Chiudi

La digitalizzazione della direzione legale

La digitalizzazione della direzione legale
25/06/2019 | Avv. Giuseppe Vitrani | gestione-studio| documentale

La grande mole di dati processata ogni giorno in ambito aziendale impone una precisa scelta in termini di gestione digitale anche della direzione legale.

a cura dell'Avvocato Giuseppe Vitrani

I PRESUPPOSTI

Esistono invero diversi aspetti da considerare laddove si voglia intraprendere un percorso di effettivo ripensamento in tal senso dell’attività di direzione legale, essendo diversificati i campi di azione: si spazia dall’impostazione dell’attività di gestione documentale sino alla conservazione della documentazione prodotta, passando per le attività di gestione del contenzioso stragiudiziale e di assistenza al legale esterno in caso di contenzioso giudiziale.
Occorre dunque considerare in primo luogo la necessità che l’attività della direzione legale sia pienamente integrata con quelle che sono le risorse digitali dell’azienda.
È bene ad esempio che il flusso documentale della richiesta di pareri sia integrato all’interno del gestionale in modo che il processo di “richiesta parere – elaborazione – recapito” venga sottratto alla circolazione via e-mail; ciò per un duplice motivo: innanzitutto per migliorare l’efficienza del sistema visto l’indubbio vantaggio che si verrebbe a creare in termini di velocità nella trasmissione delle informazioni; in secondo luogo per l’enorme risparmio in termini di documentazione prodotta dal sistema.

OTTIMIZZAZIONE DEI DOCUMENTI PRODOTTI

Si pensi che la richiesta di un parere alla direzione legale, gestita attraverso l’e-mail, genera almeno tre differenti documenti: l’e-mail inviata dal settore che chiede il parere, il documento vero e proprio contenente il parere, l’e-mail in uscita; laddove invece l’analoga attività viene gestita attraverso la trasmissione all’interno del database aziendale si elimina il flusso di e-mail e ci si limita a caricare il parere in piattaforma. Sarà poi l’infrastruttura informatica a gestire il recapito automatico del documento; è evidente il risparmio in termini di documentazione prodotta e da conservare.

SICUREZZA INFORMATICA

Analogamente a tale impostazione, un processo di digitalizzazione potrebbe prendere in considerazione l’abbandono dell’e-mail anche nelle comunicazioni che non richiedono l’elaborazione di pareri o comunque la produzione di documentazione complessa che richiede magari anche una firma elettronica; in tal caso pare preferibile affidarsi ad un sistema di messaggistica interna che, di nuovo, presenta il vantaggio della enorme minor produzione di documenti da gestire e conservare e offre senza dubbio migliori garanzie in termini di sicurezza informatica.
Le comunicazioni potrebbero essere inoltre protette da sistemi di crittografia end-to-end e dunque, in definitiva, si rivelerebbero molto più sicure delle stesse e-mail, anche ragionando in un’ottica di protezione dei dati personali. Attraverso tale canale potrebbe per la verità passare la gran parte delle comunicazioni interne, rendendo il sistema certamente efficace, e non solo; anche la comunicazione con il legale esterno potrebbe essere gestita attraverso tale canale, magari implementando banali applicazioni informatiche.

