La prima nota

La prima nota è un registro elementare che non richiede particolari formalità e nessuna obbligatorietà. Essa viene utilizzata per registrare i movimenti economici e finanziari di un’azienda.
La prima nota dovrebbe, quindi, contenere tutte le operazioni effettuate dall’azienda. In base alle dimensioni dell’impresa e in relazione al numero di operazioni da rilevare, la prima nota può anche essere divisa in:

• Prima nota cassa, dove si registrano solo le operazioni caratterizzate da movimentazioni di denaro contante;
• Prima nota banca, in cui si annotano tutte le altre operazioni documentate da cambiali, fatture, assegni per cui non c’è stata ancora nessuna movimentazione di denaro contante. In questo caso, si parla anche di “prima nota fuori cassa”.

La prima nota non è un documento obbligatorio. Per questo motivo non esistono modelli di riferimento, ma ciascuna azienda può scegliere il modello da utilizzare, in maniera libera. È, quindi, possibile tenere traccia dei movimenti di prima nota con:

• Moduli cartacei;
• Fogli di calcolo di Excel;
• Software – nel caso in cui l’impresa debba gestire un elevato numero di operazioni (non solo operazioni relative alle movimentazioni finanziarie).

Infatti, in prima nota, oltre agli incassi e ai pagamenti, è possibile annotare anche le fatture emesse, il ricevimento di fatture d’acquisto, le operazioni riferite a costi sostenuti non documentati da fatture, l’erogazione di un finanziamento, l’accredito di un contributo, e così via.
Come è facile da intuire, la gestione della prima nota può essere più o meno analitica e avere al suo interno informazioni più o meno dettagliate, in base alle esigenze dell’azienda o dell’imprenditore.
Quali sono gli elementi all’interno della prima nota?

1. Data dell’operazione;
2. Descrizione dell’operazione;
3. Importo, con indicazione dell’entrata di cassa o dell’uscita di cassa, in base ovviamente al tipo di operazione a cui l’importo fa riferimento;
4. Riferimento ad un documento contabile;
5. Saldo al termine di ciascuna operazione.

Come già detto, la prima nota non è un documento obbligatorio per legge. Per questa ragione, il numero di informazioni che possono essere annotate in prima nota varia in base alle operazioni che l’impresa vuole considerare. Quali sono i vantaggi nella compilazione della prima nota, sebbene non obbligatoria?

• La prima nota è uno strumento utile al commercialista per l’inserimento delle operazioni nel programma di gestione contabile.
• La prima nota è uno strumento utile all’impresa per il monitoraggio e la gestione dell’andamento del business.

Tuttavia, se l’azienda non ha interesse nel rilevare tutte le movimentazioni economico-finanziarie, è comunque importante tenere traccia in prima nota di almeno le movimentazioni di cassa. Questo perché per le movimentazioni di banca esistono altri documenti consultabili – come ad esempio gli estratti conto.