Amministratore di condominio: competenze, responsabilità e attività operative

La gestione di un edificio in condominio richiede una figura in grado di coordinare rapporti tra proprietari, fornitori e altri soggetti coinvolti. L’amministratore di condominio svolge questo ruolo nell’ambito dei poteri e degli obblighi definiti dal codice civile e dalle relative disposizioni di attuazione.

Chi assume l’incarico può essere chiamato a rispondere delle proprie scelte e degli eventuali inadempimenti, secondo la natura delle attività svolte e delle violazioni commesse. Per questo l’amministrazione condominiale richiede competenze giuridiche, contabili e organizzative, oltre alla capacità di gestire rapporti con i condomini e rispettare gli adempimenti previsti.

Questo articolo analizza il ruolo dell’amministratore condominiale partendo dai requisiti previsti dalla legge, per poi descrivere le principali responsabilità operative e il percorso formativo necessario per svolgere professionalmente l’attività.

Indice

• Chi è l’amministratore di condominio e quali requisiti deve possedere
• Le principali responsabilità dell’amministratore
  • Gestione economica e contabile del condominio
  • Esecuzione delle delibere assembleari
  • Conservazione della documentazione condominiale
• Le attività operative nella gestione quotidiana
  • Convocazione delle assemblee
  • Gestione dei fornitori e degli interventi
  • Ripartizione delle spese condominiali
• Come diventare amministratore di condominio
• Gli strumenti digitali a supporto dell’amministrazione condominiale
• Domande frequenti sull’amministratore di condominio

Chi è l’amministratore di condominio e quali requisiti deve possedere

La figura dell’amministratore è disciplinata principalmente dagli articoli 1129, 1130 e 1131 del codice civile e dall’articolo 71-bis delle disposizioni di attuazione. La riforma del condominio introdotta dalla Legge 220/2012 ha definito in modo più puntuale requisiti, attribuzioni e obblighi legati all’incarico.

L’articolo 71-bis individua i requisiti necessari per poter svolgere l’attività di amministratore di condominio. In particolare, possono assumere l’incarico coloro che:

• hanno il godimento dei diritti civili;
• non hanno riportato le condanne indicate dalla normativa per determinati delitti contro la pubblica amministrazione, l’amministrazione della giustizia, la fede pubblica, il patrimonio o per altri specifici delitti non colposi;
• non sono stati sottoposti a misure di prevenzione divenute definitive, salvo intervenuta riabilitazione;
• non sono interdetti o inabilitati;
• non risultano annotati nell’elenco dei protesti cambiari;
• hanno conseguito il diploma di scuola secondaria di secondo grado;
• hanno frequentato un corso di formazione iniziale e svolgono attività di formazione periodica in materia di amministrazione condominiale.

I requisiti relativi al diploma e alla formazione iniziale e periodica non sono richiesti quando l’amministratore viene scelto tra i condomini dello stesso stabile. La normativa prevede inoltre una disciplina transitoria per chi aveva già svolto l’attività per almeno un anno nei tre anni precedenti l’entrata in vigore della riforma: in questo caso non sono richiesti il diploma e il corso iniziale, mentre resta fermo l’obbligo di formazione periodica.

La perdita dei requisiti di onorabilità indicati dalle lettere da a) a e) dell’articolo 71-bis comporta la cessazione dall’incarico. La legge ammette inoltre che l’amministrazione venga affidata a società disciplinate dal titolo V del libro V del codice civile: in questo caso i requisiti devono essere posseduti dai soggetti individuati dalla norma, tra cui amministratori, soci illimitatamente responsabili e dipendenti incaricati delle funzioni di amministrazione.

Le principali responsabilità dell’amministratore

Una volta nominato, l’amministratore di condominio assume responsabilità che riguardano diversi aspetti della gestione: contabilità, esecuzione delle decisioni assembleari, gestione delle parti comuni e conservazione della documentazione. La violazione degli obblighi previsti può determinare responsabilità nei confronti del condominio e, nei casi previsti dalla legge, anche la revoca dell’incarico.

Gestione economica e contabile del condominio

L’amministratore cura la riscossione dei contributi, esegue i pagamenti necessari alla gestione delle parti comuni e redige il rendiconto condominiale annuale. È inoltre tenuto a far transitare le somme ricevute dai condomini o da terzi e quelle erogate per conto del condominio su uno specifico conto corrente intestato al condominio.

Il rendiconto deve consentire di ricostruire in modo comprensibile entrate, uscite e situazione patrimoniale della gestione. L’amministratore deve convocare l’assemblea per la relativa approvazione entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio.

Per gli interventi di manutenzione straordinaria e le innovazioni, l’assemblea deve inoltre costituire il fondo speciale previsto dalla normativa. Tra i compiti dell’amministratore rientra anche la gestione della morosità: salvo espressa dispensa dell’assemblea, deve attivarsi per la riscossione forzosa delle somme dovute entro il termine previsto dalla legge.

Esecuzione delle delibere assembleari

L’assemblea condominiale assume le decisioni di propria competenza, mentre l’amministratore deve darvi esecuzione e curare l’osservanza del regolamento di condominio.

Questo può significare avviare gli interventi deliberati, gestire i rapporti con i fornitori, sottoscrivere i contratti necessari nell’ambito dei propri poteri e seguire gli adempimenti connessi alle decisioni assunte. L’esecuzione deve rispettare quanto stabilito dall’assemblea e i limiti attribuiti all’amministratore dalla legge.

