Come creare un email template efficace: 4 consigli

La creazione di un email template efficace è un argomento che interessa tutti coloro che riconoscono a fondo l’importanza di una buona strategia di email marketing.

Oggi sono moltissime le aziende che utilizzano questo canale per attirare nuovi clienti e fidelizzare quelli esistenti. Non a caso, l’invio di email informative e promozionali dimostra ancora la sua efficacia.

Tuttavia, va detto che gli utenti sono oggi più selettivi. La casella di posta elettronica viene bersagliata continuamente da messaggi più o meno rilevanti. Occorre, dunque, essere in grado di attirare l’attenzione, offrire valore all’utente e portarlo a rispondere alla call to action.

Tutto ciò può essere fatto grazie alla scelta e alla creazione di un email template in grado di catturare l’attenzione, comunicare in maniera efficace e, infine, indurre alla conversione.

Pur non trattandosi di obiettivi semplici, esistono delle linee guida che possono essere seguite per ottenere risultati apprezzabili. Inoltre, oggi la tecnologia affianca imprenditori e professionisti della comunicazione, mettendo loro a disposizione strumenti che facilitano il lavoro di creazione e progettazione. Ne parliamo in questa guida.

Cos’è un email template

Un email template è un modello predefinito, una struttura standardizzata utilizzata per creare email professionali. L’utilizzo di un modello predefinito agevola la creazione e progettazione di newsletter e campagne DEM (direct email marketing).

Un template di email  è costituito da diversi elementi strutturali fissi che, una volta impostati, possono essere adattati al contenuto. Ciò comporta che, seppure nella loro diversità, tutte le email inviate da un brand avranno la stessa struttura riconoscibile, con elementi grafici (come il logo dell’azienda), stili e formattazione predefiniti.

Perché creare template per email: tutti i vantaggi

I benefici derivanti dalla creazione di un template per le email nel contesto di una campagna di email marketing sono diversi.

In primo luogo, avere un template facilita e velocizza la creazione e l’invio di email alla propria lista contatti. Non ci sarà bisogno di creare un’email da zero ogni volta, bensì si potrà utilizzare lo stesso template, personalizzandolo in base alla necessità.

Ma non è tutto, l’utilizzo di un modello rende anche più efficace la comunicazione di un brand.

Vediamo perché:

• garantisce coerenza: tutte le email inviate mantengono un aspetto sempre coerente, rafforzando il branding aziendale e assicurando che ogni comunicazione sia in linea con l’identità del marchio;
• riduce gli errori: con l’utilizzo di un modello non si corre il rischio di dimenticare elementi importanti dell’email o di formattare il testo in modo errato;
• facilita la collaborazione: quando, per esempio, più persone si occupano di diverse comunicazioni, consente di utilizzare sempre la stessa impostazione;
• facilita la creazione di email: anche coloro che non hanno competenze avanzate in design o in HTML e CSS possono produrre email in modo rapido e semplice.

Template per email marketing: caratteristiche fondamentali

Se ben progettato, un template è in grado di catturare l’attenzione dell’utente, il quale si dimostrerà ben disposto ad aprire e leggere il contenuto e, infine, rispondere positivamente alla chiamata all’azione.

Perché tutto ciò sia possibile, è fondamentale che l’email template rispetti delle caratteristiche essenziali e tenga conto di alcuni elementi capaci di mantenere alta l’attenzione dell’utente, rendere chiaro e fruibile il messaggio, invogliarlo a saperne di più.

Qui di seguito, elenchiamo alcune caratteristiche fondamentali che non possono essere sottovalutate nel processo di creazione di un email template efficace.

1. Less is more

Quando si crea un template per la prima volta, si rischia di cedere alla tentazione di inserire una moltitudine di elementi nel tentativo di aumentare l’interesse da parte dell’utente.

L’esperienza, però, ci insegna che “meno è meglio” e che, affinché la comunicazione si dimostri efficace e l’attenzione si mantenga alta da parte del destinatario, gli elementi che la compongono devono essere pochi, ma ben studiati.

In questo modo, si ha la possibilità non solo di mettere meglio in evidenza gli elementi chiave (per esempio collegamenti e call to action), ma anche migliorare la leggibilità da qualsiasi dispositivo dal quale venga letta l’email.

Inoltre, è importante ricordare che i template con design minimalista risultano efficaci anche per migliorare la velocità di caricamento dell’email stessa. Questo evita che l’attesa del caricamento possa scoraggiare il destinatario e indurlo a cestinare la comunicazione prima ancora di aver visualizzato il contenuto.

