Come semplificare la burocrazia aziendale che rallenta la crescita di una PMI

Prendersi cura di un’azienda significa impiegare molto tempo nella definizione degli obiettivi, nell’impostazione dei processi e nell’analisi dei risultati. Allo stesso tempo, però, la salute di un’impresa dipende anche dalla corretta gestione della burocrazia aziendale, dal rispetto delle pratiche amministrative, delle normative, degli adempimenti fiscali e di numerosi altri obblighi che finiscono col sottrarre tempo prezioso alla creatività, all’innovazione e alle strategie di business.

Molte, infatti, sono le imprese e le PMI che vedono rallentare lo sviluppo e la crescita delle proprie attività a causa dell’eccessiva burocrazia. Un problema che può essere agevolmente risolto se adottando le giuste strategie e si utilizzano gli strumenti adeguati.

In questa guida, scopriremo come semplificare la burocrazia aziendale e avere più tempo da dedicare alla crescita del business.

Burocrazia aziendale: cos’è

Prima di tutto cerchiamo di chiarire cosa s’intende per burocrazia aziendale. Con questo termine ci si riferisce all’insieme di procedure, regolamenti, processi e pratiche amministrative che un’organizzazione deve seguire per gestire le sue attività quotidiane, rispettare le normative, mantenere la conformità legale e affrontare le questioni finanziarie, amministrative e fiscali.

È chiaro, quindi, che parliamo di un’area fondamentale di cui prendersi cura per evitare ogni tipo di rischio.

Non è possibile, dunque, parlare di burocrazia aziendale senza far riferimento all’organizzazione. Mantenere una corretta organizzazione aziendale, infatti, aiuta a semplificarne anche la burocrazia, in particolare:

• mantenendo una documentazione chiara e dettagliata di tutte le attività aziendali, transazioni finanziarie, contratti e comunicazioni;
• tenendo traccia delle entrate, delle spese e delle dichiarazioni fiscali;
• ricordando le scadenze fiscali e quelle relative alla presentazione di documenti periodici;
• assicurandosi che il personale sia adeguatamente formato sulle procedure aziendali, le normative e i requisiti fiscali.

Vediamo più nel dettaglio cosa fare e quali strumenti adottare per snellire i processi aziendali e semplificare la burocrazia che spesso tende a rallentare la crescita delle PMI.

Snellire la burocrazia aziendale: cosa dice l’Unione Europea

Nel febbraio 2025, la Commissione Europea ha adottato il cosiddetto pacchetto Omnibus, un insieme di misure destinate a semplificare le normative in tema di sostenibilità riducendo gli oneri amministrativi per le imprese di almeno il 25%, e del 35% per le PMI. Lo scopo è quello di alleggerire il carico burocratico e semplificare i processi aziendali relativi, senza venire meno agli obiettivi del Green Deal. Le normative coinvolte sono:

• la Tassonomia Ue, che definisce le attività economiche sostenibili;
• la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), la direttiva che obbliga le aziende a rendicontare il loro impatto ambientale e sociale (rendicontazione di sostenibilità);
• la CSDDD (Corporate Sustainability Due Diligence Directive), la direttiva sulla due diligence di sostenibilità, che prevede l’obbligo di identificare, prevenire e mitigare gli impatti negativi legati ai diritti umani e all’ambiente lungo la catena di fornitura;
• la CBAM (Carbon Border Adjustment Mechanism), il meccanismo per ridurre le emissioni di CO2 derivanti dalle importazioni in Europa.

Scopriamo le principali modifiche previste dal pacchetto Omnibus.

• Riduzione degli obblighi di rendicontazione: l’applicazione della CSRD sarà obbligatoria solo per imprese di grandi dimensioni, quelle cioè con più di 1.000 dipendenti; saranno esonerate invece le PMI riducendo così dell’80% il numero di aziende tenute a pubblicare il Report di sostenibilità.
• Rinvio di due anni degli obblighi di rendicontazione di sostenibilità per le aziende che rientrano nell’ambito di applicazione della CSRD.
• Revisione della Tassonomia Ue: le nuove regole rendono facoltativa la rendicontazione delle attività allineate, semplificano la quantità e la qualità di informazioni richieste e restringono il perimetro delle aziende tenute a rendicontare le attività allineate a quelle con più di 1000 dipendenti. Prevedono l’esenzione dalle valutazioni per tutte le attività che non superano il 10% del fatturato.
• Semplificazione del CBAM: prevede un’esenzione per i piccoli importatori.
• Rinvio dell’entrata in vigore della normativa CSDD al 2028, così da concedere alle imprese più tempo per conformarsi ai nuovi obblighi.
• Modifica di alcuni requisiti di responsabilità legale della CSDD, rendendoli meno severi. L’obbligo di monitoraggio della catena di approvvigionamento passerà da annuale a quinquennale, mentre non sarà più obbligatorio interrompere i contratti con i fornitori non conformi.

