Inventario di un negozio: cos’è e come farlo facilmente

Per qualsiasi commerciante fare l’inventario del negozio è un’azione cruciale e, allo stesso tempo, un po’ faticosa. Almeno è ciò che succede quando non si hanno le idee chiare su come gestirlo e su quali strumenti utilizzare per facilitare il lavoro.

Ciò che è certo è che chiunque gestisca un negozio sa quanto è importante effettuare con cura quest’azione. Questo non solo perché prima o poi arriva la chiamata del commercialista, considerando che per molte attività fare l’inventario rappresenta un obbligo di legge e che comunque, anche per chi non ha l’obbligo, l’inventario consente di tenere traccia delle giacenze che vanno a influire sulla dichiarazione dei redditi d’impresa.

Curare l’inventario del negozio, infatti, è fondamentale per il successo dell’intera attività. Evita l’invenduto, ma anche la mancanza di prodotti richiesti dai clienti, consente di gestire al meglio le richieste di produttori e fornitori e, inoltre, protegge da eventuali illeciti o furti.

Benché se ne capisca a fondo l’importanza, fare l’inventario rimane, per molti, una preoccupazione di cui disfarsi al più presto. Non è detto, però, che debba sempre essere vissuto in questo modo. Come vedremo, oggi la tecnologia affianca i commercianti in quest’attività, facilitando e velocizzando il lavoro.

Cos’è l’inventario di un negozio

In qualsiasi negozio ci sono clienti che entrano e acquistano articoli, merci in arrivo e che vanno messe in magazzino, prodotti invenduti, e articoli che finiscono nel giro di pochissimo tempo perché amati dagli acquirenti.

Il tutto può generare non poca confusione e, soprattutto, poco controllo in merito alle risorse economiche in entrata e in uscita. Come tenere sotto controllo ogni cosa? Ovviamente, la risposta sta proprio nell’inventario del negozio.

Quando ci riferiamo all’inventario, parliamo di una pratica di gestione aziendale che consiste nel conteggio e nella registrazione di tutti gli articoli fisici, merci o beni presenti nel negozio in un determinato momento.

Le principali finalità di questa pratica comprendono:

• Il controllo delle scorte
• La gestione dei costi per l’acquisto e lo stoccaggio delle merci
• La pianificazione degli acquisti futuri
• La contabilità
• La prevenzione delle perdite.

Appare chiaro, dunque, che nessun commerciante, compresi coloro che non sarebbero obbligati per legge alla compilazione, non potrebbe non dedicarsi all’inventario del proprio negozio.

Vantaggi dell’inventario in negozio: 4 motivi per farlo

Che sia un obbligo di legge o meno, fare l’inventario è una pratica consigliata per qualsiasi tipo di attività, da quelle più piccole ai grandi franchising. Il motivo è molto semplice: avere controllo sulle scorte consente di evitare dispersione di risorse economiche.

Ma non solo, perché fare l’inventario riserva diversi vantaggi.

1. Individuazione di errori di consegna

Quando la merce viene consegnata, non sempre si ha modo di controllare gli articoli uno per uno per accertarsi che i fornitori abbiano inviato tutto ciò che è stato ordinato. Eppure, gli errori di consegna non si verificano tanto raramente.

Fare l’inventario è un ottimo modo per tenere sempre sott’occhio la quantità e la tipologia di prodotti, confrontando gli articoli arrivati e quelli ordinati. Ciò consente di individuare eventuali incongruenze e agire subito per riparare all’errore.

2. Clienti sempre soddisfatti

In qualsiasi negozio ci sono articoli che vendono di più e altri meno. Avere un inventario consente di avere un’idea chiara delle scorte in magazzino, sapendo in anticipo quali sono i prodotti che stanno per finire.

Ciò significa anche rendere più soddisfatti i clienti ed evitare di deluderli a causa di prodotti esauriti o di lunghe attese.

3. Monitoraggio delle vendite e delle tendenze di acquisto

Fare un attento inventario del negozio è anche un ottimo modo per intraprendere iniziative promozionali di successo. Tenendo traccia delle vendite e dell’inventario, è possibile identificare le tendenze di acquisto dei clienti e apportare modifiche alle scelte di prodotti o alle strategie di marketing in modo più mirato.

Si può, per esempio, aumentare ulteriormente le vendite dei prodotti di successo, prevedendo offerte mirate, ma anche cambiare strategia per gli articoli meno acquistati, riducendone il prezzo oppure modificandone la posizione in store.