2. Template e-mail responsive

Oggi la maggior parte degli utenti utilizza prevalentemente lo smartphone per controllare la propria casella di posta. Ciò costringe il designer, o chiunque stia progettando l’email, a creare un template che sia adattabile a diversi dispositivi: dal PC, passando per il tablet, fino allo smartphone.

Con un design responsive, i destinatari non devono ingrandire o scorrere orizzontalmente per leggere il contenuto dell’email. Questo, al contrario, appare ben visibile e ordinato a prescindere dalle dimensioni del dispositivo dal quale viene visualizzato.

Una buona fruizione del contenuto riduce il rischio di abbandono della lettura prima di arrivare alla CTA.

3. Call to action chiara ed efficace

La Call To Action (CTA) è uno degli elementi più critici in un template email, in quanto guida i destinatari a compiere l’azione desiderata, che può essere cliccare su un link, effettuare un acquisto o qualsiasi altra azione che si desidera compia il destinatario.

È importante notare che è proprio la CTA a trasformare il messaggio in un’azione misurabile.

All’interno di un template, dunque, la chiamata all’azione non deve mancare mai. Può essere inserita in alto, al centro dell’email o al termine del messaggio. Ciò che è importante è che risalti visivamente. Questo non significa solo inserirla su un pulsante colorato o utilizzare una dimensione del testo maggiore, ma anche sfruttare bene gli spazi. Assicurandosi che ci sia abbastanza spazio bianco attorno alla CTA, si evita l’effetto “sovraffollamento”, portando così i destinatari a cliccare senza incontrare ostacoli. Senza una CTA chiara e ben visibile, l’email potrebbe risultare inefficace.

4. Opzione “annulla iscrizione”

Per quanto possa apparire un controsenso, è fondamentale rendere ben visibile l’opzione “annulla iscrizione” agli utenti.

• In primo luogo, questo dimostra rispetto per la loro privacy e le loro preferenze, andando a restituire un’immagine positiva del brand all’utente.
• In secondo luogo, si combattono sprechi di energia e di denaro, riducendo il numero di email inviate a destinatari che non sono più interessati ai prodotti o servizi dell’azienda. A beneficiarne, dunque, sarà anche la lista dei contatti, che sarà composta solo da persone con un alto tasso di coinvolgimento che con più probabilità risponderanno alle CTA.

Come creare un template per email

Per creare un email template si hanno a disposizione diverse strade:

1. Creare un template HTML fai-da-te.

La prima opzione è senz’altro quella più adatta a coloro che hanno una buona familiarità con HTML e CSS e sono, quindi, più preparati a gestire e progettare un template email da zero.

2. Utilizzare un email template generator online.
   Per quanto i template generator online possano dimostrarsi utili, specialmente le prime volte in cui si progetta e crea un template per email, a lungo andare possono rivelarsi meno efficienti. Questo, soprattutto, perché mancano di personalizzazione avanzata.
3. Utilizzare specifici servizi di email marketing.
   In linea generale, è sempre consigliabile affidarsi a servizi di email marketing completi e specifici. Questi, oltre a fornire la possibilità di creare il proprio template per email, mettono a disposizione anche funzionalità indispensabili per la creazione di intere campagne di email marketing, nonché per il loro monitoraggio.

Il vantaggio di usare un CRM

Quando a dover creare un email template è una PMI, la soluzione ideale consiste nel ricorrere all’uso di un CRM. Un gestionale di questo tipo, infatti, oltre a semplificare la creazione di email mediante template predefiniti, consente anche di avere sempre il controllo a 360 gradi dei processi di vendita, oltre alle liste aggiornate di prospect e clienti da contattare.

Ad esempio, CRM in Cloud di TeamSystem, la soluzione di Customer Relationship Management per le piccole e medie imprese., permette di:

• utilizzare template per la creazione di email totalmente personalizzabili sulla base dei dati specifici dei clienti e delle proprie esigenze aziendali;
• creare liste di distribuzione in base a specifici cluster;
• creare flussi di e-mail automatizzate sulla base del comportamento dei contatti;
• gestire le liste in base alle preferenze e ai consensi acquisiti dai clienti;
• analizzare ogni singolo invio con dettagli su recapito, aperture, iscrizione, conversioni e call to action;
• semplificare il lavoro del team grazie ad una serie di automazioni che fanno risparmiare tempo e ottimizzano l’efficacia di invio.

Tutto questo in un’unica piattaforma in Cloud, a cui tutte le figure autorizzate possono accedere in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo e mediante qualsiasi device.

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