Conservazione della documentazione condominiale

Tra gli obblighi dell’amministratore rientra la corretta gestione della documentazione condominiale, compresi i registri previsti dalla normativa, i verbali assembleari, i dati relativi all’anagrafe condominiale e la documentazione contabile.

I condomini hanno diritto di accedere alla documentazione secondo quanto previsto dalla legge. Alla cessazione dell’incarico, l’amministratore deve inoltre consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condomini, così da garantire continuità alla gestione.

Le attività operative nella gestione quotidiana

Oltre agli obblighi di carattere generale, l’amministratore svolge una serie di attività ricorrenti che incidono direttamente sul funzionamento del condominio e sui rapporti con proprietari, fornitori e altri soggetti coinvolti.

Convocazione delle assemblee

L’amministratore deve convocare annualmente l’assemblea per l’approvazione del rendiconto e può essere chiamato a convocare ulteriori riunioni quando necessario o nei casi previsti dalla normativa.

La convocazione deve rispettare le regole relative a termini, contenuto e modalità di comunicazione. Eventuali irregolarità possono incidere sulla validità delle deliberazioni assunte. È inoltre importante che l’ordine del giorno descriva con sufficiente chiarezza gli argomenti sui quali l’assemblea è chiamata a pronunciarsi.

Gestione dei fornitori e degli interventi

L’amministratore gestisce i rapporti con i fornitori e segue gli interventi di manutenzione ordinaria e, in esecuzione delle decisioni assembleari, quelli di carattere straordinario.

In funzione del tipo di intervento deve inoltre verificare la documentazione e gli adempimenti richiesti dalla normativa applicabile, compresi, quando previsti, quelli relativi alla regolarità contributiva, alla sicurezza e all’idoneità delle imprese incaricate.

Ripartizione delle spese condominiali

La ripartizione delle spese tra i condomini deve rispettare i criteri stabiliti dalla legge, dal titolo applicabile e dall’eventuale regolamento condominiale che possa legittimamente prevedere criteri specifici.

In via generale il valore delle proprietà viene espresso attraverso le tabelle millesimali, ma per determinate spese la normativa stabilisce criteri particolari, ad esempio in relazione a scale, ascensori o impianti comuni. Una corretta applicazione dei criteri di ripartizione è quindi essenziale per ridurre errori e contestazioni.

Come diventare amministratore di condominio

Chi intende intraprendere professionalmente questa attività deve possedere i requisiti di onorabilità e, salvo le eccezioni previste dalla legge, il titolo di studio e la formazione richiesti. La domanda su come diventare amministratore di condominio trova quindi risposta innanzitutto nell’articolo 71-bis delle disposizioni di attuazione del codice civile e nel Decreto ministeriale 140/2014.

Il corso di formazione iniziale deve avere una durata di almeno 72 ore, di cui una parte dedicata a esercitazioni pratiche. Tra gli argomenti previsti rientrano:

• amministrazione condominiale e compiti dell’amministratore;
• sicurezza degli edifici e delle parti comuni;
• regolamenti condominiali e ripartizione dei costi;
• diritti reali e proprietà edilizia;
• normativa urbanistica;
• contratti rilevanti per la gestione condominiale;
• tecniche di risoluzione dei conflitti;
• utilizzo degli strumenti informatici;
• contabilità.

Alla formazione iniziale si aggiunge l’aggiornamento periodico annuale: il DM 140/2014 prevede almeno 15 ore dedicate all’evoluzione normativa e giurisprudenziale e alla trattazione di casi teorico-pratici.

Va inoltre considerato il rapporto tra questa attività e la Legge 4/2013 sulle professioni non organizzate in ordini o collegi. Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ricomprende espressamente gli amministratori condominiali tra le attività alle quali può trovare applicazione questa disciplina, in assenza di un’autorità pubblica incaricata di verificare preventivamente i requisiti professionali.

La legge disciplina inoltre le associazioni professionali e le attestazioni di qualità e qualificazione dei servizi. L’adesione a tali associazioni e il possesso delle relative attestazioni non costituiscono, di per sé, un requisito obbligatorio per esercitare l’attività.

Gli strumenti digitali a supporto dell’amministrazione condominiale

La gestione della contabilità, dei rendiconti, delle assemblee, dei pagamenti e della documentazione può diventare complessa soprattutto quando lo stesso professionista amministra più immobili. In questi casi, l’utilizzo di strumenti digitali dedicati permette di organizzare in un unico ambiente informazioni e attività che altrimenti rischierebbero di essere distribuite tra archivi e strumenti differenti.

Un software dedicato può supportare l’amministratore nella ripartizione delle spese, nella produzione dei rendiconti, nella gestione dei pagamenti e nella consultazione delle posizioni dei singoli condomini. La digitalizzazione della documentazione facilita inoltre la ricerca di verbali, contratti e comunicazioni e rende più ordinato il passaggio di consegne in caso di cambio dell’amministratore.

Per chi gestisce più stabili contemporaneamente, una piattaforma integrata può quindi contribuire a organizzare meglio le attività amministrative e a tenere sotto controllo le diverse scadenze. TeamSystem Condomini mette a disposizione soluzioni dedicate agli amministratori per gestire contabilità, adempimenti fiscali, pagamenti, documenti e comunicazioni legate alla vita condominiale.