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Il tempo è la risorsa principale nella professione: come gestirlo al meglio

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Il tempo è la risorsa principale nella professione: come gestirlo al meglio
02/05/2019 | Mario Alberto Catarozzo – Business Coach, Formatore, Consulente marketing | gestione-studio

Riempire una scatola o pianificare le attività? Questa dovrebbe essere la domanda che ogni persona dovrebbe farsi, sia nella vita privata che professionale. Noi oggi ci occuperemo della vita professionale, dove il tempo notoriamente non basta mai per la mole di attività che siamo chiamati ad affrontare. Il vero punto non è però il tempo, ma l’organizzazione e prima ancora dell’organizzazione il vero punto è avere le idee chiare su ciò che si vuole ottenere. Partiamo dunque da qui nel nostro viaggio nel tempo.

a cura di Mario Alberto Catarozzo – Business Coach, Formatore, Consulente marketing

IDEE CHIARE

Sentirete parlare di tecniche, di App per pianificare le attività, di libri di ogni tipo per la gestione del tempo (anche io ne ho scritto uno: La gestione del tempo nell’attività professionale). Tutto giusto, tutto utile, ma…a pro di che? Intendo: pianificare e programmare, risparmiare tempo, utilizzarlo al meglio va benissimo se sappiamo dove andare, cosa vogliamo, altrimenti siamo dei naufraghi della giornata. Se non abbiamo le idee chiare sugli obiettivi della giornata, della settimana e, possibilmente, sullo scopo per cui facciamo tutto questo, allora il rischio vero è approdare ogni giorno su spiagge sconosciute dove non sentiremo di realizzare nulla di duraturo e ci sembrerà più che altro di essere pompieri che spengono incendi, invece che navigatori o esploratori (per i più temerari) verso mete desiderate.

Il primo passo è dunque fermarsi un attimo!

Ma come – molti potrebbero dire – ci consiglia di fermarci quando già abbiamo poco tempo a disposizione?
Proprio per questo vi chiedo di fermarvi, proprio perché avete poco tempo (o pensate di avere poco tempo) e non dovete perderne altro. Anche Napoleone diceva: “proprio perché ho tanta fretta…vado piano”. Correre dà la sensazione di arrivare prima, ma dove? Se arriviamo prima in posti non voluti, che senso ha? Avete idea in una giornata quante cose inutili fate?
E tutte correndo. Non è meglio, quindi, rallentare un attimo, chiarirsi le idee e poi accelerare solo per andare là dove veramente vale la pena?
È come chi guadagna tanto e butta via un sacco di soldi; non sarebbe meglio lavorare meno e ponderare meglio le spese?
Al mattino, quindi, prendetevi il vostro tempo per programmare la giornata con le priorità e definendo bene cosa davvero vi interessa raggiungere e cose anche no. Meglio se questa programmazione viene fatta la sera prima e meglio ancora se la programmazione non sia solo giornaliera, ma settimanale.

La settimana è l’arco temporale ideale per programmare e pianificare le attività, che poi devono essere esplose giorno per giorno, aggiornate e integrate con le novità e gli imprevisti sorti. Flessibilità, disciplina e metodo sono quindi i compagni di viaggio ideale nel mondo del tempo organizzato.

OGNI ROTTA HA BISOGNO DI VERIFICHE

Se definire gli obiettivi ci permette di fissare la rotta, e quindi la strada da percorrere fatta di azioni, priorità e sequenza, importante è anche darsi del tempo per fare le opportune verifiche in itinere. È questo il modo – semplice direte, ma pochi lo mettono in pratica – per aggiustare il tiro cammin facendo e con grande sollecitudine prima che sia troppo tardi. Se una regola d’oro è avere le idee chiare e quindi la c.d. “chiarezza di intenti”, altra regola aurea è la flessibilità con cui sappiamo imparare dalle esperienze e farne tesoro per non ripetere gli errori. Per la prima regola ci viene in mente il famoso detto di Seneca “Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”, mentre per il secondo ci viene in mente lo zio Charles Darwin che diceva che “Non è la specie più forte a sopravvivere e neppure quella più intelligente, bensì quella che si adatta meglio al cambiamento”. Adattabilità, flessibilità e capacità di apprendere dall’esperienza, questi sono i veri principali alleati della gestione del tempo! Le tecniche e i principi vanno bene solo dopo che avrete introiettato questi principi fondamentali. È inutile conoscere una tecnica se poi non la mettiamo in pratica, oppure se non sta funzionando nel caso specifico e imperterriti continuiamo a ripeterla come un criceto in una ruota. Fermatevi dunque e fate il punto – il c.d. “punto nave” – per capire dove siete e come potete aggiustare il tiro. Non esistono tecniche universali, principi sempre validi, strade tracciate valide per tutti sempre. Esistono tentativi, verifiche e aggiustamenti.