CONSERVAZIONE A BREVE E A LUNGA DURATA

All’estremo opposto della gestione documentale c’è senza dubbio il problema della conservazione dei molteplici documenti che vengono prodotti dalla direzione legale. Sul punto occorre affrontare la questione sotto una duplice veste, quello dell’archiviazione corrente delle informazioni e quello della conservazione di lunga durata.
I documenti informatici prodotti dalla direzione legale potranno essere destinati ad un uso istantaneo o di breve durata e a tal fine sarà sufficiente un repository che rispetti le norme del regolamento UE n. 679 del 2016 in materia di protezione dei dati personali e che sia integrato nel database gestionale dell’azienda.
Ma potranno essere prodotti anche tipologie documentali di natura strategica, magari poste a base di scelte importanti da parte dell’azienda e che, proprio in virtù della loro importanza, saranno munite di firme elettroniche. 
Si pone così l’esigenza di salvaguardare nel tempo tanto il contenuto di quei documenti quanto la validità giuridica delle firme elettroniche. A tal fine un’ottima soluzione sarebbe quella di conferire tali documenti in un archivio digitale realizzato a norma del codice dell’amministrazione digitale; per la verità si tratterebbe di una scelta premiante per l’intero corpo documentale prodotto in ambito aziendale, soprattutto se questo sistema di conservazione fosse integrato nel software gestionale dell’azienda.

CASSAFORTE DOCUMENTALE

Sarebbe in effetti molto semplice conferire documenti (anche affidandosi ad un fornitore esterno) in una cassaforte documentale più che sicura e all’interno della quale:

  • verrebbe garantita la leggibilità del contenuto del documento informatico;
  • verrebbe garantita la validità delle eventuali firme elettroniche delle quali fosse dotato il documento;
  • verrebbe garantito il tempo di conservazione anche in ottica di gestione della data retention posta dal GDPR (naturalmente, per il caso in cui la documentazione prodotta comporti il trattamento di dati personali).

Insomma, un’architettura certamente premiante sotto molteplici punti di vista e che avrebbe il pregio di essere a norma di legge sotto plurimi aspetti.

NUOVA TECNOLOGIA AFFIANCATA A UN CAMBIAMENTO CULTURALE

Da un punto di vista operativo è bene che il lavoro di digitalizzazione o di trasformazione digitale non si limiti alla sola adozione di nuove tecnologie ma si traduca in un cambiamento della cultura aziendale, dei processi e del modo di concepire il funzionamento dell’organizzazione.

In questo contesto la direzione legale dovrebbe diventare protagonista del cambiamento, guardando al futuro dell’organizzazione, abbracciando l’uso di nuove metodologie e tecnologie e anche valutando esperienze maggiormente all’avanguardia, che magari abbiano già sperimentato soluzioni di machine learning oppure scuole di formazione specializzate in metodologie “lean & agile”.

È dunque importante che si giunga anche a ripensare al modello operativo della direzione legale.

In questo senso, le parti dell’organizzazione dedicate ai servizi di supporto potrebbero organizzarsi secondo modelli “agili”, basati su piccole unità organizzative cross-funzionali autonome di 10-15 persone che operano con cicli molto rapidi di rilascio di nuove esperienze clienti, nuovi prodotti/servizi o nuove funzionalità di prodotti/servizi esistenti.
Rispetto a un modello tradizionale, adottando il modello “agile” verrebbe di fatto a moltiplicarsi il numero dei clienti interni – e dunque delle richieste di assistenza – e non c’è piena visibilità a priori dei requisiti dei prodotti/servizi in corso di sviluppo: è dunque necessario che i legali interni abbiano esperienza a 360° delle tematiche a supporto del business e siano in grado di fornire assistenza in tempo reale.

IN CONCLUSIONE, LE DUE LINEE D'AZIONE CHE NON DEVONO MANCARE

Il processo di digitalizzazione della direzione legale presuppone dunque due linee d’azione, entrambe fondamentali. Da un lato l’implementazione di un set documentale in grado di gestire in maniera efficiente la mole di documenti informatici che viene prodotta in corso di attività e dall’altro lo sviluppo di procedure interne con spiccato senso di innovazione, costituiscono senza dubbio i passaggi obbligati per compiere un efficiente percorso di digitalizzazione.

Richiesta Informazioni

* campi obbligatori


Privacy In Cloud

Privacy in Cloud

Privacy in Cloud è il Software in Cloud, ricco di funzionalità e con un’interfaccia intuitiva, ti consente di aderire al nuovo Regolamento UE 2016/679.