Pagamenti digitali per professionisti e forfettari: guida pratica

Nell’era della trasformazione digitale, anche il mondo delle professioni e delle piccole imprese sta vivendo un cambiamento radicale nel modo di gestire le transazioni finanziarie. Per i liberi professionisti e per chi opera in regime forfettario, l’adozione dei pagamenti digitali non è più solo una scelta di modernità, ma una vera e propria leva strategica.

Nonostante questo, ancora oggi i liberi professionisti si interrogano sull’opportunità di implementare un sistema di pagamento digitale, alla luce anche dell’obbligo POS per i forfettari entrato in vigore dal 30 giugno 2022.  

Questa guida pratica andrà quindi ad esplorare come i pagamenti digitali per professionisti e i sistemi di pagamento forfettario elettronico possano semplificare la vita, ottimizzare gli incassi e garantire la conformità normativa, allontanando lo spettro di complicazioni burocratiche. 

Pagamenti digitali per forfettari e liberi professionisti: ecco come sfruttarli 

Per un libero professionista o un contribuente in regime forfettario, integrare i pagamenti digitali significa aprirsi a un ventaglio di soluzioni pensate per snellire l’operatività quotidiana. Non si tratta solo del classico POS per Partita IVA, ma di un ecosistema più ampio che include: 

• POS fisici e mobili, dispositivi compatti e facili da usare, perfetti per chi riceve pagamenti in studio o in mobilità. Molti modelli moderni hanno costi di gestione contenuti e commissioni competitive; 

• POS virtuali o digitali, soluzioni software che permettono di accettare pagamenti tramite smartphone, tablet o PC, inviando link di pagamento via email, SMS o app di messaggistica. Ideali per chi lavora da remoto o non vuole un dispositivo fisico; 

• Gateway di pagamento online, per chi ha un sito web o una piattaforma e-commerce, permettono di integrare sistemi di pagamento direttamente online; 

• App di pagamento e wallet digitali, strumenti come Satispay, PayPal, Apple Pay, Google Pay, che i clienti utilizzano sempre più frequentemente. 

Sfruttare questi strumenti significa offrire ai propri clienti molteplici opzioni per saldare le prestazioni, rendendo l’esperienza di pagamento più fluida e al passo con i tempi. Ad esempio, per i commercialisti, i pagamenti digitali vanno a semplificare notevolmente la tracciabilità e la rendicontazione. 

I vantaggi di accettare i pagamenti digitali 

Chi appartiene al regime forfettario o è un libero professionista deve ritenere l’introduzione dell’obbligo di accettazione dei pagamenti digitali come una nuova opportunità per far crescere la propria attività. I vantaggi di un POS digitale, come TeamSystem Pay di TeamSystem, riguardano infatti diversi aspetti. Vediamo i principali. 

• Gestione completa di incassi e pagamenti: la soluzione per pagamenti digitali TS Pay consente al professionista di avere un controllo totale sugli incassi. I clienti possono pagare con le carte di credito, di debito o anche attraverso SDD (addebito su Conto Corrente, inserendo il proprio IBAN). Parallelamente dal gestionale è possibile inviare pagamenti ai fornitori, disponendo bonifici senza necessità di entrare nell’Home Banking. 

• Riconciliazione bancaria: il software si collega direttamente ai conti correnti dell’azienda, per consentire un monitoraggio completo e immediato delle transazioni e riconciliare in pochi passaggi i movimenti bancari con le operazioni contabili. 

• Sicurezza e affidabilità: tutte le transazioni e tutti i dati sensibili di carte di debito/credito vengono trattati con i più elevati standard di sicurezza, nel pieno rispetto delle normative previste da Banca d’Italia. 

• Nuovi modelli di business: grazie ai sistemi di pagamento digitale come TS Pay il libero professionista può sviluppare nuovi modelli di business e nuovi servizi da offrire ai clienti, come per esempio la rateizzazione dei pagamenti o un canone di abbonamento. 

Contemporaneamente, come vedremo poco più avanti, rispondere all’obbligo di accettare pagamenti elettronici evita sanzioni amministrative a chi svolge la propria attività in libera professione o in regime forfettario. 