La miglior tecnica è la tua, frutto di autocorrezione continua, affinamento continuo.
Quindi, non affidatevi a chi vi vuole offrire pillole magiche e soluzioni preconfezionate, perché non funzioneranno. Affidatevi solo a voi stessi. Prendete in mano il presente e cercate di capire se siete sulla strada giusta. Bella storia, vero?! E quale sarebbe questa strada giusta, potreste chiedermi se fossimo qui presenti faccia a faccia? Non lo so, vi risponderei. Me lo devi dire tu se sei sulla tua strada giusta e la tua strada è giusta per te se ti sta portando nella direzione dei risultati che hai fissato: economici, organizzativi, sociali, imprenditoriali, di felicità.

È la tua pancia che deve rispondere, non io. E non è neppure il tuo cervello a dover rispondere a questa domanda, perché lo farebbe ragionando. Invece dovete fare un attimo di silenzio e lasciare lo spazio e il tempo alle vostre emozioni di dare la risposta alla domanda che vi siete posti: sto andando nella direzione giusta pe me? Sto ottenendo ciò che desidero? Quantomeno, sto investendo bene il mio tempo perché ciò accada? Ci vuole pazienza e un po’ di coraggio per fare ciò se non siete abituati a farlo, ma col tempo ripaga con gli interessi. Il rischio, altrimenti, è di fare come il criceto in una ruota, ripetere sempre le stesse azioni e ottenere sempre gli stessi risultati che, se sono insoddisfacenti, nel tempo vi porteranno demoralizzazione, lesione dell’autostima e rassegnazione. Peccato.

ORA UN PO’ DI REGOLE

Per ottenere risultati nella vita sappiamo che ci vuole metodo e disciplina. Metodo vuol dire avere una strategia e disciplina vuol dire avere costanza. Senza un metodo andrai random e sprecherai un sacco di tempo e di occasioni. Con un metodo senza disciplina saprai tutto teoricamente, ma non avrai risultati, perché non metti in pratica con costanza. Ci vogliono entrambi. Arricchiamo ora le nostre regole per avere successo:

  • 1. Chiarezza di intenti (obiettivi)
  • 2. Flessibilità di azione
  • 3. Metodo
  • 4. Disciplina
Ecco che il quadro della persona efficace ed efficiente si sta completando. Efficace è colui che raggiunge i risultati, efficiente chi lo fa con il minor impiego di risorse possibili. Abbiamo finito quindi? No, manca ancora un tassello al quadro completo delle regole.

La quinta regola è:
  • 5. Motivazione
Se volete raggiungere degli obiettivi dovete essere motivati. La disciplina è l’arte del ripetere le cose senza arrendersi, in modo che diventino nuove abitudini e abilità. La disciplina senza motivazione, però, è sofferenza. E noi non vogliamo soffrire; vogliamo prenderci le nostre soddisfazioni lavorando, con la giusta determinazione e investimento di energie fisiche e morali.

La motivazione è il desiderio di raggiungere una meta ed è legato alla vision, cioè a cosa immaginiamo accadrà, al come pensiamo che ci sentiremo una volta raggiunta. Avere motivazione vuol dire avere benzina. Al mattino prima di uscire di casa vi sentirete attratti dalla giornata se state andando nella direzione dei vostri desideri. Certo – voi direte – il mio desiderio sarebbe quello di rimanere a letto a dormire, oppure di andare in spiaggia a prendere il sole. Qui non si sta parlando, ovviamente, di desideri ludici, ma di desideri di vita professionale. Se lo scenario che vi attrae è quello di portare la vostra organizzazione ad alti livelli di qualità, con clienti soddisfatti che vi apprezzano, sarete motivati ad affrontare la giornata al pensiero di realizzare questi risultati. Il fatto che non vi siano ancora non deve demoralizzare: ciascuno parte da dov’è, ma se accetta la situazione vi può lavorare sopra con metodo e costanza per modificarla e portala vicino a ciò che desidera.