Secondo le prime stime, se adottate tali proposte potrebbero portare a un risparmio complessivo di circa 6,3 miliardi in termini di costi amministrativi annuali.

Burocrazia aziendale: 6 consigli per semplificarla

L’adozione delle linee guida dettate dalla Commissione Europea non basta però da sola a snellire i processi della burocrazia aziendale, insieme alla compliance normativa è fondamentale infatti scegliere un approccio strategico. Ecco 6 consigli utili per semplificare la burocrazia nelle PMI.

1. Automatizzare i processi

Oggi le nuove tecnologie tendono la mano agli imprenditori per gestire al meglio qualsiasi attività aziendale. La burocrazia non è esclusa, con la possibilità di automatizzare diversi tipi di processi, a partire dalle procedure di fatturazione e relativi pagamenti (fatturazione elettronica) fino all’elaborazione delle buste paga.

2. Affidarsi a un (buon) consulente fiscale

È una delle strade più battute dagli imprenditori: rivolgersi a un consulente fiscale permette di togliersi il peso della gestione della burocrazia aziendale legata agli e di dedicarsi ad altre attività utili alla crescita del business.

Tuttavia, esistono delle attenzioni da dedicare alla scelta del giusto consulente fiscale. Delegare i compiti relativi agli adempimenti fiscali ad un professionista non significa potersene disinteressare del tutto. Inoltre, è necessario trovare il consulente più adatto in base alle esigenze dell’azienda.

3. Formare il personale

La formazione del personale sulle normative e le procedure burocratiche è spesso sottovalutata nelle aziende, eppure rappresenta un punto a favore nella gestione della burocrazia.

Formando adeguatamente il personale è possibile:

• ridurre gli errori, per esempio nella compilazione di documenti, nella presentazione di dichiarazioni fiscali o nella gestione delle procedure amministrative;
• sviluppare un senso di responsabilità e un senso di appartenenza, con un maggiore impegno da parte del personale nel rispettare procedure e comunicare efficacemente con colleghi, fornitori o autorità regolatorie.

4. Definire i ruoli e standardizzare i processi

Fondamentale, inoltre, è stabilire una struttura organizzativa chiara.

Ruoli e responsabilità devono essere ben definiti, in modo che ogni attività possa essere gestita dalla persona più competente;

stabilire procedure standardizzate per le attività comuni, inoltre, consente ai dipendenti di sapere esattamente cosa fare in determinate situazioni.

Questo riduce la confusione e aumenta l’efficienza.

5. Valutare le possibili agevolazioni fiscali

È bene ricordare di dare sempre un’occhiata all’introduzione di eventuali agevolazioni fiscali per le aziende. Spesso il Governo o le Regioni mettono a disposizione incentivi legati all’innovazione e alla ricerca, per l’assunzione di personale o per promuovere l’adeguamento a normative specifiche.

Oltre a rimanere sempre aggiornati sulle modifiche normative, dunque, è importante prestare attenzione anche agli incentivi che aiutano non solo a risparmiare, ma anche a migliorare le prestazioni aziendali.

6. Digitalizzare

L’implementazione di strumenti digitali all’avanguardia per la gestione documentale, la comunicazione interna e la pianificazione delle attività contribuisce a snellire i vari processi aziendali. Oggi basta affidarsi a software per la gestione e organizzazione aziendale: gestionali che servono non solo a migliorare i processi e pianificare le attività in azienda, ma anche a gestire correttamente gli adempimenti burocratici e fiscali.

Ne è un esempio TeamSystem Enterprise, il software ERP che facilita il processo di digitalizzazione delle aziende.

Oltre alle funzionalità di controllo del budget, gestione delle attività, CRM e amministrazione e gestione del personale, infatti, TeamSystem Enterprise aiuta l’azienda a gestire l’area amministrativa.

Grazie al software di TeamSystem è possibile:

• monitorare e gestire i flussi di cassa;
• gestire in tempo reale tutti i movimenti finanziari;
• accedere alle indicazioni per la compilazione delle dichiarazioni fiscali periodiche (F24, IVA, Modello Unico ecc.) per avere sempre una visione a 360 gradi sull’andamento del business;
• il tutto, con un aggiornamento costante nel sistema delle normative in vigore.

Come abbiamo visto, semplificare la burocrazia aziendale è fondamentale perché permette di risparmiare tempo, denaro e risorse, migliorando la produttività e la competitività dell’azienda. Inoltre, una burocrazia semplificata può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, migliorare le relazioni con i clienti e ridurre i rischi legati a errori amministrativi. In definitiva, semplificare la burocrazia è un investimento che può contribuire al successo a lungo termine della tua impresa.