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Professione e studio digitale

Professione e studio digitale
03/06/2019 | Avv. Giuseppe Vitrani | fatturazione-elettronica| gestione-studio

In particolare, con l’avvento della fatturazione elettronica lo studio legale può dirsi ormai pienamente digitale in ogni suo aspetto, anche in quello contabile. È dunque necessario che gli strumenti professionali siano in linea con tali esigenze, come del resto afferma ormai da tempo anche la giurisprudenza.

a cura dell'Avvocato Giuseppe Vitrani

Sul punto è bene ricordare l’insegnamento della sentenza della Corte di Cassazione n. 22320 del 27 giugno – 25 settembre ’17, che, eccettuati alcuni arresti in tema di efficacia e garanzia di autenticità delle firme elettroniche da approfondire meglio in separata sede, spende parole importanti in punto dotazioni informatiche dello studio legale.

Oggetto del contendere era infatti la mancata lettura di un file con estensione .p7m (dunque munito di firma digitale in formato CAdES) e la conseguente argomentazione in forza della quale veniva “prospettata pure una disparità di trattamento con le notifiche cartacee (o, rectius, in formato analogico) per la pienezza della conoscenza e/o conoscibilità che queste, a differenza di quelle telematiche, assicurerebbero ove si imponesse al destinatario di dotarsi di specifici strumenti o programmi di lettura o decodifica”.

A tali argomentazioni la Corte di Cassazione ha risposto in maniera molto netta e, giustamente, negativa, chiarendo come non possa sostenersi “nell'attuale contesto di diffusione degli strumenti informatici ed in ogni caso delle telecomunicazioni con tali mezzi, quello che consenta di leggere correntemente il formato di un atto notificato nel rispetto di quelle regole, corrispondenti a standard tecnici minimi ed adeguatamente diffusi e pubblicizzati, comporti, per un professionista legale quale ordinario ovvero normale destinatario di quelle regole, un onere eccezionale od eccessivamente gravoso: integrando piuttosto la dotazione di quegli strumenti un necessario complemento dello strumentario corrente della sua attività quotidiana e, quindi, un adminiculum ormai insostituibile per l'esercizio corrente della sua professione, attesa l'immanente e permanente quotidiana possibilità dell'impiego, da parte sua o nei suoi confronti, degli strumenti tecnici consistenti nella notifica col mezzo telematico di atti, soprattutto processuali”.

La posizione espressa dalla Corte di Cassazione, che recepisce peraltro il predominante indirizzo della giurisprudenza di merito, è dunque netta: l’avvocato è obbligato a dotarsi di quegli strumenti tecnici che gli consentano di svolgere la professione nel pieno rispetto di tutte le regole tecniche che, in primis, presidiano lo svolgimento del rito processuale, incluse dunque anche quelle sul processo civile telematico (ma il discorso può ovviamente essere esteso anche a tutti gli altri processi telematici, amministrativo e tributario inclusi).

 

Quanto afferma la Suprema Corte è però un monito che può essere riferito a tutte le dotazioni informatiche che lo studio legale deve possedere per poter svolgere l’attività professionale in maniera proficua, anche e soprattutto nell’interesse del cliente.

Si può essere pressoché certi che, ad esempio, non costituirebbe un’esimente suscettibile di tradursi in una vittoriosa istanza di rimessione in termini lo smarrimento o il danneggiamento delle dotazioni in uso per la generazione della firma digitale; utilizzando le parole della Cassazione non costituisce certamente onere gravoso per il professionista il dotarsi di un dispositivo di firma digitale “di scorta”, da utilizzare in caso di malfunzionamento dell’altro in suo possesso.

Inoltre, si dubita possano costituire valida esimente le problematiche sulla rete internet (fissa) dello studio. Al giorno d’oggi vi sono infatti molteplici modalità di connessione da mobile (smartphone, router portatili, dispositivi USB) che consentono di sopperire alla temporanea assenza di connessione da rete fissa.

Vanno inoltre considerati gli aspetti connessi alla tutela dei dati personali che, nell’ottica della accountability codificata dal regolamento UE n. 679 del 2016, molto spesso dovranno passare per una piena consapevolezza e tutela del dato digitale in possesso dell’avvocato.

Basti solo pensare al fatto che lo smarrimento di una chiavetta USB sulla quale siano memorizzati dati personali configura un data breach passibile di denuncia al Garante per la protezione dei dati personali a meno che l’avvocato non abbia adottato misure di sicurezza adeguate, come ad esempio la crittografia dello strumento che ne renda illeggibile il contenuto a chi non possedesse le adeguate credenziali di autenticazione.

E, ragionando nella medesima ottica, è il caso di pensare anche ad altri aspetti e tematiche che devono porsi nello studio digitale, iniziando dalla gestione degli archivi e cioè dal luogo in cui i dati personali vengono custoditi per più tempo.

È il caso di pensare che sempre più spesso la conservazione di tali dati avviene in forma digitale ed è necessario implementare i corretti presidi funzionali a garantire non solo la corretta gestione ma anche, ad un certo punto, la regolare e definitiva cancellazione dei dati per i quali è spirata ogni base legale per l’archiviazione.

Al fine di raggiungere tali obiettivi è bene che lo studio legale si orienti verso due risorse fondamentali:

il cloud come risorsa tecnologica per il lavoro in mobilità che consente di evitare rischi come quello prospettato poche righe sopra; la possibilità di slegarsi da uno strumento fisico riduce di gran lunga il rischio di una violazione di dati personali. Ciò naturalmente a condizione che ci si affidi a servizi che siano in regola con le disposizioni del GDPR;
gli archivi digitali come risorsa tecnologica in grado di gestire i tempi di conservazione dei dati personali; a tal fine è necessario che l’avvocato rifletta sul fatto che la procedura che si realizza nel caso di specie è completamente automatizzata ed è in grado di generare degli alert al momento in cui vengano a scadere i termini di conservazione preimpostati. In tal modo sarà possibile procedere allo scarto di dati per i quali non vi è più base giuridica che consenta il trattamento.

Gli adempimenti digitali dello studio professionale non si fermano a quelli elencati; basti pensare alla gestione dell’antiriciclaggio o alla fatturazione elettronica; tutti adempimenti che non posso prescindere da un’interfaccia computerizzata e che pertanto obbligano ad una gestione informatica integrata.

In conclusione, è dunque corretto affermare, anche alla luce dell’insegnamento della Corte di Cassazione, che non lo studio dell’avvocato non può non essere digitale ma che la digitalizzazione è una realtà già presente e dalla quale non si può prescindere se non si vuol correre il rischio di violare normative fondamentali, prima fra tutte quella sulla protezione dei dati personali.

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