Come funziona la fattura proforma e quando si utilizza
La fattura proforma è uno strumento che supporta professionisti e imprese nella gestione preliminare della fatturazione, permettendo di condividere in anticipo importi, voci di spesa e condizioni economiche con il cliente. La sua adozione consente di ottimizzare il processo amministrativo, limitare errori e garantire un confronto chiaro e strutturato prima dell’emissione della fattura fiscale.
Cos’è la fattura proforma
La fattura proforma è un documento informativo che anticipa la fattura fiscale e che, pur avendo un aspetto simile a quest’ultima, non genera obblighi di pagamento. È utilizzata per fornire un riepilogo chiaro delle prestazioni e degli importi, mantenendo però una funzione preparatoria rispetto alla documentazione contabile ufficiale. Essendo priva di valore fiscale, non concorre alla determinazione dei ricavi e non richiede registrazione nelle scritture contabili.
A cosa serve la fattura proforma
La fattura proforma serve per fornire un riepilogo preliminare degli importi e delle prestazioni, offrendo a entrambe le parti uno strumento di controllo prima della fattura fiscale.
Per il cliente:
- controllare prezzi, quantità e correttezza dei dati fiscali prima della conferma definitiva. Per il fornitore:
- ridurre il rischio di errori ed evitare l’emissione di note di credito per stornare fatture errate.
Quando si utilizza la fattura proforma
La fattura proforma viene utilizzata in tutte le situazioni in cui è necessario fornire al cliente un documento di riepilogo prima di procedere con la fattura ufficiale.
In particolare, è impiegata quando:
- si richiede la validazione degli importi prima dell’emissione della fattura definitiva;
- si anticipano prestazioni professionali o attività di consulenza la cui fatturazione avverrà solo al pagamento;
- si devono concordare condizioni economiche o variazioni prima della fatturazione vera e propria;
- si lavora con clienti che necessitano di un documento formale per approvare internamente la spesa;
- non è ancora avvenuto il pagamento e si vuole evitare l’attivazione immediata degli obblighi IVA.
Una volta ricevuto il pagamento, il fornitore procede all’emissione della fattura fiscale definitiva, unico documento valido ai fini contabili e IVA.
Differenza tra fattura proforma e altri documenti contabili
La fattura proforma si distingue dagli altri documenti contabili perché non incide sulla contabilità: non registra operazioni, non modifica importi già fatturati e non sostituisce i documenti fiscali. A differenza di fatture, note di credito e note di addebito, che intervengono su operazioni già contabilizzate, la proforma ha una funzione esclusivamente preliminare e viene utilizzata prima dell’emissione dei documenti ufficiali o delle eventuali rettifiche. Non va confusa nemmeno con una nota proforma, talvolta utilizzata come documento riepilogativo ma altrettanto priva di valore fiscale. Rispetto al preventivo, infine, non rappresenta una proposta economica, ma un riepilogo già definito e pronto per la fatturazione definitiva.
Come si compila la fattura proforma?
La fattura proforma presenta una struttura simile a quella della fattura fiscale, ma richiede alcuni accorgimenti specifici per distinguerla dai documenti ufficiali.
Per essere compilata correttamente deve riportare:
- la dicitura ben visibile “fattura proforma”, inserita nella parte iniziale del documento;
- una numerazione indipendente e non collegata in alcun modo alla numerazione fiscale;
- l’indicazione obbligatoria da inserire a piè di pagina, “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”
Perché gestire le fatture proforma con software digitali
Gestire le fatture pro forma con strumenti digitali consente di velocizzare la compilazione del documento, applicare correttamente le diciture obbligatorie e mantenere una numerazione separata rispetto alle fatture fiscali. I software permettono inoltre di trasformare la proforma in fattura definitiva senza reinserire i dati, riducendo il rischio di errori e rendendo più lineare l’intero processo.
La gestione digitale agevola l’archiviazione e la tracciabilità dei documenti, offrendo una visione chiara delle operazioni in corso e dei pagamenti attesi. Soluzioni come Contabilità in Cloud di TeamSystem integrano queste attività in un unico ambiente, migliorando l’organizzazione amministrativa e supportando una gestione più precisa ed efficiente della fatturazione.