Obbligo POS forfettari: cosa dice la normativa 

La normativa italiana è chiara: l’obbligo di accettare pagamenti elettronici tramite POS (o altri strumenti di pagamento digitale tracciabili) riguarda tutti i soggetti che effettuano attività di vendita di prodotti e di prestazione di servizi, inclusi i liberi professionisti e coloro che aderiscono al regime forfettario, indipendentemente dal volume d’affari.L’articolo 18 del decreto PNRR (il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza) afferma che chi appartiene al regime forfettario è obbligato, a partire dal 30 giugno 2022, ad accettare pagamenti con carta di credito o di debito, senza alcun limite. Questo non significa che non possa ricevere pagamenti in contanti (sempre a fronte di regolare fattura), ma che qualora il cliente desiderasse pagare con un sistema digitale questo deve essere possibile. Contrariamente il libero professionista potrebbe incorrere in sanzioni. 

Dalla stessa data, sono state introdotte sanzioni per chi non accetta pagamenti digitali. La sanzione amministrativa pecuniaria è pari a 30 euro, aumentata del 4% del valore della transazione per la quale sia stata rifiutata l’accettazione del pagamento elettronico. È quindi fondamentale dotarsi di un POS per Partita IVA o di soluzioni alternative di pagamenti digitali per professionisti per essere in regola. Fortunatamente, il mercato offre soluzioni sempre più flessibili ed economiche, adatte anche alle esigenze di chi ha volumi di transato ridotti. 

Come gestire i pagamenti digitali nel quotidiano 

Integrare i pagamenti digitali nella routine lavorativa si dimostra decisamente più semplice di quanto si possa immaginare. Il primo passo consiste nel valutare attentamente le proprie esigenze: è fondamentale comprendere se gli incassi avvengono prevalentemente in studio o da remoto e quale sia il volume di transazioni previsto. Queste considerazioni aiuteranno a scegliere tra le diverse opzioni disponibili, come ad esempio un POS fisico, un POS mobile, un servizio di POS virtuale o l’utilizzo di link di pagamento, tenendo conto sia dei costi fissi (come i canoni) sia di quelli variabili legati alle commissioni sulle transazioni. 

Una volta individuata la soluzione più adeguata, si riscontra che la maggior parte delle tecnologie moderne adotta un approccio “plug and play” o, in alternativa, offre procedure guidate estremamente intuitive, rendendo la configurazione un’operazione semplice e senza intoppi. Un ulteriore vantaggio è rappresentato dall’integrazione con il sistema di fatturazione: molti servizi, infatti, permettono l’invio automatico di richieste di pagamento direttamente collegate alle fatture elettroniche, automatizzando così una parte significativa del processo amministrativo. 

Parallelamente, è importante comunicare in modo trasparente ai clienti l’accettazione dei pagamenti digitali, ad esempio esponendo gli adesivi dei circuiti accettati o menzionando tale opzione in fatture e preventivi. Questa pratica non solo rafforza l’immagine di professionalità, ma favorisce anche una maggiore fiducia da parte dei consumatori. Il monitoraggio costante degli incassi è reso possibile grazie ai report offerti dalle piattaforme, facilitando la riconciliazione bancaria e l’aggiornamento della contabilità. 

TeamSystem Pay: soluzione ideale per professionisti e forfettari 

Tra le soluzioni più complete e innovative presenti sul mercato per la gestione dei pagamenti digitali per professionisti e forfettari spicca TeamSystem Pay. Questa piattaforma è stata pensata specificamente per rispondere alle esigenze del mondo professionale, offrendo strumenti flessibili e integrati. 

Una delle funzionalità più interessanti per chi cerca praticità e costi contenuti è il POS Digitale di TeamSystem Pay. Questa soluzione permette di incassare pagamenti elettronici direttamente da smartphone o PC, senza la necessità di un dispositivo fisico tradizionale. È possibile generare link di pagamento da inviare via email, SMS o WhatsApp, oppure mostrare un QR Code al cliente. 

I vantaggi di TeamSystem Pay per forfettari e professionisti includono: 

• semplicità d’uso, attivazione rapida e interfaccia intuitiva; 

• flessibilità, adatto sia per incassi in presenza (tramite QR code) sia a distanza (tramite link); 

• costi competitivi, soluzioni pensate per non gravare eccessivamente sulle piccole realtà; 

• integrazione, si integra nativamente con le soluzioni gestionali TeamSystem, semplificando ulteriormente la fatturazione e la contabilità, un aspetto cruciale per un efficiente pagamento forfettario e la sua gestione; 

• sicurezza e conformità, garantisce transazioni sicure e aiuta a rispettare l’obbligo POS. 

TeamSystem Pay si configura quindi come un alleato prezioso per i professionisti che desiderano modernizzare la gestione degli incassi, ridurre la burocrazia e offrire un servizio migliore ai propri clienti, mantenendo il pieno controllo della propria attività finanziaria.