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Multitasking e professione legale: è davvero una buona idea?
15/05/2019 | Mario Alberto Catarozzo – Business Coach, Formatore, Consulente marketing | gestione-studio

Nella professione dell’avvocato il multitasking è spinto all’ennesima potenza, a volte indotto dai propri capi, che richiedono continue interruzioni ai propri collaboratori per avere risposte immediate; a volte generato dalla convinzione di essere così più performanti e “sul pezzo”.

a cura di Mario Alberto Catarozzo – Business Coach, Formatore, Consulente marketing

Proviamo a guardarci da fuori: cosa vedremmo? Con buona approssimazione che rappresenta tutti noi, assisteremmo a questo tipo di spettacolo: una persona indaffarata a sbrigare incombenze che viene costantemente interrotta da tanti input esterni diversi: dai popup sul computer ai bip delle notifiche del telefono, alle interruzioni di collaboratori e colleghi, a squilli del telefono dalle suonerie esotiche. Ciò che salterebbe subito all’occhio è la confusione con cui vengono condotte le attività, la frammentazione, il saltare continuamente qua e là, senza riuscire a chiudere nulla al primo colpo.
Se facessimo notare quanto osservato al nostro interessato ci obietterebbe, a seconda dei casi, che non può fare diversamente, che non sa fare diversamente, che oramai è un’abitudine, o addirittura che così facendo risparmia tempo. Nulla di ciò è corretto.
Vediamo insieme perché il multitasking è un’illusione ed è anche dannoso per la salute, oltre a non far risparmiare affatto tempo prezioso.
Nella professione dell’avvocato il multitasking è spinto all’ennesima potenza, a volte indotto dai propri capi, che richiedono continue interruzioni ai propri collaboratori per avere risposte immediate; a volte generato dalla convinzione di essere così più performanti e “sul pezzo”.

IL CERVELLO MONOTASKING

Il multitasking non esiste, partiamo da qui. È un’illusione quella di fare più cose contemporaneamente. La nostra mente non è fatta per fare più cose in simultanea, bensì per fare una cosa alla volta. La nostra natura è quindi di esseri monotasking e non multitasking. Coloro che hanno la sensazione di fare più cose insieme devono sapere che in realtà ciò che stanno facendo è saltare molto velocemente da una attività ad un’altra. La velocità con cui lo fanno dà l’illusione di farle contemporaneamente, quando in realtà stanno applicando la propria concentrazione prima ad una attività e poi, dopo aver staccato l’attenzione da ciò che stano facendo, ad un’altra. I nostri antenati, partendo già dai nostri nonni, senza andare troppo indietro nel tempo, erano abituati, infatti, a fare una sola attività concentrandosi e solo dopo aver finito passare alla successiva. Pensate, per esempio, all’avvocato degli anni 60’-’70: secondo voi saltava freneticamente da una attività all’altra come fate voi oggi? No di certo. Quando l’avvocato di allora si metteva a scrivere una comparsa conclusionale vi dedicava ore ed ore focalizzandosi solo su quell’attività. Allo stesso modo, si concentrava nella scrittura di una lettera (rigorosamente cartacea all’epoca), oppure nell’incontro con un cliente. Niente telefonini, niente interruzioni di email, niente interruzioni di collaboratori, che non si azzardavano certo a disturbare il dominus nelle sue attività.

CONCENTRAZIONE

All’epoca, dunque, il nostro avvocato coltivava un’attività che si chiama concentrazione: mi dedico, cioè, ad una sola cosa alla volta e la faccio bene e fino in fondo. La stessa concentrazione si aveva nel leggere un libro, nell’ascoltare la musica, nel parlare con una persona e così via. Le ragioni sono molteplici: mancanza di strumenti di comunicazione che, come oggi, ti raggiungono e interrompono in continuazione; tempistiche molto più ampie nel dover adempiere alle proprie incombenze; minori scadenze e incombenze rispetto ad oggi; abitudini ad una vita più sana, con ritmi più umani e naturali.

SODDISFAZIONE

Il primo effetto del portare a termine le attività una alla volta è di provare maggiore soddisfazione. Solo vedendo l’esito della nostra attività, vedendo l’output, possiamo provare gioia nel risultato, motivarci ad andare avanti e avere la sensazione di aver adempiuto ai nostri doveri. Al contrario, aprire mille finestre e lasciare in sospeso le attività per dedicarci a nuove incombenze prima di aver chiuso le precedenti ci da un senso di precarietà, di allarme e di non completezza. Invece di chiudere la porta dello studio la sera e andare a casa soddisfatti, consapevoli di aver generato un risultato e fieri di aver portato a termine le attività, ci resta oggi la sensazione di incompletezza, di non aver fatto mai abbastanza e la mente pensa a tutto ciò che manca e che dobbiamo terminare. Alla lunga questa situazione diventa disagio e porta lo stress a livelli importanti, oltre a creare demotivazione, fino al bornout nei casi più estremi.

