Data di emissione

La data di emissione della fattura, cosa c’è da sapere sul sistema elettronico

La data di emissione della fattura è un elemento obbligatorio ed essenziale del documento fiscale, e fa riferimento a quando la fattura viene creata e inviata.

La data di una fattura assume un’importanza centrale al fine del rispetto degli obblighi contabili e fiscali e, in particolare, incide sui termini per la detrazione dell’IVA. Dal punto di vista commerciale inoltre, questo elemento assume rilevanza anche sul fronte dei termini di pagamento (che possono variare dalla richiesta di saldo a vista fattura, oppure per esempio a 30, 60, 90 o 120 giorni dalla consegna del documento).

Con il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella elettronica è necessario distinguere tra la data di effettuazione dell’operazione e quella di trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI). Non è infatti obbligatorio trasmettere necessariamente la fattura il giorno stesso in cui è effettuata l’operazione, ferma restando la necessità di rispettare specifiche regole e tempistiche.

Data di emissione della fattura elettronica

I software per la fatturazione elettronica consentono di creare le proprie fatture nel sistema inserendo la data dell’operazione nel giorno della compilazione. La fattura può essere inviata immediatamente o successivamente, rispettando i termini di emissione previsti per le fatture immediate e per le fatture differite. A contare a livello ufficiale è sempre il giorno di processamento e invio. Per evitare errori o scomode variazioni, molti inviano al cliente una copia proforma (o di cortesia) del documento prima della trasmissione al SdI, in modo che ci sia il tempo e il modo di controllare che sia tutto corretto.

I tempi di invio della fattura elettronica dalla data di fatturazione sono chiaramente differenti dall’invio delle fatture cartacee.

Con il sistema elettronico, la data di invio e di ricezione da parte del cliente potrebbero non coincidere, in quanto successivamente alla trasmissione il Sistema di Interscambio effettua dei controlli automatici, e solo dopo questo passaggio il documento è messo a disposizione del destinatario. Se il SdI respinge la fattura, il documento non sarà valido ai fini fiscali e dovrà essere modificato prima di procedere a un altro invio. In particolare, in caso di scarto la fattura elettronica dovrà essere corretta e trasmessa nuovamente entro il termine di cinque giorni dall’invio dell’apposita notifica da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Tempi di invio fattura elettronica dalla data di fatturazione

Ma quindi qual è la data di emissione di una fattura elettronica?

Su questo punto sono necessari alcuni chiarimenti. Per l’emissione di una fattura elettronica ci sono 12 giorni di tempo a partire dalla data di effettuazione dell’operazione, che corrisponde al giorno in cui è erogato il bene o il servizio.

Questo termine, che coincide per l’appunto con il tempo concesso per l’invio al SdI, non deve essere confuso con la data riportata nell’apposito campo della fattura, all’interno della sezione Dati generali. In questo caso, e a prescindere da quando si invia il documento, bisognerà far sempre riferimento al giorno preciso in cui è avvenuta l’operazione fatturata.

L’invio in ritardo di una fattura elettronica può prevedere una sanzione, che in caso di violazioni avvenute dal 1° settembre 2024 è pari al 70%, con un minimo di 300 euro. Per le violazioni commesse fino al 31 agosto, la sanzione in caso di invio tardivo va dal 90% all’180% dell’imponibile non correttamente documentato (secondo quanto stabilito dall’art. 6 del DLgs. n 471/97), a meno che non si tratti di una fattura differita, che è concessa in alcuni casi (quando, ad esempio, un bene viene spedito e la cui consegna risulta con un documento di trasporto) e per la quale l’invio può avvenire entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è effettuata l’operazione.

Tra data di emissione della fattura ed effettuazione dell’operazione, intesa come conclusa, possono quindi passare anche dei giorni, a seconda che si tratti di fatture immediate o differite.

La ricezione della fattura elettronica può modificare i termini di detrazione dell’IVA in caso di acquisti. La detrazione deve avvenire entro il termine ultimo di presentazione della dichiarazione IVA relativa all’anno in cui si è svolta l’operazione. In base al D.L. 119/2018 però è possibile per i soggetti passivi IVA detrarre gli acquisti anche ricevuti e annotati entro il 15 del mese successivo a quello dell’operazione.