4. Evitare frodi e furti

La mancanza di un paio di prodotti può sembrare cosa da poco. Ma se non si ha controllo sugli ammanchi, il rischio è di non rendersene mai conto, continuando a subire piccoli furti, da parte di clienti o collaboratori, perdendo ingenti quantità di denaro giorno dopo giorno.

Fare l’inventario evita anche queste spiacevoli situazioni, evidenziando comportamenti scorretti e mettendo in atto strategie per risolvere il problema.

Come si fa l’inventario di un negozio

Chi non lo ha mai fatto, potrebbe ripensarci. Ma come fare l’inventario di un negozio?

La buona notizia è che ci sono diversi metodi per inventariare gli articoli. Per prima cosa, però, è necessario impostare nel modo giusto il processo da seguire:

• Step 1 – scegliere quando fare l’inventario: in alcuni negozi l’inventario viene fatto a gennaio, ma può essere fatto anche a cadenza mensile, trimestrale o semestrale. Ciò che è importante è che l’attività venga svolta nei periodi di minore affluenza, per permettere al personale di concentrarsi al meglio ed evitare errori;
• Step 2 – scegliere lo strumento più adatto: esistono diversi metodi per creare un inventario. Tra questi, l’utilizzo di un software gestionale pensato per il settore Retail è senz’altro il più indicato, perché permette di automatizzare tutte le azioni più importanti, riducendo gli errori;
• Step 3 – registrare i prodotti: gli articoli possono essere organizzati per taglia, colore ed etichetta. Se non sono già presenti, una buona idea è etichettare i prodotti con codici a barre;
• Step 4 – controllo e confronto: alla fine del conteggio, bisogna confrontare i dati registrati con le quantità fisiche, cosa che aiuta a evidenziare discrepanze o errori.

Fare l’inventario del negozio con Excel

Abbandonare carta e penna per fare l’inventario del negozio è ormai una necessità. Non importa quale sia la quantità degli articoli: fare l’inventario a mano non è mai una buona idea.

In primo luogo, si perde molto tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività di gestione del negozio. In secondo luogo, espone al rischio di errore umano che si tradurrebbe in perdite finanziarie.

Un’alternativa è offerta da programmi come Excel che permette di creare un inventario sfruttando anche alcune automazioni. Si possono creare diverse colonne da rinominare con:

• Nome dell’Articolo
• Codice a Barre (se presente)
• Quantità in Magazzino
• Prezzo Unitario
• Valore Totale (calcolato automaticamente)
• Ubicazione nel Negozio
• Fornitore
• Categoria
• Altre informazioni pertinenti

Per calcolare il valore totale dell’inventario, è possibile creare una formula nella colonna “Valore Totale” che moltiplica la quantità in magazzino per il prezzo unitario.

Come le operazioni manuali, però, anche creare l’inventario con Excel può non rappresentare la soluzione ideale. Il programma, infatti, è capace di automatizzare solo parte del lavoro e deve essere aggiornato di volta in volta manualmente.

Fare l’inventario con un software gestionale per negozi

Come già accennato, oggi la tecnologia accompagna e sostiene i commercianti anche nella stesura dell’inventario.

TeamSystem ha creato Cassa in Cloud Retail, il software gestionale per negozi e franchising nato dalle esigenze dei commercianti.

Il gestionale consente di tenere sotto controllo tutte le attività che hanno a che fare con la gestione del magazzino, l’andamento delle vendite e, chiaramente, con l’inventario del negozio.

Con Cassa in Cloud Retail occuparsi della stesura dell’inventario diventa semplice e veloce. Con un’interfaccia intuitiva, facile da utilizzare anche da tutti gli altri dipendenti in negozio, il software permette di avere il controllo a 360 gradi su carichi e scarichi, gestire i codici a barre e sapere in qualsiasi momento quanti e quali articoli sono presenti in magazzino.

Tutte le azioni vengono svolte in modo del tutto automatico. Ciò significa che il rischio di errore umano si riduce drasticamente rispetto alla realizzazione dell’inventario manuale o tramite programmi come Excel.

Inoltre, a differenza di altri metodi per inventariare i prodotti, il software gestionale consente di monitorare in tempo reale le vendite durante il turno di ciascun commesso.

Grazie a Cassa in Cloud Retail non solo tieni al sicuro le tue entrate, individuando prontamente eventuali discrepanze tra ordini e arrivi o furti, ma risparmi anche moltissimo tempo, in favore di una maggior soddisfazione della clientela. I dipendenti, infatti, avranno più tempo per concentrarsi sulle esigenze e richieste dei clienti.

Scopri tutte le funzionalità di Cassa in Cloud Retail e di’ addio alle preoccupazioni. Fare l’inventario del tuo negozio non è mai stato così semplice e veloce.