Prenotazioni online per strutture alberghiere: come semplificarle e farle crescere

Gestire le prenotazioni senza errori: questo non è un obiettivo da raggiungere, ma la certezza. Se gestisci una struttura alberghiera, che sia un hotel, un B&B o un piccolo albergo, sai benissimo che le prenotazioni sono l’essenza della tua attività.

Ecco perché è importante adottare un gestionale hotel Cloud che ti consenta di amministrare questi processi senza errori. Come fare? Trovi tutti i consigli in questo articolo di TeamSystem.

Prenotazioni online: come funzionano e perché sono fondamentali

Il sistema di prenotazione online hotel ha rivoluzionato il settore dell’ospitalità. Sono infatti cambiate radicalmente le abitudini dei viaggiatori e le strategie operative degli albergatori. Oggi, oltre l’80% delle prenotazioni avviene tramite canali digitali. Risulta dunque essenziale per ogni struttura ricettiva disporre di un efficace sistema di gestione delle prenotazioni online.

L’evoluzione delle prenotazioni digitali nel settore hospitality

Fino a una ventina di anni fa le prenotazioni negli hotel venivano gestite con il metodo classico. L’utente chiamava la struttura, richiedeva un preventivo e otteneva la risposta. Oggi, come ben sappiamo, tutto il processo è completamente diverso. Con l’affermazione dei portali specializzati, le cosiddette Online Travel Agency, come Booking, Expedia, AirBnb e molti altri, il processo di prenotazione delle camere è diventato molto più rapido e agevole. Nessuna chiamata, ma solo una serie di click online che generano notifiche direttamente sul tuo gestionale per hotel.

Questa trasformazione digitale ha portato numerosi vantaggi:

• prenotazioni 24/7, con i clienti che possono prenotare in qualsiasi momento, anche al di fuori degli orari di lavoro;
• portata globale e possibilità di raggiungere clienti da tutto il mondo;
• processi automatizzati che riducono gli errori umani e il tempo dedicato alla gestione manuale;
• dati analitici e raccolta di informazioni preziose sul comportamento degli utenti;
• flessibilità tariffaria, con possibilità di modificare rapidamente prezzi e disponibilità in base alla domanda.

Differenza tra prenotazioni dirette e tramite OTA

Le prenotazioni online hotel possono avvenire attraverso due canali principali:

Prenotazioni dirette (attraverso il sito ufficiale della struttura):

• nessuna commissione da pagare;
• rapporto diretto con il cliente;
• controllo completo dell’esperienza utente;
• possibilità di offrire pacchetti e promozioni personalizzate;
• accesso diretto ai dati dei clienti per marketing futuro.

Prenotazioni tramite portali di prenotazione (OTA):

• maggiore visibilità e portata;
• affidabilità percepita dal cliente grazie alle recensioni;
• possibilità di attrarre nuovi clienti;
• costi di commissione (generalmente dal 15% al 25%);
• intermediazione nel rapporto con il cliente.

Un buon gestionale per hotel oggi deve prevedere l’integrazione con due processi vitali per ogni struttura ricettiva: il Booking Engine e il Channel Manager.

Il Booking Engine è il sistema che ti permette di ottenere una prenotazione di una camera direttamente dal tuo sito internet. Diciamo pure che è l’evoluzione digitale della vecchia chiamata. L’utente entra sul sito, visualizza le disponibilità e sceglie di prenotare. Il contatto con l’ospite è diretto.

Il Channel Manager invece è un’integrazione, solitamente presente nei software gestionali per le prenotazioni, che ti permette di interagire direttamente con tutti i portali di Online Travel Agency. Il Channel Manager ha la grande capacità di rilevare in real time quali sono le camere disponibili nella tua struttura e di segnalare ai vari portali tale disponibilità. Senza che tu, albergatore, debba fare nulla.

L’ideale per un hotel è avere un’integrazione che combini l’attività dei due sistemi. In questo modo se un cliente prenota la camera X attraverso il Booking Engine per la data del 15 marzo, in automatico quella camera verrà depennata dal Channel Manager su tutti i portali collegati.

Come gestire le prenotazioni online

Una gestione efficace delle prenotazioni online richiede una doppia strategia integrata. Bisogna infatti ottimizzare sia la presenza sui portali di prenotazione, sia la conversione attraverso il sito ufficiale dell’hotel.

