Costi di gestione di un negozio: quali sono e come ridurli

I costi di gestione di un negozio possono essere fissi o variabili, ma anche nascosti. È fondamentale avere un’idea chiara di quali siano, attraverso un adeguato monitoraggio, in modo da evitare brutte sorprese e comprendere fino in fondo se il negozio sta producendo i giusti guadagni.

Prima di tutto, quindi, è necessario, se non lo si fa già, monitorare costantemente sia le spese fisse che quelle variabili, andando in cerca anche di eventuali costi nascosti che possono avere un impatto non indifferente sul risultato finale.

In secondo luogo, è possibile considerare di svolgere alcune attività che consentono di risparmiare sui costi, per evitare perdite ed effettuare previsioni di investimento più consapevoli.

I costi fissi della gestione di un negozio

Nella gestione di un negozio bisogna anzitutto valutare i costi fissi. Si intendono tutti quei costi che non sono direttamente legati al volume delle vendite o delle attività svolte in negozio, bensì spese che rimangono quasi immutate nel tempo e che devono essere sostenute mensilmente, semestralmente, annualmente e così via.

Tra i costi fissi della gestione di un negozio i più comuni sono:

• Affitto e utenze come elettricità, acqua, gas e internet;
• Assicurazioni come le polizze assicurative del negozio, l’assicurazione della responsabilità civile o l’assicurazione dei beni;
• Costi di manutenzione e pulizia;
• Consulenze e commercialisti per la contabilità;
• Tasse

In sostanza, si tratta di spese che vengono sostenute indipendentemente dall’andamento dell’attività. Che il negozio sostenga ingenti volumi di vendita o abbia avuto un calo delle stesse, gli importi da pagare non subiscono variazioni.

I costi variabili della gestione di un negozio

Accanto ai costi fissi, vanno considerati anche i costi variabili. Al contrario dei primi, questi fluttuano in base all’attività e alle vendite. Quando le vendite aumentano o diminuiscono, anche i costi variabili cambiano proporzionalmente.

I costi di produzione o legati all’acquisto della merce rientrano senz’altro tra le spese variabili. Quando le vendite aumentano, aumenteranno anche queste ultime, dal momento che il negozio si dovrà rifornire più spesso e con più merce.

Lo stesso vale per le spese di spedizione e consegna, legate al volume delle vendite online o a domicilio, in quanto aumentano con il numero di ordini evasi.

Tra le spese variabili, inoltre, sono da conteggiare quelle legate alle attività di promozione e alla pubblicità.

Anche il costo del personale può essere considerato una spesa variabile, benché questo dipenda dal tipo di attività. Esistono negozi che optano per assumere solo un dato numero di lavoratori per coprire i turni. In questo caso, si tratta di un costo fisso, perché non dipende dall’andamento delle vendite. Se, però, nei fine settimana il negozio registra un maggior numero di vendite potrebbe avere bisogno di personale extra. In questo caso, dunque, il costo del personale è considerabile una spesa variabile, poiché direttamente collegata all’aumento delle vendite.

Come risparmiare sui costi di gestione del negozio

Per poter risparmiare sui costi di gestione del negozio, è possibile svolgere alcune attività che consentono di monitorare tutte le spese e metterle in relazione ai guadagni.

Di seguito, alcune best practice che consentono di risparmiare su spese fisse e variabili.

Registrazione degli acquisti

Uno dei metodi migliori per tenere sotto controllo i costi di gestione del negozio è registrare tutte le fatture di acquisto e raccoglierle in un unico posto.

Tenendo traccia di tutti gli acquisti, si potrà mantenere il controllo di tutte le spese del negozio, identificando in modo accurato le aree in cui si sta spendendo di più e individuando possibili sprechi o costi eccessivi.

Monitoraggio del magazzino

Monitorare periodicamente il magazzino, verificando le scorte e gestendo l’inventario consente di evitare di acquistare eccessive quantità di merce che potrebbero rimanere invendute, riducendo gli sprechi e i costi associati.

Identificazione dei fornitori migliori

Non sempre gli acquisti da uno stesso fornitore avvengono per una reale convenienza o per fidelizzazione. Talvolta, ci si può far prendere dall’abitudine, non considerando che, ampliando la scelta dei fornitori, si potrebbe individuare quello più conveniente in base alle proprie esigenze in termini di prezzi, qualità e tempi di consegna.

Fidelizzazione dei clienti

Spesso i costi per marketing e pubblicità hanno un peso non indifferente sulle spese complessive per la gestione del negozio. Questo anche perché non sempre si considera il vantaggio di fidelizzare i clienti già acquisiti, rispetto a mettere in moto campagne atte a conquistarne di nuovi.

Come ridurre i costi di gestione del negozio: gli strumenti da usare

La maggior parte delle attività di cui abbiamo appena parlato possono essere portate avanti in modo semplice, veloce e automatizzato grazie a strumenti come Cassa in Cloud di TeamSystem. Parliamo di un gestionale pensato appositamente per facilitare la gestione di un negozio, partendo dalla gestione delle operazioni di cassa, fino al monitoraggio del magazzino e all’organizzazione degli ordini. Con un controllo a 360° dell’attività, Cassa in Cloud consente di monitorare costantemente tutte le aree di interesse, così è possibile individuare più facilmente eventuali voci di spesa da attenzionare.

Grazie alle sue funzionalità pensate appositamente per il settore retail, Cassa in Cloud di TeamSystem ti consente anche di:

• Gestire facilmente il magazzino: una gestione adeguata di scorte e inventario si riversa in modo positivo sui costi e sul livello di soddisfazione dei clienti. Con la gestione del magazzino di Cassa in Cloud hai sempre a portata di mano la lista di tutti i tuoi articoli attivi a magazzino e per ciascuno potrai visualizzare la giacenza attuale. In questo modo eviti di rimanere a corto di un articolo richiesto o di ordinare un prodotto che hai già in magazzino.
• Effettuare l’analisi delle vendite: analizzare l’andamento delle vendite è fondamentale per qualsiasi esercente. Conoscere quali prodotti rendono maggior profitto e quali, invece, sono i meno richiesti, è utile per organizzare gli ordini per il proprio magazzino e quindi massimizzare il proprio lavoro e i guadagni.

Cassa in Cloud è un software altamente intuitivo, e tu e il tuo personale potrete imparare ad utilizzarlo in pochissimi minuti! Il risultato è che potrete dedicare più tempo ai clienti e meno a preoccuparsi del registratore di cassa. Inoltre, è possibile monitorare in tempo reale cosa è stato venduto durante il turno di ciascun collaboratore e scoprire chi sono i migliori nelle vendite o chi ha bisogno di maggiore supporto.