioni dirette

Le strutture ricettive stanno sempre più adottando un approccio ibrido che combina la presenza sulle OTA con strategie per incrementare le prenotazioni dirette. Un nuovo equilibrio che permette di:

• sfruttare la visibilità offerta dalle OTA per acquisire nuovi clienti;
• implementare programmi di fidelizzazione per convertire i clienti acquisiti tramite OTA in prenotazioni dirette future;
• offrire vantaggi esclusivi per chi prenota direttamente (upgrade gratuiti, check-in anticipato, etc.).

Mobile-first: la crescita delle prenotazioni da dispositivi mobili

Con oltre il 60% delle prenotazioni turistiche che avviene ora tramite dispositivi mobili, le OTA stanno ottimizzando sempre più la loro esperienza utente per smartphone e tablet. Il trend include:

• app dedicate con funzionalità offline;
• integrazione dei servizi di geolocalizzazione;
• processi di prenotazione semplificati per schermi piccoli;
• notifiche push per offerte last-minute.

Prenotazioni last-minute e flessibilità

La pandemia ha accelerato la tendenza verso prenotazioni effettuate sempre più vicino alla data di soggiorno, con un incremento significativo delle ricerche last-minute. Le OTA stanno rispondendo a questa tendenza con:

• filtri dedicati per offerte dell’ultimo minuto;
• cancellazioni gratuite fino a ridosso della data di check-in;
• sistemi di dynamic pricing che si adattano alla domanda in tempo reale;
• maggiore trasparenza sulle politiche di cancellazione e rimborso.

Integrazione dell’Intelligenza Artificiale

L’AI sta infine trasformando le modalità di interazione tra viaggiatori e OTA attraverso:

• chatbot per assistenza 24/7;
• sistemi di raccomandazione personalizzati basati sulle preferenze dell’utente;
• previsioni di prezzo per suggerire il momento migliore per prenotare;
• analisi delle recensioni per evidenziare i punti di forza e debolezza delle strutture.

Gestire facilmente le prenotazioni sulle OTA con un channel manager

Un channel manager è un software che consente di gestire in maniera centralizzata, cioè tramite un unico “pannello di controllo”, le prenotazioni online sulle varie piattaforme, come le OTA e il sito web della struttura ricettiva. Si tratta di uno strumento digitale progettato per aiutare i proprietari delle strutture a gestire in modo semplice le informazioni dei clienti, allineare i prezzi delle camere e l’inventario virtuale, risparmiando così tempo, evitando errori e overbooking, o di vendere camere a prezzi non aggiornati e non ottimali.

Scegliendo un channel manager come quello integrato in TeamSystem Hospitality si possono aggiornare i dati della struttura simultaneamente su più piattaforme; ciò permette di comunicare le eventuali modifiche di prezzo e disponibilità in tempo reale e di coordinare in modo più efficace anche la strategia tariffaria, grazie all’integrazione con TeamSystem AI Revenue Management. Essendo parte integrante del software, il sistema di Revenue Management lavora in continuità sui prezzi delle camere e supporta la struttura nell’individuazione delle tariffe più adatte in base all’andamento della domanda, alle prenotazioni e cancellazioni, allo storico e ad altri fattori di contesto, come eventi, meteo e prezzi dei competitor.

In questo modo, l’aggiornamento delle disponibilità sui portali non resta un’attività isolata, ma si collega a una gestione più evoluta del prezzo, con tariffe sincronizzate sui canali di vendita e allineate allo scenario di mercato di ottenere più prenotazioni sfruttando la visibilità offerta dalle OTA, avendo allo stesso tempo la certezza che queste vengano registrate correttamente in agenda grazie al planning dinamico.

Questo metodo risulta più performante rispetto al tradizionale monitoraggio e aggiornamento manuale delle informazioni sulle varie piattaforme in cui si è presenti online. Utilizzando un channel manager, infatti, i gestori di un’attività ricettiva possono evitare perdite di tempo nell’aggiornamento dei dati (tariffe e disponibilità sulle OTA) e nell’inserimento manuale delle prenotazioni in agenda, dedicandosi al potenziamento di altri settori, come il marketing e i dettagli dell’offerta che possono fare la differenza contro i competitor.

Come evitare l’overbooking attraverso l’utilizzo delle OTA

Uno dei maggiori rischi per una struttura turistica che utilizza più piattaforme di prenotazione online è sicuramente l’overbooking, ossia quando si ricevono più prenotazioni rispetto a quelle che si possono soddisfare.

Grazie a una piattaforma gestionale come TeamSystem Hospitality e al suo channel manager integrato, è possibile aggiornare in modo automatico la disponibilità delle camere sui vari canali online, prevenendo così eventuali prenotazioni in eccesso.

Inoltre, grazie al planning dinamico, TeamSystem Hospitality consente anche di ottimizzare l’assegnazione delle camere: per esempio, al momento del check-in l’algoritmo è in grado di assegnare al cliente la stanza più idonea a soddisfare le sue esigenze, ma anche quelle dell’albergatore, evitando “buchi” di presenze in agenda o prenotazioni “spezzate”, e assicurando sempre la gestione ottimale degli ospiti. Le opinioni dei clienti che già utilizzano questa soluzione confermano l’efficacia di questo approccio per prevenire problemi di overbooking.

TeamSystem Hospitality, la piattaforma completa per gestire le prenotazioni online

Ora che sai cosa sono le OTA nel turismo e in che modo possono essere utili per il successo della tua attività, non ti resta che sfruttare l’enorme visibilità fornita dalle online travel agency, evitando però l’overbooking in struttura e gestendo la tua presenza online nel modo più facile e intuitivo possibile. Per riuscirci, è importante scegliere il software giusto per l’ottimizzazione delle prenotazioni online. TeamSystem Hospitality è l’innovativa soluzione per far crescere le prenotazioni della tua struttura ricettiva, che si tratti di un hotel, un albergo, un B&B, un resort, un affittacamere, un agriturismo o altro.

Questo gestionale, semplice e intuitivo, permette di gestire sia l’operatività quotidiana (dal personale alla pulizia delle camere) che le vendite dal tuo sito e dai portali online, allineando le informazioni in pochi istanti e aumentando la marginalità. PMS, Booking Engine, Channel Manager e Revenue Management convivono in un’unica piattaforma in cloud accessibile da qualunque dispositivo, anche da remoto, in qualsiasi momento.