Ottimizzare la presenza sulle OTA

I portali di prenotazione come Booking.com, Expedia e Airbnb rappresentano una vetrina imprescindibile per qualsiasi struttura ricettiva:

1. cura il profilo con foto professionali, descrizioni accurate e informazioni complete;
2. gestisci le recensioni rispondendo tempestivamente a tutte, positive o negative che siano;
3. analizza regolarmente i prezzi e le offerte dei competitor nella tua area;
4. utilizza tariffe dinamiche basate non solo sulla stagionalità e sugli eventi locali, ma anche sull’andamento delle prenotazioni, lo storico della struttura e altri indicatori chiave del Revenue Management;
5. Sfrutta la visibilità sulle OTA utilizzandole come canale di acquisizione per convertire i clienti in diretti al prossimo soggiorno.

Potenziare le prenotazioni dirette sul sito dell’hotel

Il sito web ufficiale dell’hotel rappresenta il canale di prenotazione più redditizio. Punta dunque su:

1. booking engine performante, una soluzione di prenotazione dal sito dell’hotel che sia veloce, mobile-friendly e facile da usare;
2. programmi di fidelizzazione con vantaggi esclusivi per chi prenota direttamente (upgrade, check-in anticipato, etc.);
3. strategia tariffaria che garantisce che i prezzi sul sito ufficiale siano sempre competitivi rispetto alle OTA;
4. content marketing e strategie per creare contenuti di valore che attraggano visitatori al sito (guide della destinazione, blog, etc.);
5. SEO locale ottimizzando il sito per le ricerche locali e relative alla destinazione.

Automazione e integrazione dei sistemi

L’aspetto più critico nella gestione delle prenotazioni online è l’integrazione dei vari sistemi per evitare overbooking e massimizzare l’occupazione. Un moderno gestionale hotel deve garantire:

• sincronizzazione in tempo reale tra tutti i canali di vendita;
• aggiornamento automatico delle disponibilità;
• centralizzazione delle informazioni sui clienti;
• notifiche immediate per nuove prenotazioni, cancellazioni o modifiche;
• reporting avanzato per analisi delle performance.

TeamSystem Hospitality: il gestionale completo per le prenotazioni online

TeamSystem Hospitality è il software gestionale progettato per supportare le strutture ricettive in tutte le fasi della gestione, con un focus strategico sulla digitalizzazione dei processi di prenotazione online. Grazie a un booking engine integrato, il gestionale permette di ricevere prenotazioni dirette dal sito ufficiale della struttura, riducendo la dipendenza dai portali OTA e abbattendo i costi di intermediazione. Questo consente alle strutture di massimizzare la redditività, offrendo al contempo un’esperienza di prenotazione semplice e intuitiva per gli ospiti.

Uno dei punti di forza di TeamSystem Hospitality è il Channel Manager che consente di gestire da un’unica piattaforma tutti i canali di prenotazione online, sia le OTA che il sito web della struttura e permette la sincronizzazione automatica e in tempo reale delle disponibilità, dei prezzi e delle condizioni su tutti i canali di vendita online. Questa funzionalità riduce drasticamente il rischio di overbooking e garantisce una gestione centralizzata e sempre aggiornata, semplificando il lavoro dello staff e migliorando la reputazione della struttura.

Il software include anche un sistema di Revenue Management basato su Intelligenza Artificiale, che consente di ottimizzare la dinamicità delle tariffe su tutti i canali di vendita. Grazie all’analisi costante di variabili strategiche – come storico delle prenotazioni, andamento della domanda, stagionalità ed eventi locali – il sistema suggerisce le migliori tariffe in tempo reale, contribuendo ad aumentare i ricavi e a migliorare l’occupazione della struttura.

TeamSystem Hospitality include anche strumenti avanzati per l’automazione del check-in e del check-out, l’invio automatico di e-mail di conferma e promemoria, e la gestione delle comunicazioni con gli ospiti prima, durante e dopo il soggiorno. Grazie a dashboard interattive e report analitici, è possibile monitorare in modo costante l’andamento dell’impresa, analizzare i KPI più rilevanti e prendere decisioni informate basate su dati concreti.

TeamSystem Hospitality è una soluzione Cloud, accessibile in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo, offrendo massima flessibilità operativa.

La piattaforma si adatta alle esigenze di ogni tipo di struttura, dagli hotel alle case vacanza, dai bed & breakfast agli agriturismi fino alle catene alberghiere.

Per le imprese del settore turistico e ricettivo che vogliono investire nella digitalizzazione e migliorare la propria efficienza operativa, TeamSystem Hospitality rappresenta una soluzione completa, innovativa e orientata ai risultati.