Ottimizzare i flussi di lavoro del Consulente: dove l’AI può far crescere il valore

La digitalizzazione sta radicalmente trasformando il ruolo dello Studio di Consulenza del lavoro, non più solo gestore di adempimenti fiscali o normativi, ma vero e proprio partner strategico per le aziende clienti. In questo contesto l’adozione dell’Intelligenza Artificiale per Consulenti del lavoro rappresenta una leva fondamentale: non si tratta di sostituire il Professionista, bensì di liberarlo dalle attività ripetitive per concentrarsi su operazioni di valore più elevato. L’AI per Consulenti non è più uno scenario futuristico, ma è componente essenziale nell’ottimizzazione dei flussi di lavoro: l’AI è infatti in grado di rendere più efficaci le attività consulenziali, riducendo quelle ripetitive e liberando tempo per una collaborazione più strategica. Dall’automazione e analisi predittiva applicata alla gestione paghe, alle Risorse Umane e alla relazione con i clienti agli agenti virtuali, che permettono di accedere a un’assistenza più rapida: i benefici non sono solo per i Professionisti, ma anche per i clienti dello Studio. In questa guida scopriremo, attraverso esempi concreti, come integrare l’AI nei workflow dello Studio.

Il workflow del Consulente del lavoro

Il workflow tipico di uno Studio di Consulenza prevede numerose attività come la raccolta dati dal cliente, elaborazione paghe, gestione delle comunicazioni obbligatorie, reporting, consulenza preventiva, risposte ad adempimenti vari. Spesso molte di queste operazioni sono time-consuming e a basso valore aggiunto e, in assenza di un adeguato supporto tecnologico, le criticità principali sono:

• spreco di risorse e di tempo impiegati per attività manuali e ripetitive;
• margini di errore molto elevati per le operazioni eseguite manualmente;
• poco tempo residuo da dedicare ad attività consulenziali e di valore.

L’adozione di strumenti di Intelligenza Artificiale per Consulenti del lavoro consente al contrario di ripensare questi processi, eliminando o riducendo il peso delle attività di routine (analisi dei dati, monitoraggio delle prestazioni) tramite l’automazione e facendo spazio a una consulenza strategica.

Strumenti AI per Consulenti del lavoro

L’impiego diffuso di sistemi basati sull’AI nei flussi di lavoro dei Consulenti sta rivoluzionando il contesto di riferimento, aumentando l’efficienza operativa e la produttività degli Studi e offrendo più valore agli stessi clienti. Vediamo in che modo.

Automazione dei processi operativi

Molte delle moderne soluzioni AI permettono di automatizzare attività di routine nell’amministrazione del personale, come la gestione delle buste paga, le assunzioni, la gestione di ferie e permessi o la formazione. Si tratta di integrare all’interno del proprio sistema software adeguati che, tramite modelli di Machine Learning, sono in grado di gestire i dati dal cliente, controllare incongruenze e generare output. L’AI è in grado, per esempio, di compilare e inviare pratiche verso gli istituti previdenziali. In questo modo, per il Consulente si riduce drasticamente il tempo dedicato a compiti di poco valore per concentrarsi su una consulenza più mirata e offrire servizi migliori.

Analisi predittiva e consulenza strategica

L’IA non serve solo per fare le cose, ma anche per sapere cosa fare. Modelli AI e algoritmi di Machine Learning possono aiutare i Consulenti del lavoro ad analizzare grandi quantità di dati, interpretarli e fornire modelli predittivi e suggerimenti utili per prendere decisioni strategiche per la gestione del personale.

Ad esempio, analizzando dati storici come costi del lavoro, turnover, ore straordinarie, assenteismo, è possibile generare modelli per pianificare meglio la forza lavoro, risparmiare sugli straordinari o migliorare il tasso di retention attraverso l’identificazione dei dipendenti ad alto rischio di abbandono del posto di lavoro.

Non solo: l’AI è in grado, inoltre, di analizzare l’organigramma dell’azienda cliente, lo storico delle assunzioni, i trend del mercato e proporre scenari per l’assunzione, la formazione o la riorganizzazione. Per lo Studio e per l’azienda cliente ciò significa passare dalla pura elaborazione a un ruolo di business partner che anticipa scenari, propone soluzioni e genera valore percepito.

Relazione con il cliente e supporto operativo

L’uso di agenti virtuali come i chatbot basati sull’AI migliora l’assistenza al cliente. Progettati per gestire le attività quotidiane e le esigenze specifiche della clientela sono in grado di rispondere alle domande dei dipendenti dell’azienda cliente in merito a ferie, permessi, policy interne, cedolini o altro e sono inoltre capaci di fornire raccomandazioni basate su dati o informazioni in tempo reale.

In questo caso l’AI aiuta a personalizzare i servizi offerti ai clienti; alcuni assistenti possono per esempio essere customizzati per fornire supporto a una categoria specifica di lavoratori.

Questo si traduce in un minor carico di lavoro per lo Studio, tempi di risposta più rapidi per l’azienda, migliore percezione del servizio e fidelizzazione del cliente che percepisce un servizio più moderno, rapido, proattivo.

I vantaggi dell’AI per lo Studio e i clienti

L’impatto dell’AI coinvolge tanto gli Studi professionali quanto i clienti.

Per lo Studio di consulenza i principali vantaggi riguardano:

• la riduzione dei tempi operativi e la possibilità di riorientare risorse verso attività di valore;
• una maggiore efficienza e quindi margini potenzialmente più elevati;
  miglioramento della qualità del servizio, riduzione errori manuali e consolidamenti della reputazione;
• fidelizzazione dei clienti grazie a servizi innovativi.

Per l’azienda cliente i benefici includono:

• risposte più rapide e accurate su diverse questioni HR;
• dipendenti che trovano risposte immediate).
• riduzione dei rischi (ad esempio errori amministrativi o sanzioni);
• utilizzo dei dati aziendali come fonte di insight per migliorare la produttività e l’efficienza e prendere decisioni più consapevoli.

L’apporto della tecnologia nell’ottimizzazione del flusso

In questo contesto piattaforme come TeamSystem Studio HR diventano un partner strategico dello Studio professionale in termini di efficienza, precisione e crescita professionale. La soluzione integrata con il gestionale di Studio permette al Professionista di creare un nuovo ecosistema digitale con le proprie aziende clienti e i loro dipendenti.

Aiuta infatti il Consulente del lavoro a gestire meglio le Risorse Umane per le aziende clienti, condividere documenti, informazioni, report e offrire nuovi servizi di consulenza in ambito HR. Dall’altro lato permette alle aziende clienti di collaborare in tempo reale con i propri Consulenti, di avere a disposizione dati sempre aggiornati sul proprio andamento e di accedere a tutte le informazioni del dipendente e alla sua storia professionale (passaggi di livello, variazioni di contratto, cessazioni e riassunzioni).

Non solo: il modulo offre alle aziende la possibilità di attivare funzionalità self-service per i dipendenti e supporto costante nelle scelte da prendere.