La mediazione “digitale”: appunti per una corretta gestione e conservazione documentale

La mediazione “digitale”: appunti per una corretta gestione e conservazione documentale
11/10/2021 | a cura dell'Avv. Giuseppe Vitrani | conservazione-digitale| gestione-studio| documentale
La produzione normativa in epoca di emergenza sanitaria ha portato alla codificazione di un procedimento ad alto tasso di innovazione digitale, che merita di essere analizzato per le implicazioni che porta con sé in tema di gestione e conservazione documentale.

Mediazione telematica: cosa dice la legge

Il riferimento è al comma 20 bis dell’art. 83 d.l. 18 del 2020, che regolamenta il procedimento di mediazione da remoto con una disciplina destinata a trovare applicazione anche al termine dello stato di emergenza. È utile ricordare che, secondo la norma in esame, gli incontri di mediazione possono svolgersi da remoto, mediante l’utilizzo di sistemi di videoconferenza e con il preventivo consenso di tutte le parti coinvolte nel procedimento. Il legislatore non si è però fermato all’introduzione di un mero collegamento telematico ma ha anche definito un preciso iter documentale secondo il quale l'avvocato, che sottoscrive con firma digitale il verbale o l’accordo di conciliazione, può dichiarare autografa la sottoscrizione del proprio cliente collegato da remoto ed apposta in calce ai suddetti documenti. Si prevede poi che il verbale relativo al procedimento di mediazione svoltosi in modalità telematica venga sottoscritto dal mediatore e dagli avvocati delle parti con firma digitale ai fini dell’esecutività dell'accordo prevista dall'articolo 12 del decreto legislativo 4 marzo 2010, n. 28. A tal fine, il mediatore, apposta la propria sottoscrizione digitale, trasmette tramite posta elettronica certificata agli avvocati delle parti l'accordo così formato.

La regolamentazione normativa è andata anche oltre e ha interessato anche la fase successiva alla stipula dell’accordo, ovvero quella, eventuale, che può scaturire dalla necessità di eseguire in via forzata gli obblighi assunti dalle parti. A tal fine si è perciò previsto che l'istanza di notificazione dell'accordo di mediazione può essere trasmessa all'ufficiale giudiziario mediante l'invio di un messaggio di posta elettronica certificata. L'ufficiale giudiziario ha il compito di estrarre dall'allegato del messaggio di posta elettronica ricevuto le copie analogiche necessarie ed esegue quindi la notificazione ai sensi degli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile, mediante consegna di copia analogica dell'atto da lui dichiarata conforme all'originale ai sensi dell'articolo 23, comma 1, del codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Un’attenta lettura del dettato normativo porta dunque a considerare come sia stato costruito un vero e proprio procedimento che consente la gestione digitale dell’accordo di mediazione e del titolo esecutivo dalla formazione sino alla messa in esecuzione, che stimola alcune interessanti riflessioni.

Innanzitutto, come detto, ci si trova di fronte ad una norma che non è legata all’emergenza sanitaria e che potrà tornare molto utile in ogni occasione in cui una delle parti sia lontana dalla sede dell’organismo di mediazione. In secondo luogo è interessante notare come sia stato risolto il problema del cliente/privato cittadino che non sia dotato di firma digitale prevendendo che spetti al difensore il compito di certificare l’autografia della sottoscrizione di costui. Sul punto va detto che l’iter procedimentale non è esente da difficoltà di gestione, posto che prevede la possibilità che tutte le parti siano collegate da remoto e in posti diversi (previsione necessaria, ad esempio, in caso di soggetti in quarantena) e che pertanto la parte privata debba sottoscrivere un documento, mentre è in collegamento con il proprio difensore (e con gli altri partecipanti all’incontro) e poi trasmettere il documento stesso onde consentire che gli altri partecipanti possano sottoscriverlo. Detto passaggio implica pertanto la presenza di un soggetto dotato di stampante e scanner, il che non è eventualità scontata; è preferibile dunque che, in assenza di restrizioni alla libertà di movimento, difensore e cliente siano collegati insieme, dallo studio del primo, in modo da poter perfezionare in un unico contesto le operazioni di firma analogica, certificazione, firma digitale dell’avvocato e trasmissione del documento alle altre parti.

Nuove prospettive per la mediazione in videoconferenze

Dopodiché, una volta terminato l’iter di formazione del documento, si aprono i veri e propri problemi di gestione e conservazione documentale. A tal fine, non è un caso che la norma preveda la necessaria trasmissione dell’accordo alla PEC degli avvocati difensori delle parti; questo adempimento è infatti funzionale a fornire un riferimento temporale ex art. 41 dpcm 22 febbraio 2013 in grado di convalidare la validità della firma digitale anche dopo la scadenza del relativo certificato (si ricorda infatti che, ai sensi dell’art. 62 dcpm 22 febbraio 2013, “le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che collochi la generazione di dette firme rispettivamente in un momento precedente alla scadenza, revoca o sospensione del suddetto certificato” – e la PEC è appunto un riferimento temporale valido a tal fine).

È bene però tenere presente che attraverso tale adempimento si assicura la sola validità della firma digitale ma non viene compiuta alcuna azione di tutela del documento informatico in generale, cioè non viene adottata alcuna strategia per garantirne integrità, immodificabilità e leggibilità nel tempo; per raggiungere tale obiettivo, infatti, l’accordo di mediazione dovrà essere assoggettato ad un processo conservazione digitale che rispetti le norme del codice dell’amministrazione digitale e le linee guida dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale, la cui piena entrata in vigore è prevista per il 1° gennaio ’22 (ovvero, per il periodo precedente, le regole tecniche di cui al dpcm 3 dicembre 2013).

Mediazione online e conservazione documentale

Ad avviso di chi scrive il relativo onere non può che cadere sul soggetto produttore, ovvero sull’Organismo di mediazione in favore del quale l’avvocato mediatore ha prestato la sua opera; invero, l’avvocato che ha ricevuto comunicazione dell’accordo via PEC potrà procedere a conservazione della stessa per propria comodità ma certamente ciò non sgrava in alcun modo l’Organismo di mediazione dai propri obblighi di tenuta dell’archivio digitale. È bene che si abbia contezza di tale aspetto, che non è secondario, anzi è fondamentale al punto che sarebbe opportuno evitare la stipula di accordi digitali laddove non si fosse in grado di assicurare anche un processo di conservazione a norma; processo che potenzialmente deve assicurare una conservazione perpetua di accordi che potrebbero essere azionati anche a distanza di anni. Laddove infatti l’Organismo di mediazione, su richiesta dell’interessato, non fosse in grado di rilasciare una copia integra e leggibile dell’accordo incorrerebbe in responsabilità civile e soprattutto frustrerebbe le esigenze di tutela del cittadino, venendo perciò meno ai propri doveri istituzionali.

Da ultimo è poi senza dubbio interessante notare come si sia previsto un canale di trasmissione dall’avvocato all’ufficiale giudiziario tanto semplice quanto efficace, ovvero la PEC; in questo specifico caso, infatti, la richiesta di notificazione viene inoltrata per via telematica, senza alcuna necessità di stampa e attestazione da parte dell’avvocato; di nuovo, un utile strumento per evitare code e perdite di tempo presso gli uffici notifiche (o gli uffici postali) che il legislatore ben avrebbe potuto prevedere per ogni tipologia di notificazione, in attesa dell’avvio delle più strutturate piattaforme previste a tal fine dalla specifica normativa processuale.
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