Prima nota contabile: come gestirla e registrarla correttamente
La prima nota è il registro preliminare dei movimenti bancari e di cassa. Per gestirla e registrarla correttamente, servono ordine, dati completi e una procedura chiara che mantenga allineati cassa, banca e contabilità. In questo articolo vediamo quali accorgimenti adottare e come gli strumenti digitali possano aiutare a rendere il processo più semplice.
Differenza tra prima nota cassa e prima nota banca
La prima nota cassa raccoglie tutti i movimenti in contanti gestiti dall’attività, mentre la prima nota banca riguarda le operazioni registrate sul conto corrente. Distinguere i due prospetti permette di mantenere separati i flussi di cassa e di banca, così da avere un controllo più ordinato e una registrazione contabile sempre coerente, con differenze applicative in base al contesto, come nel caso della prima nota per le associazioni.
Come si registra una prima nota
La registrazione della prima nota parte dalla compilazione di un prospetto ordinato in cui ogni movimento viene riportato in modo chiaro e completo. Per ogni operazione è necessario indicare data, descrizione, importo, natura del movimento (entrata o uscita) e il relativo riferimento contabile o fiscale, come fattura, ricevuta o bonifico. Rientrano nella prima nota tutte le operazioni che incidono sulla liquidità: pagamenti e incassi, versamenti e prelievi di contante, movimenti bancari e utilizzo di carte. Ogni voce deve essere registrata nel momento in cui avviene, così da mantenere aggiornato il quadro finanziario.
Documenti e dati necessari per la registrazione
La qualità della registrazione della prima nota dipende dai documenti che supportano ogni movimento. Oltre ai dati riportati nel prospetto è necessario disporre dei relativi giustificativi: fatture di vendita e di acquisto, ricevute, scontrini, note di incasso e pagamento, contabili bancarie, quietanze. Una buona archiviazione, anche digitale, permette di risalire rapidamente a ogni operazione, estratti conto e contabilità generale e rispondere con precisione a eventuali controlli interni o esterni.
Esempio pratico di registrazione prima nota
Immaginiamo un incasso di 1.000 euro tramite bonifico per una fattura di vendita. Nella prima nota verranno indicati: data dell’operazione, descrizione (ad esempio “incasso fattura n. 15/2025”), importo, natura del movimento (entrata) e riferimento alla fattura e al movimento di banca. Se nello stesso giorno l’azienda paga il canone di locazione con addebito bancario, registrerà un’uscita con dati analoghi. In questo modo la prima nota banca rende immediato l’effetto di ogni operazione sulla liquidità.
Vantaggi della gestione digitale della prima nota
Digitalizzare la prima nota significa dare continuità e struttura a un’attività che richiede precisione quotidiana. Un software prima nota centralizza i movimenti, mantiene allineati cassa, banca e documenti e permette di ricostruire con chiarezza il percorso di ogni operazione. Con la registrazione prima nota TeamSystem, gestita direttamente in Contabilità in Cloud, i dati restano ordinati e sempre coerenti con la contabilità generale. Il processo diventa più lineare e la lettura dei flussi finanziari risulta immediata, rendendo la prima nota un supporto affidabile per la gestione amministrativa di ogni giorno.
