Come digitalizzare il giornale di cantiere: più efficienza e meno errori in cantiere

La gestione di un cantiere edile è un’operazione complessa, un incastro perfetto di persone, materiali e tempistiche che deve essere monitorato con precisione. In questo scenario, il giornale di cantiere rappresenta il pilastro della documentazione tecnica e amministrativa, la cronaca fedele di tutto ciò che accade.

Tuttavia, la sua gestione tradizionale su carta è spesso fonte di inefficienze, ritardi e possibili contenziosi. La transizione verso una gestione digitale dei cantieri non è più solo un’opportunità, ma una necessità strategica per la direzione lavori e l’appaltatore, in grado di trasformare un obbligo di legge in uno strumento di efficienza operativa e trasparenza.

Cos’è il giornale di cantiere e quando è obbligatorio

Il giornale di cantiere, o giornale dei lavori, è un documento contabile-amministrativo fondamentale, la cui tenuta è prescritta dalla legge, in particolare dal Codice dei Contratti Pubblici (D.Lgs. 36/2023). La sua redazione è uno degli obblighi inderogabili per i lavori pubblici nei settori ordinari, ma la sua adozione è considerata una buona prassi anche nei cantieri privati di una certa complessità e nei settori speciali, in quanto costituisce una prova documentale di primaria importanza.

Esso funge da diario ufficiale, annotando giorno per giorno l’andamento dei lavori, le risorse impiegate, gli eventi imprevisti e tutte le circostanze che possono influenzare l’esecuzione dell’opera. La sua funzione è duplice: garantire la tracciabilità delle operazioni e fornire uno strumento probatorio imparziale in caso di dispute o riserve.

Chi lo redige e cosa deve contenere

La compilazione del giornale di cantiere è una responsabilità formale del Direttore dei Lavori, che lo sottoscrive personalmente. Tuttavia, non si tratta di un’attività solitaria: è un processo che coinvolge anche l’impresa appaltatrice, la quale è tenuta a firmarlo ogni giorno per attestare di aver preso visione e accettato le annotazioni riportate. Se emergono divergenze, l’appaltatore ha la possibilità di presentare delle riserve che avviano un contraddittorio, garantendo trasparenza e dialogo tra le parti.

Dal punto di vista normativo, il giornale di cantiere deve contenere una serie di informazioni fondamentali. Deve documentare con chiarezza come si svolgono i lavori, l’ordine in cui vengono eseguiti e la loro progressione. Inoltre, deve indicare il numero degli operai presenti e la loro qualifica professionale, insieme all’elenco dettagliato di attrezzature e mezzi d’opera utilizzati in cantiere.

Sono poi richieste informazioni sulle provviste e i materiali consegnati, sulle condizioni meteo che possono influire sull’attività, nonché sulle disposizioni impartite dal Direttore dei Lavori. Il documento deve anche registrare le relazioni tecniche, le ispezioni effettuate e gli esiti delle prove di qualità, oltre a eventuali eventi straordinari, sospensioni dei lavori o modifiche al progetto originario.

Limiti della gestione cartacea e benefici del digitale

Il tradizionale giornale di cantiere, redatto a mano su moduli cartacei, presenta diverse criticità che ne limitano l’efficacia. Si tratta di un formato soggetto a smarrimento, deterioramento e danni accidentali, oltre ad essere poco pratico da condividere. La consultazione del documento richiede infatti la presenza fisica in cantiere oppure operazioni manuali di scansione e invio, che rallentano la comunicazione.

Inoltre, la leggibilità può essere compromessa dalla calligrafia e non si possono escludere modifiche non autorizzate. Anche la gestione dell’archivio è complessa: reperire informazioni passate significa sfogliare faldoni voluminosi, con inevitabili perdite di tempo.

Per ovviare a questi problemi, molte realtà stanno adottando software dedicati alla compilazione del giornale dei lavori. Questi strumenti digitali offrono benefici tangibili: la compilazione è veloce, assistita e riduce gli errori formali. Ogni inserimento viene tracciato con data, ora e autore, garantendo l’autenticità, la provenienza e l’integrità dei dati.

Le informazioni possono essere consultate in tempo reale da tutti i soggetti autorizzati, indipendentemente dalla loro posizione geografica, migliorando l’accessibilità e la tempestività degli interventi. Inoltre, la condivisione tra Direzione Lavori e impresa appaltatrice, là dove possibile, diventa più fluida, agevolando l’interscambio di dati e documenti.

L’archiviazione digitale in Cloud rappresenta infine una soluzione sicura e duratura: i dati sono protetti e facilmente recuperabili anche a distanza di anni, rendendo il giornale di cantiere non solo uno strumento operativo, ma anche una fonte affidabile di memoria storica del progetto.

Software per il giornale di cantiere: funzionalità chiave

Un moderno software per la gestione digitale dei cantieri deve offrire strumenti pratici e intuitivi, pensati per chi opera sul campo.

Compilazione da mobile

La possibilità di compilare il giornale direttamente dal proprio device è fondamentale. L’operatore in cantiere può inserire dati, manodopera, attrezzature e note in tempo reale, senza dover attendere il rientro in ufficio. Questo assicura che nessuna informazione venga persa o dimenticata.

Allegati fotografici e note

Una foto vale più di mille parole. La capacità di allegare immagini geolocalizzate e datate direttamente al giornale del giorno fornisce una prova visiva inconfutabile dello stato di avanzamento, di una problematica riscontrata o di un dettaglio costruttivo. Anche le note vocali, trascritte automaticamente in testo, velocizzano l’inserimento di osservazioni complesse.

Accesso condiviso tra DL, impresa, RUP

La piattaforma permette la creazione di profili con diversi livelli di autorizzazione. Là dove è possibile, il Direttore dei Lavori compila e valida, l’impresa (l’appaltatore) visualizza e controfirma, il Responsabile Unico del Procedimento (RUP) supervisiona. Questo flusso di lavoro digitale garantisce trasparenza, accelera i processi di approvazione e crea un fascicolo di cantiere digitale sempre aggiornato e condiviso.

TeamSystem Construction Project Management per cantieri digitalizzati

Per rispondere a queste esigenze, TeamSystem Construction Project Management si propone come la soluzione software completa per la gestione digitale dei cantieri. Questa piattaforma integrata va oltre la semplice compilazione del giornale dei lavori, offrendo un ecosistema completo per il controllo tecnico ed economico della commessa.

Con TeamSystem Construction Project Management, la gestione del cantiere diventa un processo fluido e centralizzato. Il modulo dedicato al giornale di cantiere permette di:

• compilare e condividere il giornale dei lavori in Cloud, rendendolo accessibile da qualsiasi dispositivo (PC, tablet o smartphone);
• allegare fotografie, documenti e note vocali per arricchire le annotazioni quotidiane e fornire un quadro completo e oggettivo;
• gestire il flusso di approvazione in modo digitale, notificando in tempo reale all’impresa le annotazioni del DL per la presa visione e la firma;
• creare un archivio storico digitale, sicuro e consultabile in ogni momento, eliminando la necessità di archivi cartacei e semplificando la ricerca di informazioni.

Grazie all’integrazione con gli altri moduli della piattaforma, come la contabilità lavori e il cronoprogramma, TeamSystem Construction Project Management offre alla direzione lavori, all’impresa e a tutte le figure coinvolte uno strumento potente per ottimizzare le risorse, prevenire i contenziosi e portare a termine i progetti nel rispetto dei tempi e dei costi previsti.