Come un software gestionale supporta l’organizzazione nelle scuole di danza

La danza: l’anello di congiunzione tra il fitness e l’arte.

Da una parte occorre una preparazione fisica e muscolare non indifferente per portare a termine un’esibizione di ballo, che si tratti di danza classica, moderna, jazz, rock acrobatico o danza del ventre.

Dall’altra occorre anche la capacità di saper trasformare un corpo che si muove a ritmo di musica in un flusso armonioso e incantevole, quasi magico, di passi trasmettendo allo spettatore emozioni intense proprio come avviene davanti ad un’opera d’arte.

Come tutte le arti, anche la danza richiede dedizione e impegno per perfezionare una dote innata.

Molte scuole di danza operano sul territorio nazionale con l’obiettivo di plasmare giovani talenti e far emergere professionisti in questo mondo altamente competitivo. Alcune di esse si appoggiano a palestre e centri fitness per la condivisione degli spazi altre, invece, operano in completa autonomia.

Da Bolzano a Catanzaro milioni di bambini e bambine si affacciano alla danza con entusiasmo e passione, molti dei quali continuano il loro percorso con determinazione anche in età adulta.

Le varie scuole offrono quindi un percorso mirato sulle varie fasce d’età e in base alla preparazione dei propri iscritti.

Gli insegnanti sono per lo più professionisti qualificati che prestano la loro arte e i loro insegnamenti oppure collaboratori diretti delle varie associazioni.

Inoltre, anche se una scuola può essere indirizzata ad uno specifico stile di danza, il più delle volte l’offerta è molto variegata e si spazia dalle più “storiche” danze propedeutiche per bambini, alla danza classica, hip hop, latino-americano, danza acrobatica… a discipline particolari come le danze polinesiane, bollywood, danze orientali ecc.

La scuola di danza ha quindi alla base un’organizzazione complessa ed articolata: oltre alla raccolta dei dati personali in linea con la normativa sulla privacy, occorre organizzare i corsi in base agli orari e alla disponibilità degli spazi e dei docenti; serve poter comunicare in modo rapido e semplice con i propri iscritti per eventuali annullamenti o spostamenti di lezioni; c’è poi da calcolare eventuali recuperi di lezioni perse.

Per non parlare poi di tutta la gestione amministrativa: con una prevalenza di abbonamenti annuali, spesso il pagamento è diviso in rate e si rende quindi necessario verificare il rispetto delle scadenze di pagamento; nonché la corretta emissione dei documenti legati all’incasso.

Attualmente, come tristemente sappiamo, molte di queste attività sono ferme a causa del covid, ma quando finalmente si potrà tornare ad allenarsi e a danzare nelle strutture dedicate, con molta probabilità il controllo degli accessi e delle presenze richiederà un monitoraggio molto più scrupoloso rispetto a ciò che avveniva fino a un anno fa.

Insomma: se per certi versi la danza va oltre le classiche discipline del mondo del fitness offrendo uno spettacolo artistico ai suoi spettatori, è assimilabile in quanto a gestione interna a ciò che avviene in palestra e piscina e quindi un software gestionale ben strutturato diventa l’alleato numero uno per un’organizzazione delle attività interne fluida e senza errori.

Quali facilitazioni offerte dai software gestionali si adattano e migliorano il lavoro all’interno delle scuole di danza?

• ANAGRAFICA DEGLI UTENTI: creare un archivio con i dati dei propri clienti è importante sotto vari aspetti. Se l’associazione rientra in qualche società sportiva occorre comunicare all’associazione i dati degli associati a fini assicurativi; inoltre poter attingere a informazioni quali l’età, il sesso, le attività praticate permette di strutturare tutta la messaggistica a fini di servizio e di marketing. Potrebbe servire infatti dover contattare tutti i genitori delle bambine di classica per comunicare l’orario delle prove per il saggio, o promuovere un evento dedicato agli over 40. Rintracciare rapidamente queste info e magari inviare sms o email direttamente dal software risulta molto più comodo e veloce che inviare comunicazioni ai singoli iscritti.

Con le informazioni raccolte dai clienti è possibile poi fare delle analisi e delle statistiche per capire ad esempio quale è l’età media di chi frequenta la scuola o il titolo di studio prevalente. In più, avere memorizzati i dati anagrafici dei propri iscritti, consente di risparmiare tempo in fase di vendita poiché non occorre richiedere il codice fiscale di volta in volta per la stampa della ricevuta.

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La raccolta e la conservazione dei dati, tuttavia, è una questione molto delicata poiché intorno a questa attività girano tutta una serie di regole a tutela della privacy (GDPR). Utilizzare un software gestionale per la rilevazione e il mantenimento dei dati è un metodo indubbiamente più sicuro per salvaguardare la privacy dei propri iscritti e il rispetto del GDPR.

• GESTIONE DELLE VENDITE E DEI PAGAMENTI: gestire la vendita, e tutto quello che ne deriva, attraverso un software gestionale è sicuramente più sicuro e preciso rispetto ad altri metodi manuali. Innanzitutto nel software viene mantenuto lo storico di ciò che acquista un cliente, eventuali sconti a lui/lei dedicati e condizioni di pagamento particolari. In questo modo risulterà estremamente facile e veloce proporre il rinnovo.

