Il process mining consente di ottimizzare i processi aziendali perché mappa in tempo reale il modo in cui l’azienda lavora davvero. Analizzando i dati digitali già presenti nei software aziendali come l’ERP, questa tecnologia evidenzia sprechi, ritardi e colli di bottiglia oggettivi. Imprenditori e manager possono, dunque, eliminare le inefficienze, automatizzare attività ripetitive e ridurre i costi, basandosi su dati certi.
Indice
Oggi le aziende di qualsiasi dimensione, PMI comprese, hanno la possibilità di ottimizzare i propri flussi operativi facendo affidamento su un tesoro inestimabile: i dati. Una delle metodologie data-driven più efficienti in questo senso è il process mining, una tecnica che conduce una profonda analisi dei processi aziendali per individuare colli di bottiglia, ritardi e aree di miglioramento.
Possiamo considerare il process mining una metodologia a metà tra il data science (l’analisi pura dei dati) e il business process management (la gestione dei processi). A differenza del management tradizionale, che spesso si basa su interviste e modelli teorici, il process mining adotta però un approccio guidato dai dati. Invece di mostrare come i processi dovrebbero idealmente funzionare sulla carta, restituisce una fotografia nitida, oggettiva e trasparente di come funzionano effettivamente nella realtà quotidiana.
Trattandosi di un approccio data-driven, è chiaro che tutto parte proprio dai dati. Il percorso inizia con la raccolta dei dati di log (le tracce digitali che registrano automaticamente data, ora e autore di ogni singola azione) generati dai software aziendali come CRM, ERP o MES.
Questi dati grezzi vengono successivamente elaborati e trasformati in rappresentazioni visive, ossia in mappe dinamiche che offrono un disegno concreto di come si sviluppano i flussi operativi e che non di rado restituiscono una realtà ben più complessa e ramificata rispetto ai flussi teorici immaginati dal management.
Avendo a disposizione una rappresentazione visiva di questo tipo, i decisori aziendali hanno la possibilità di intercettare dinamiche nascoste come:
Una volta individuate queste criticità, l’azienda può implementare interventi mirati per ottimizzare i processi. Naturalmente, l’intero ciclo viene sostenuto da un monitoraggio costante, essenziale per valutare la qualità dei risultati ottenuti e garantire un miglioramento continuo nel tempo.
Il process mining è in grado di migliorare una vasta gamma di funzioni aziendali, specialmente quando l’azienda dispone di un ERP (uno strumento che, per sua natura, centralizza le informazioni di tutte le aree di business, dalla produzione alla logistica, passando per le vendite, fino alle risorse umane). Di conseguenza, il process mining può attingere a un unico grande database per ottimizzare l’intera organizzazione. Vediamo come agisce su vari settori.
In questo ambito, il process mining mappa il percorso delle merci dall’ordine del fornitore alla consegna finale. Consente di individuare immediatamente dove si accumulano i ritardi nei magazzini, quali fornitori non rispettano i tempi di consegna e dove i costi di trasporto lievitano. Il risultato è una catena di fornitura più snella, scorte ottimizzate e massima puntualità verso il cliente.
Nel settore finanziario, la tecnologia ottimizza i cicli di fatturazione e pagamento. Monitorando i log dell’ERP, il sistema individua anomalie come pagamenti duplicati, ritardi nelle approvazioni delle fatture o discrepanze nei flussi di cassa. La contabilità diventa, dunque, più fluida, gli errori umani si riducono e si favorisce anche una maggiore conformità alle normative fiscali.
Il process mining può analizzare ogni passaggio burocratico o digitale ed evidenziare i momenti in cui i nuovi clienti abbandonano la procedura o subiscono rallentamenti, ad esempio durante la verifica dei documenti. Ridurre questi attriti accelera i tempi di attivazione e aumenta il tasso di conversione.
Nel servizio clienti, la velocità e la precisione di risoluzione sono determinanti. Analizzando i dati del CRM e dei sistemi di ticketing, il process mining rivela perché alcune richieste rimangono bloccate e quali problemi richiedono troppi passaggi tra diversi operatori. Ottimizzando questi flussi, l’azienda può ridurre i tempi di attesa e migliorare la soddisfazione del cliente.
Nel commercio elettronico, è possibile esaminare l’intero viaggio dell’utente, dal clic sul carrello fino alla spedizione a casa, e comprendere i motivi nascosti dietro l’abbandono del carrello, i colli di bottiglia nella preparazione degli ordini o le inefficienze nella gestione dei resi. L’ottimizzazione di questi passaggi può contribuire ad aumentare le vendite dirette e fidelizzare i consumatori digitali.
Migliorare i processi e ridurre i costi sono obiettivi di qualsiasi tipo di azienda, sia essa una grande realtà o una PMI. I vantaggi del process mining sono evidenti:
Per quanto i benefici siano evidenti, va considerato che le aziende si trovano di fronte a sfide non indifferenti quando decidono di adottare il process mining. Solo per fare un esempio, disporre di dati di qualità è essenziale per sfruttare al massimo i vantaggi di questa metodologia. Le aziende – specialmente quando si parla di piccole e medie imprese – che utilizzano ancora software gestionali non interconnessi, con informazioni frammentate e isolate nei singoli reparti, possono incontrare molte più difficoltà a creare le basi necessarie per ottenere analisi veritiere ed efficaci.
È importante, quindi, rispettare prima alcuni requisiti infrastrutturali fondamentali e solo successivamente decidere di implementare nuove metodologie avanzate.
Il consiglio rimane comunque quello di muoversi in questa direzione quanto prima. Nel contesto economico attuale, infatti, chi impara a utilizzare strategicamente i dati ha la possibilità concreta di migliorare continuamente e consolidare il proprio posizionamento sul mercato di oggi e di domani.
Come abbiamo visto, uno dei requisiti fondamentali per adottare il process mining è disporre degli strumenti giusti in grado di raccogliere dati utili per le analisi successive.
Da questo punto di vista, l’ERP si rivela un software essenziale, a patto che sia di facile utilizzo per il personale e, allo stesso tempo, completo delle funzionalità più importanti per il business. Ne è un esempio TeamSystem Enterprise, l’ERP progettato per sostenere i processi delle grandi realtà e aiutare le PMI a implementare strumenti indispensabili per l’ottimizzazione della produttività.
Se questi requisiti sono presenti, come per TeamSystem Enterprise, l’ERP diventa indispensabile per:
Grazie a uno strumento integrato come TeamSystem Enterprise, le aziende possono abilitare grandi cambiamenti organizzativi basati su dati oggettivi. Scegliere la giusta tecnologia di gestione significa porre le basi per un’efficace trasformazione digitale e guidare il business verso una crescita solida e sostenibile.
