Cos’è il no show al ristorante e come prevenirlo

Un cliente ha prenotato un tavolo per 10 persone, ma all’orario pattuito nessuno si presenta. È questo il cosiddetto no show al ristorante, un’assenza improvvisa e non comunicata che può causare più di un semplice disguido.

Tavoli lasciati vuoti, personale organizzato inutilmente, ingredienti acquistati e non utilizzati… tutto questo si traduce in una perdita economica e organizzativa che pesa sull’attività. Anche se può essere frustrante e deludente, è importante non lasciarsi prendere dalla rabbia. Al contrario, è fondamentale affrontare il problema con lucidità e spirito pratico. Esistono infatti diverse strategie che possono aiutare a ridurre i no show e a gestirli in modo più sereno.

In questa guida proponiamo alcuni consigli utili per strutturare al meglio il servizio, rafforzare la comunicazione con i clienti e semplificare le procedure, a vantaggio sia del ristorante sia di chi prenota.

No show al ristorante: di cosa si tratta e come gestirlo

Come abbiamo visto, il no show è un problema concreto per molti ristoratori e può avere conseguenze significative sull’organizzazione e sui ricavi.

Con questo termine si indicano le prenotazioni non rispettate, cioè quelle in cui il cliente riserva un tavolo ma poi non si presenta senza avvisare. Esistono però due forme principali di no show, entrambe con impatto negativo sul servizio:

• no show totale: il cliente effettua una prenotazione ma non si presenta e non comunica l’assenza;
• no show parziale: solo una parte delle persone prenotate si presenta (es. prenotazione per 10, arrivano in 6), senza alcun preavviso.

Negli ultimi anni, il tema del no show è diventato sempre più rilevante, anche a causa dell’aumento delle prenotazioni online. Per questo motivo, molti ristoranti stanno adottando strategie per prevenire o limitare i danni, cercando di tutelarsi senza compromettere il rapporto con la clientela.

I principali rischi del no show al ristorante

Quando un cliente non si presenta senza avvisare, si creano squilibri che coinvolgono diversi aspetti dell’attività. Il no show, infatti, espone il ristorante a:

• perdita economica diretta, dovuta al mancato incasso del coperto prenotato;
• spreco di risorse, come ingredienti già acquistati o preparazioni avviate appositamente per il servizio;
• disorganizzazione del personale, che può essere stato aumentato per l’occasione, con un conseguente costo inutile;
• limitazione della capacità di accogliere altri clienti che magari avrebbero voluto prenotare, ma si sono trovati senza disponibilità;
• danno d’immagine, soprattutto se i tavoli vuoti danno l’impressione di poca affluenza o di disorganizzazione;
• stress operativo, perché il personale si trova a dover gestire situazioni impreviste e frustranti.

5 strategie efficaci per evitare il no show al ristorante

Negli ultimi anni, sempre più ristoratori si sono trovati a dover affrontare il problema dei no show. Per fortuna, esistono oggi diverse strategie già sperimentate, semplici da applicare e capaci di ridurre in modo significativo il rischio di assenze improvvise.

Prevedere una caparra

Una delle strategie più utilizzate, soprattutto nei ristoranti di fascia alta o stellati, è la richiesta di una caparra al momento della prenotazione. Si tratta di una somma versata in anticipo a garanzia della presenza, che può essere trattenuta in caso di mancata presentazione.

Questa pratica si è dimostrata utile per ridurre i no show, poiché responsabilizza il cliente e rende più difficile abbandonare la prenotazione all’ultimo momento. È, però, importante valutare bene il contesto: la richiesta di una caparra può anche scoraggiare alcuni clienti, soprattutto in ambienti più informali o per prenotazioni di piccolo importo. Per questo motivo, si consiglia di applicare questa soluzione solo in occasioni particolari, ad esempio durante le festività, nei weekend o per gruppi numerosi.

Ricordare la prenotazione al cliente

Un altro metodo efficace per ridurre i no show è inviare un promemoria al cliente, poco prima della data prevista, tramite un messaggio di testo, un’e-mail o una breve telefonata.

