La tracciabilità degli incassi nelle SSD e ASD
L’Agenzia delle Entrate, nella circolare 18E del 1 agosto 2018, tra i vari argomenti trattati, ha chiarito come doversi comportare per avere la documentazione necessaria in fase di eventuale controllo per gli incassi ricevuti sia per le quote di affiliazione, che per quelle di iscrizione ai corsi ed abbonamenti.
Come previsto dalle norme in vigore per tutti i movimenti superiori a 1.000,00 euro è necessario avere la tracciabilità degli stessi. Quindi anche le varie quote degli abbonamenti, affiliazioni e iscrizioni che vengono pagate dai clienti in contanti, anche se di importi per singola operazione inferiore ai 1.000,00 euro, devono avere una tracciabilità in quanto poi gli stessi incassi potranno esser versati sul conto corrente dell’associazione.
L’Agenzia delle Entrate infatti chiarisce che tutti questi pagamenti devono esser effettuati mediante carte di credito o bancomat, conti correnti bancari o postali o altri sistemi di pagamento, come ad esempio assegni non trasferibili intestati all’associazione o società sportiva dilettantistica senza fini di lucro, che consentano concretamente lo svolgimento di efficaci ed adeguati controlli.
Quando questi pagamenti vengono ricevuti in contanti, per rispettare l’obbligo di tracciabilità, l’associazione o società sportiva dilettantistica devono adottare delle modalità di documentazione e contabilizzazione che descriviamo di seguito.
Devo rilasciare una copia del pagamento ricevuto al mio affiliato anche se non ho obblighi di scontrini e ricevute fiscali?
Si ed infatti nella circolare del 1 agosto 2018 viene chiarito che per ogni singola quota di iscrizione, di abbonamento, o di affiliazione l’associazione o società sportiva dilettantistica devono rilasciare un’apposita quietanza al cliente e conservarne una copia.
Devo anche tenere una prima nota di cassa?
Il registro contabile dei movimenti analitici, quindi con tutti i dettagli e non solo il totale di fine giornata, è lo strumento che permette, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate,in caso di verifica, di acquisire le informazioni contabili necessarie. Quindi è opportuno che l’associazione o società sportiva dilettantistica utilizzi un registro dove annotare analiticamente le entrate indicando i nominativi dei soggetti, la causale, l’importo incassato. Il registro va tenuto anche per le uscite dove vanno indicati gli importi pagati.
Le registrazioni analitiche consentono, inoltre, all’associazione o società sportiva dilettantistica senza fini di lucro di soddisfare le esigenze informative per la corretta gestione economica e finanziaria dell’associazione o società stessa.
Con le soluzioni gestionali per centri sportivi è possibile gestire in modo automatizzato, legato ad ogni incasso di quota di iscrizione/affiliazione e/o per un corso o abbonamento o anche per una rata, la registrazione del movimento analitico ed anche l’emissione della quietanza di pagamento, che potrà esser conservata anche elettronicamente in PDF.
In questo modo si ha anche la certezza di ridurre gli errori, dare subito al proprio cliente la ricevuta per l’eventuale detrazione se minorenne, ed inviare al proprio commercialista i dati in formato elettronico.
Utilizzando quindi un programma gestionale si riduce il tempo in segreteria per non dover fare doppie operazioni per annotare il tutto in un registro cartaceo o un foglio elettronico. Non sottovalutiamo anche la conservazione dei dati e l’accesso agli stessi che con un sistema gestionale professionale permette di poter effettuare sia il backup dei dati che la gestione dei diritti di accesso ai dati come previsto dal GDPR.
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La circolare dell’Agenzia delle Entrate è disponibile a questo link.