 

PROGRAMMARE E PIANIFICARE

Giungiamo ora alla tecnica per programmare il tempo e per pianificare le attività.
Innanzitutto, programmare e pianificare non sono esattamente la stessa cosa. Si programma quando si stima il tempo necessario per fare le cose. Si pianifica quando si mettono in sequenza le cose secondo priorità. Facciamo un esempio con la classica riunione. La maggior parte convoca una riunione se va bene indicando l’orario di inizio e la sua durata. Si può fare di meglio? Certo, così non abbiamo né programmato, né pianificato i contenuti. Il rischio è che la riunione alla fine serva a poco, vi sia confusione e si esca più frustrati che soddisfatti. Non è la riunione a non essere utile in questi casi, ma il fatto che è stata organizzata male. Come prima cosa la riunione per essere uno strumento efficace richiede programmazione. Con ciò intendiamo la necessità che l’organizzatore valuti i punti all’ordine del giorno e ne stimi il tempo necessario per la discussione. Programmare vuol dire questo: chiedersi quanto tempo pensiamo che richieda quell’attività per essere portata a compimento.
In secondo luogo, la riunione richiede un ordine del giorno pianificato, cioè dove l’ordine con cui verranno trattati i punti sia chiaro e definito in partenza. La conseguenza, altrimenti. È che le cose vadano a casaccio e che si trattino prima i punti meno importanti, per poi lasciare in fondo agli ultimi spiccioli di minuti le parti più delicate della riunione.

La stessa mentalità dovete applicarla alla programmazione e pianificazione della giornata lavorativa e della settimana. Le attività non vanno semplicemente segnate in agendo come memo; vanno stimante nei tempi e pianificate per priorità e urgenza. Sono questi due i parametri che permettono di mettere in ordine di priorità le attività da svolgere in una giornata e nella settimana lavorativa. Chi ritiene che tutto sia importante e tutto sia urgente non avrà mai il controllo del tempo e ne sprecherà moltissimo in cose inutili o di poco conto.

IL PERIODO POLMONE

Molti nel leggere queste righe potrebbero obiettare che è tutto bello sì, ma nella vita reale ci sono gli imprevisti e quindi non si può pianificare e programmare. Non è proprio così e vi spiego perché. Posto che l’imprevisto è l’unica cosa prevedibile, nel senso che possiamo essere certi che ce ne saranno diversi nell’arco di una giornata, ci dobbiamo chiedere cosa possiamo fare per gestirli. Non ha senso buttare via l’acqua sporca con il bambino dentro, quindi non pianificare affatto dal momento che non si possono pianificare gli imprevisti.

Esiste una tecnica che si chiama “periodo polmone” che ci dice che gli imprevisti vanno gestiti inserendo nella pianificazione della giornata lavorativa un arco temporale (che andrà valutato da ciascuno in base alle proprie condizioni ed esperienze) da lasciare vuoto. L’obiettivo è lasciarsi il tempo per affrontare la email imprevista, la telefonata killer, il collega rompiscatole, il capo impazzito. Se voi pianificate tutto per filo e per segno riempiendo ogni momento delle 8-10 ore di lavoro previste, è sicuro che dopo poco tutti i vostri piani vi salteranno. Dovete invece avere delle priorità e degli obiettivi della giornata e sapere che alla fine li poterete tutti a termine, anche se si presenteranno imprevisti che affronterete nel periodo polmone appositamente lasciato. Su 10 ore di lavoro, quindi, programmatene non più di 7-8, lasciandovi il tempo per gestire la patata bollente che vi è giunta tra capo e collo all’improvviso: niente paura, si affronta e si riparte per la traiettoria prevista.

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