MASCHILE E FEMMINILE ALLA PROVA

Si sente spesso dire che le donne sono molto più abili degli uomini nel multitasking, riuscendo a rispondere al telefono, digitare sulla tastiera e sistemare la scrivania contemporaneamente. Sarà vero? La risposta è no, mi dispiace dare questa delusione al mondo femminile. Il cervello delle donne, così come quello degli uomini, è portato al monotasking. Certo, i due cervelli sono diversi come cablaggi e struttura e ciò porta a funzionare in modo differente. Inoltre nella donna il corpo calloso – quelle fasce di fibre che unisce l’emisfero destro con il sinistro – è più grande che nell’uomo e ciò comporta una maggior facilità di lavoro integrato tra le due aree del cervello. Questo si traduce in maggior capacità di tenere in piedi più finestre aperte e di dedicarsi a ciascuna con perizia. Anche per la donna, tuttavia, il multitasking comporta maggior stress e maggiori probabilità di errore e di dimenticanze rispetto al monotasking.

MONOTASKING: COME GESTIRLO?

Molti di voi che stanno leggendo si chiederanno: eh sì, belle parole, ma come si fa al giorno d’oggi, con la velocità richiesta dal mercato, a dedicarsi ad una cosa alla volta? Il segreto è nell’organizzazione. Possiamo infatti dedicarci ad una sola attività alla volta solo se preventivamente ci siamo preparati organizzando le attività, programmandole (cioè stimando il tempo necessario a farle) e pianificandole (cioè definendo le priorità e la sequenza). La prima cosa da fare è dunque cominciare la settimana e la giornata con un programma di lavoro che tenga conto dei tempi necessari a fare le cose, delle priorità e preveda un “periodo polmone” da lasciare per affrontare gli imprevisti.
All’interno dell’organizzazione è possibile, anzi consigliabile, dedicarsi ad una attività alla volta. Per fare questo dovete avere il coraggio di spegnere il telefonino in determinati momenti per non essere disturbati, chiudere il client di posta elettronica, dire ai colleghi che non vi disturbino per un po’. Ecco che avete creato le condizioni per potervi dedicare ad una sola attività.
Cosa potreste scoprire? Prima di tutto che è possibile e in secondo luogo che è bello. Le sensazioni saranno di capacità, di efficacia, di soddisfazione e questo andrà ad alimentare la vostra autostima.

COSA EVITARE PER IL MONOTASKING

Per attuare il monotasking dove evitare le seguenti situazioni:

  • Lavorare con il cellulare acceso accanto.
  • Scrivere a computer con la posta elettronica aperta.
  • Lavorare con la porta dell’ufficio aperta.
  • Lavorare in ambienti rumorosi e troppo affollati.

COSA FARE PER IL MONOTASKING

Se volete creare le condizioni per lavorare con il monotasking, oltre ad evitare le situazioni di cui sopra, dovete lavorare sulla vostra abitudine da superare e sulle vostre convinzioni errate.
Nel primo caso, l’abitudine a fare più cose insieme vi porterà, come le sirene per Ulisse, a dedicarvi agli input che vi arrivano, distraendovi dall’attività che state portando avanti.
Nel secondo caso si paleserà un certo senso di colpa di dedicarvi ad una sola attività, perché poggia sulla convinzione che ve la state prendendo comoda.
 

UNA ESPERIENZA CONOSCIUTA

Anche se tutti noi siamo caduti prima o poi nel vortice del multitasking, in realtà tutti abbiamo saggiato il valore del monotasking. Tutti voi, infatti, avete prima o poi passato le ore serali e notturne in ufficio a completare un lavoro, oppure siete andati in studio il sabato o la domenica. E cosa è accaduto in questi momenti? Avete lavorato benissimo, perché non c’era nessuno che vi disturbava. Siete riusciti a fare molto di più in quelle ore, che ne, resto di tutta la giornata. Cosa vi dice questa esperienza? Che il multitasking non velocizza le attività e non ci fa fare più cose a fine giornata, anzi, ci rallenta e ci fa fare errori.

I DANNI DEL MULTITASKING

Non da ultimo, bisogna considerare i danni che il multitasking comporta. Studi recenti hanno evidenziato i danni che il cervello può subire dopo anni di multitasking. Il neuroscienziato J. Levitin ha esaminato le conseguenze del sovraccarico di stimoli da email, sms e social. Su un articolo del quotidiano inglese The Guardian, il neuroscienzato ha parlato di un vero e proprio “esaurimento” delle funzioni cerebrali conseguenti al multitasking. Il saltare continuamente da una attività e un’altra non permette al cervello umano per come è strutturato e per il principio di plasticità neuronale con cui lavora di funzionare correttamente e alla lunga, dopo essere andato sotto sforzo comincia ad esaurirsi.
Lo stesso Earl Miller, uno scienziato del MIT di Boston ha sottolineato come il nostro cervello non sia cablato per i multitasking e ciò lo mette in difficoltà quando lo utilizziamo inopportunamente. Per finire il neuro psicologo Glenn Wilson di Londra ha concluso che addirittura il multitasking protratto nel tempo può comportare una riduzione del QI (Quoziente Intellettivo) fino a 10 punti.
La conclusione è che ci vuole organizzazione e pianificazione e all’interno di questa impostazione ci si deve dedicare ad una sola attività alla volta che va portata a termine prima di passare alla successiva. Questo ridurrà lo stress, gli errori, le dimenticanze e aumenterà l’autostima, la soddisfazione e le energie lavorative, oltre a migliorare i risultati e velocizzare le attività.

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