Il semplice fatto di ricevere un promemoria può fare la differenza: a volte i clienti dimenticano di aver prenotato o cambiano programmi senza ricordarsi di avvisare. Ricordare loro l’appuntamento consente non solo di confermare la presenza, ma anche di offrire un’occasione per eventuali modifiche o cancellazioni. Il tono del messaggio deve essere gentile e informativo, mai pressante. Automatizzare questo processo con l’aiuto di software gestionali o piattaforme di prenotazione può semplificare ulteriormente il lavoro e far risparmiare tempo prezioso al personale.

Chiarire le condizioni della prenotazione

Informare fin da subito i clienti su come funziona la prenotazione, su eventuali margini di tolleranza per ritardi e su cosa accade in caso di no show è fondamentale, sia per le prenotazioni telefoniche che per quelle online.

Ad esempio, si può specificare che il tavolo verrà tenuto occupato per un massimo di 15 minuti oltre l’orario concordato, dopodiché potrà essere riassegnato. Oppure si può chiarire che per determinati giorni è richiesta conferma obbligatoria.

Semplificare le modalità di cancellazione

Rendere semplice e immediata la cancellazione di una prenotazione è un modo intelligente per ridurre i no show. Se il cliente ha la possibilità di disdire facilmente – con un clic, tramite un link nell’e-mail di conferma o con una rapida risposta a un messaggio – sarà molto più propenso a farlo, soprattutto se i programmi cambiano all’ultimo momento. Per il ristoratore, invece, avere una disdetta, anche all’ultimo minuto, è comunque meglio di un’assenza non comunicata: consente di provare a riorganizzare il servizio o assegnare il tavolo a qualcun altro.

Creare una lista d’attesa

Un’altra strategia efficace consiste nel predisporre una lista d’attesa anziché ricorrere all’overbooking. Accumulare prenotazioni in eccesso nella speranza che alcuni clienti non si presentino può infatti generare più problemi di quanti ne risolva. Se tutti arrivano puntuali, ci si ritrova con più clienti di quanti si possano realmente gestire.

Una lista d’attesa, invece, permette di richiamare chi è interessato a un tavolo, nel caso si liberi una prenotazione. È una soluzione più equilibrata, che non compromette la qualità del servizio e offre un’opportunità a chi è rimasto fuori. Anche in questo caso, la tecnologia può essere di grande aiuto, con strumenti che automatizzano la gestione delle attese.

Strumenti utili per evitare il no show al ristorante

Oggi più che mai, disporre di strumenti tecnologici avanzati è essenziale per gestire al meglio un ristorante, soprattutto quando si tratta di prevenire i no show. In questo senso, dotarsi di un software gestionale come Cassa in Cloud di TeamSystem può fare la differenza. Grazie alla piattaforma TeamSystem Reservations, nativamente integrata con Cassa in Cloud, è possibile:

• gestire le prenotazioni in modo centralizzato, con uno strumento pratico e intuitivo che consente di avere sempre sotto controllo gli ingressi, gli orari e le preferenze dei clienti;
• visualizzare in tempo reale lo stato dei tavoli, per sapere sempre quali sono occupati, liberi o in fase di prenotazione, evitando sovrapposizioni o spazi inutilizzati;
• inviare notifiche e promemoria automatici, tramite e-mail o SMS, per confermare la prenotazione o offrire un modo semplice per cancellarla;
• sfruttare un planning visivo dettagliato, che permette di pianificare la giornata con maggiore precisione e adattarsi in tempo reale alle variazioni;
• richiedere una carta di credito a garanzia per evitare i no show, riducendo il rischio di rimanere con tavoli invenduti e perdere incasso.

Utilizzare strumenti digitali come questi significa avere una marcia in più nella gestione quotidiana e nella prevenzione dei no show. Organizzazione, efficienza e serenità: con Cassa in Cloud e TeamSystem Reservations, ogni prenotazione diventa un’opportunità, non un’incognita.