Delega unica, cos’è e cosa cambia per i commercialisti

Introdotta dalla fine dello scorso anno, la delega unica snellisce le operazioni che autorizzano gli intermediari all’accesso ai servizi fiscali online dei clienti. Un focus sulla gestione della procedura da parte dei commercialisti

Attesa da tempo, con il fine di rendere più agevole il rapporto di intermediazione, la delega unica ha fatto il suo debutto dall’8 dicembre 2025.

L’invio di un unico modello consente di gestire gli accessi ai servizi dell’Agenzia delle Entrate e dell’Agenzia delle Entrate Riscossione. Si tratta di una forma di semplificazione nel rapporto tra commercialisti e clienti, che porta alla necessità però di gestire al meglio l’intero flusso di conferimento ed eventuale successiva revoca delle deleghe.

Se dal lato del cittadino la procedura si snellisce drasticamente, per gli studi professionali l’impatto operativo è notevole.

Vediamo nel dettaglio come funziona la delega unica, come si trasmette e quali sono i riflessi operativi per i commercialisti.

Cos’è la delega unica e quali servizi include

Fatta eccezione per le deleghe legate all’acquisizione dei dati ISA e per l’elaborazione della proposta di Concordato Preventivo Biennale, così come per l’accesso ai dati delle dichiarazioni precompilate, la delega unica è diventata l’unica strada percorribile per abilitare gli intermediari.

Il modello definitivo (definito con il provvedimento del 2 ottobre 2024) permette di delegare contemporaneamente i seguenti servizi:

• Consultazione del cassetto fiscale delegato;
• Servizi di fatturazione elettronica e corrispettivi telematici;
• Acquisizione dei dati ISA e propedeutici al Concordato Preventivo Biennale;
• Servizi online dell’Agenzia delle Entrate-Riscossione (AdER).

Cosa è cambiato quindi nel concreto?

Se in precedenza per gestire la posizione di un cliente il commercialista doveva richiedere e inviare deleghe separate per i diversi servizi, la procedura operativa da dicembre dello scorso anno supera la frammentazione.

Con un solo modello il cliente conferisce (e il professionista acquisisce) l’accesso a tutti i principali servizi telematici sia dell’Agenzia delle Entrate che della Riscossione.

Si uniformano di conseguenza anche le scadenze delle deleghe. Le nuove abilitazioni concesse scadranno il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello del conferimento, rendendo molto più semplice la pianificazione dei rinnovi massivi da parte dello studio.

La delega unica spinge inoltre verso la digitalizzazione. Se in precedenza i moduli erano di prassi gestiti in modalità cartacea, la nuova procedura cambia approccio, con i conseguenti impatti sul fronte dell’obbligo di dotarsi di firma digitale o firma elettronica avanzata.

Se all’apparenza quindi a cambiare è solo la forma, la delega unica incide in maniera sostanziale nel rapporto tra intermediari e clienti.

Delega unica, invio a due vie

Cittadini e imprese possono attivare la delega seguendo due canali alternativi.

Il delegante può agire in prima persona, tramite la procedura attiva nell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate.

La delega unica può essere conferita anche per il tramite dell’intermediario. Il commercialista può inviare i dati per conto del cliente tramite il proprio profilo web, seguendo una procedura specifica.

Nel dettaglio, per l’invio da parte dei professionisti è necessario trasmettere un file XML conforme alle specifiche tecniche del provvedimento del 7 agosto 2025, firmato elettronicamente dal delegante.

Ed è questa una delle principali novità del nuovo processo.

La firma della delega unica: dall’analogico al digitale

In precedenza il commercialista faceva firmare un modulo cartaceo al cliente, ne fotocopiava il documento d’identità, annotava l’operazione in un registro cronologico cartaceo o informatico (che lo studio doveva conservare per eventuali controlli della Guardia di Finanza o dell’Agenzia) e inviava la delega telematicamente.

Con la delega unica questo sistema scompare. La “prova” del consenso del cliente deve essere inserita direttamente nel file d’invio sotto forma di firma elettronica.

Le regole cambiano in base alla natura del cliente:

• aziende, società e partite IVA devono firmare il file XML usando una firma digitale qualificata (es. chiavetta USB/Smart Card della Camera di Commercio, CNS) oppure tramite la CIE (Carta d’Identità Elettronica);
• per i clienti privati (senza Partita IVA), lo studio può utilizzare i propri software per far apporre al cliente una firma elettronica non qualificata, controfirmando successivamente il file.

Conclusa l’operazione di firma, l’operatore torna alla procedura web sul portale dell’Agenzia ed inserisce nuovamente il codice fiscale del delegante, caricando il file ottenuto (in formato p7m). L’acquisizione della delega si conclude con l’inserimento del PIN dell’intermediario delegato.

Nonostante la procedura richieda qualche passaggio tecnico in più (firma, controfirma, upload), il lato positivo è la velocità di risposta del sistema.

Mentre in passato per alcune deleghe bisognava attendere giorni, l’elaborazione di questo file XML firmato digitalmente è automatica: al commercialista basta aggiornare la pagina e interrogare la sezione di riepilogo (“Chi mi ha delegato”) per vedere il cliente già attivo e iniziare a lavorare subito sul suo cassetto fiscale o sulla sua Riscossione.

Come già detto, le nuove deleghe uniche scadranno il 31 dicembre del quarto anno successivo a quello del conferimento.

Per quanto riguarda il passato, le vecchie deleghe attivate entro il 5 dicembre restano valide fino alla loro scadenza naturale, e comunque non oltre il 28 febbraio 2027.

I riflessi operativi per lo studio professionale

Una volta conferita la delega, l’operatività del commercialista si articola in tre fasi fondamentali all’interno dell’area riservata.

Prima di poter fare qualsiasi cosa, l’intermediario ha l’obbligo di accettare formalmente e una tantum le condizioni generali di utilizzo (Provvedimento 2 ottobre 2024, punto 9.1), impegnandosi al rispetto della normativa sulla privacy.

Dal punto di vista pratico, entrando nella sezione deleghe della propria area riservata apparirà un avviso specifico. Senza questa convalida iniziale, le deleghe non diventeranno efficaci.

Se il cliente attiva la delega in autonomia, il professionista non deve inviare alcun file XML ma ha la necessità di verificare l’esito della procedura. Nella sezione Deleghe della propria area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate è necessario consultare Chi mi ha delegato.

In questa sezione è possibile filtrare i clienti per codice fiscale, verificare lo stato dei servizi attivi e monitorare le vecchie deleghe in scadenza entro il termine del 28 febbraio 2027.

È inoltre possibile esportare l’elenco in formato CSV, utile per l’importazione nei gestionali di studio e per pianificare i futuri rinnovi.

Nel caso in cui un rapporto professionale si interrompa (es. chiusura attività o cliente irreperibile che non provvede alla revoca), lo studio rischierebbe di mantenere l’accesso a dati sensibili senza averne titolo. Per risolvere lo stallo, il professionista può esercitare la rinuncia unilaterale.

Sempre dalla sezione Chi mi ha delegato, basta individuare la posizione e selezionare l’opzione Rinuncia, che sarà totale per tutti i servizi precedentemente conferiti.