Se il ristorante è chiuso per più di 12 giorni, il Registratore Telematico deve essere “fuori servizio”

In base a quanto stabilito dall’ultimo aggiornamento delle specifiche tecniche per la memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi, gli esercenti che mettono in pausa l’attività per più di 12 giorni devono ricordarsi di cambiare lo stato del Registratore Telematico in “fuori servizio”. Si comunica, in questo modo, il periodo di ferie all’Agenzia delle Entrate: le regole da seguire.

Ristorante chiuso per più di 12 giorni? Non basta comunicarlo ai propri clienti. Ma bisogna darne notizia anche all’Agenzia delle Entrate e il mezzo di comunicazione da utilizzare per farlo è il Registratore Telematico.

In linea con l’ultima versione delle specifiche tecniche approvate dall’Agenzia delle Entrate, quando il periodo di pausa dalle attività supera i 12 giorni è necessario indicare lo stato dell’RT come “fuori servizio”.

Regole e istruzioni da seguire sul nuovo adempimento che rappresenta, però, una facoltà e non un obbligo.

Registratore Telematico “fuori servizio” per i periodi di ferie del ristorante

Il Registratore Telematico (RT) è lo strumento che i ristoranti, e in generale le attività commerciali, utilizzano per rispettare gli obblighi di memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi.

Come spiega in sintesi l’Agenzia delle Entrate, altro non è che il vecchio registratore di cassa potenziato dalla capacità di connettersi a internet e, quindi, anche di veicolare una serie di dati, non solo rispetto all’ordinario ma anche quando si verificano guasti o anomalie.

Il periodo di inattività per ferie lunghe o chiusura stagionale, pur rientrando nell’organizzazione canonica di tutte le attività commerciali, ha debuttato tra i casi particolari da segnalare all’Agenzia delle Entrate tramite RT o tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.

Nell’ultima versione delle specifiche tecniche, la numero 11, la pausa dalle attività rappresenta una new entry nell’elenco di motivazioni che portano a comunicare all’Agenzia delle Entrate lo stato del Registratore Telematico come “fuori servizio”.

Il codice dettaglio 608, infatti, con l’ultimo aggiornamento indica i casi di “Magazzino/Periodo di inattività”.

Il cambio di stato può essere effettuato tramite i servizi online dell’Agenzia delle Entrate, anche affidandosi a un intermediario abilitato, o direttamente utilizzando le funzioni del Registratore Telematico.

In quali casi i ristoranti indicano come fuori servizio il Registratore Telematico per i periodi di ferie?

Per inquadrare le nuove regole introdotte con il provvedimento del 18 gennaio 2023 dell’Agenzia delle Entrate e individuare quali sono le attività chiamate a seguire, bisogna considerare che le nuove specifiche tecniche devono essere rispettate in presenza dei nuovi modelli di Registratore Telematico e di ServerRT che presentano istanza di approvazione dopo il 30 giugno 2023.

Per quelli già in uso le istruzioni aggiornate vanno seguite “solo nel caso di presentazione di istanza di variante successivamente al 30 giugno 2023”.

Un altro aspetto da considerare per la comunicazione delle ferie all’Agenzia delle Entrate tramite il cambio di stato del Registratore Telematico riguarda la durata delle vacanze estive o invernali.

Le novità riguardano i periodi di pausa superiore a 12 giorni: nulla cambia in caso di stop per una sola settimana, ad esempio.

Non a caso la stessa Agenzia delle Entrate cita le ferie lunghe o la chiusura stagionale come esempi di casi da considerare per la comunicazione dello stato di “fuori servizio”.

Nel testo si legge:

“Nel caso in cui l’interruzione dell’attività sia superiore ai 12 giorni (ad esempio ferie lunghe, chiusura stagionale, inutilizzo temporaneo, etc.) o se l’esercente non fosse in grado di conoscere la durata del periodo di inattività e di comunicarla a priori, il Registratore Telematico deve prevedere la possibilità di predisporre l’invio di un evento di tipo “fuori servizio”, codice 608 (magazzino/periodo di inattività), per comunicare al sistema l’inizio del periodo di inattività. In questo caso il RT tornerà “In servizio” alla prima trasmissione utile”.

Cambio di stato del Registratore Telematico per i periodi di ferie: regole e istruzioni

L’eventuale periodo di ferie superiore a 12 giorni, quindi, va segnalato all’Agenzia delle Entrate al pari di una situazione anomala o di malfunzionamento, pur essendo parte dell’organizzazione ordinaria delle attività.

Questa indicazione, d’altronde, è in linea con i chiarimenti già forniti dall’Agenzia delle Entrate con la risposta all’interpello numero 247 del 2022 in cui si sottolineava che lo stato “fuori servizio” del Registratore Telematico “consente all’Amministrazione di avere contezza di un problema in essere e di motivare eventuali mancate o tardive memorizzazioni e trasmissioni, totali o parziali, dei dati”.

In altre parole, se si cambia lo stato del Registratore Telematico prima di chiudere per le ferie motivandolo come periodo di inattività, l’Amministrazione finanziaria sa che è tutto nella norma nonostante l’assenza dell’ordinario flusso di dati. In tali casi, peraltro, il registratore telematico, alla prima trasmissione successiva o all’ultima trasmissione utile, provvede all’elaborazione e all’invio di un unico file contenente la totalità dei dati (ad importo zero) relativi al periodo di interruzione, nonché l’indicazione dei giorni di inattività per i quali l’esercente non ha effettuato l’operazione di chiusura giornaliera

Prevenire i dubbi e le segnalazioni dell’Agenzia delle Entrate è meglio che curarle: parafrasando un vecchio proverbio, è questo il senso della nuova comunicazione che passa dal Registratore Telematico.

Come chiarito dall’Agenzia delle Entrate a Confcommercio che ha richiesto chiarimenti in merito, non si tratta però di un obbligo per gli esercenti, ma di una facoltà.

E la mancata comunicazione non prevede sanzioni. Ma il messaggio è chiaro: seguendo la strada tracciata dalle ultime specifiche tecniche la comunicazione con l’Amministrazione finanziaria resta più fluida.