Inoltre, in caso di pagamento rateale, è il programma stesso a proporre una suddivisione dei vari pagamenti assolvendo anche alla funzione di reminder (sia per il cliente che per la reception) sulle varie scadenze. E’ poi sempre più frequente, ed ampiamente apprezzata dagli utenti, la possibilità di gestire abbonamenti con pagamenti automatici, a quel punto il software gestirà automaticamente gli addebiti sul conto corrente del vostro cliente o sulla sua carta di credito (o quella dei genitori se minorenni o gruppi famiglia). Se il software è collegato anche al monitoraggio degli accessi, quindi se il cliente deve esibire ad un lettore la propria tesserina per poter entrare, il programma impedisce l’accesso in caso di rata non saldata.

Poter ricercare in modo semplice e veloce la situazione dei pagamenti futuri da incassare è molto importante ai fini del calcolo del budget: sapere la liquidità in ingresso a breve termine consente di valutare in modo razionale le scelte di investimento e avere sempre sott’occhio la situazione economica.

Infine, gestire il pagamento tramite software, significa predisporre la stampa del documento (che si tratti di fattura, ricevuta o documento commerciale) direttamente a partire dalla registrazione della vendita, senza passaggi intermedi che possono essere fonte di errore. Sarà poi il gestionale stesso a fornire, a fine giornata piuttosto che a fine settimana o fine mese, il report delle vendite e degli incassi.

• ORGANIZZAZIONE CALENDARIO: organizzare il calendario dei corsi è forse la questione che sta maggiormente a cuore a chi gestisce una scuola di danza. Ogni anno occorre predisporre l’elenco dei vari corsi proposti avendo cura di incastrare la disponibilità delle sale con gli orari dei vari docenti, tutto senza dimenticare di andare incontro alle esigenze della clientela.

Serve strutturare lezioni monosettimanali o bisettimanali o addirittura trisettimanali e, a differenza di quello che succede in palestra, le varie lezioni sono concatenate l’un l’altra poiché consentono di acquisire e sviluppare delle abilità funzionali a proseguire nel percorso di apprendimento della disciplina.

Occorre poi incrociare la frequenza con i vari abbonamenti in modo da predisporre pacchetti personalizzati per chi frequenta più corsi e, spesso, sconti famiglia per chi ha più figli frequentati i corsi. Ad ogni corso deve essere associato l’elenco dei partecipanti da cui poi l’insegnante dovrà eseguire l’appello funzionale sia al calcolo dei recuperi che a quello del compenso per l’insegnante.

Proprio a partire dal calendario, generalmente, vengono calcolate le ore di lezione tenute da ciascun insegnante e il riempimento di ogni lezione in modo da calcolare le somme dovute al professionista.

Un lavoro enorme che senza il supporto del mezzo informatico, rischia di portare via giornate intere e incorrere in comprensibili errori umani generando non poco scompiglio nel delicato momento di inizio della stagione.

Grazie ad un software gestionale è invece possibile strutturare il calendario per l’intero anno con pochi click, semplicemente immettendo i primi dati relativi ai giorni settimanali per ciascun corso, l’orario, il numero massimo di presenti accettati e l’insegnante di riferimento.

Ogni nuovo iscritto può essere associato al corso che frequenterà e la sua iscrizione si protrae per tutta la durata dell’abbonamento, andando quindi a strutturare il riempimento delle varie lezioni.

L’appello può essere effettuato in via del tutto automatica con il controllo accessi (al passaggio della tessera automaticamente il sistema segna come presente l’utente in questione) oppure manualmente dall’insegnante tramite software o addirittura tramite app.

E il calcolo delle ore degli insegnanti può essere effettuato in modo rapido e semplice attraverso un’analisi statistica del calendario. Più semplice di così!
Inoltre nei casi delle soluzioni più evolute nel mercato ci sono anche possibilità di far comunicare i dati delle presenze dello staff con il gestionale per i compensi con relativa certificazione.

• PRENOTAZIONI DI LEZIONI PRIVATE: molte scuole di danza, affiancano alle lezioni di gruppo, anche dei momenti one-to-one tra insegnante e allievo. E’ questo il caso di ballerini semiprofessionisti che vogliono perfezionarsi oppure studenti alle prime armi che necessitano di un potenziamento. In questi casi l’orario non è stabilito a tavolino sulla base di un piano settimanale, ma, generalmente, l’insegnante e l’allievo si accordano per dei momenti che vadano bene a entrambi e in cui ci sia disponibilità della sala. Anche in questo caso il supporto di un software gestionale risulta fondamentale per una gestione precisa e ordinata senza accavallamenti. L’insegnate può inserire i propri orari di disponibilità a sistema e il software li incrocerà con la disponibilità della sala. L’allievo può prenotare la propria lezione privata direttamente da app nell’orario che gli è più comodo.

• CONTROLLO ACCESSI: abbiamo già parlato di come il controllo accessi possa fungere da controllore dei mancati pagamenti, nonché per abbonamenti scaduti o non rinnovati. Funzioni importantissime nella gestione di qualsiasi attività imprenditoriale. Ma il controllo accessi non è solo un vigile severo e incorruttibile; nell’ottica di fornire al cliente un servizio più sicuro a livello sanitario il controllo accessi diventa uno strumento prezioso per monitorare il numero di presenti all’interno della struttura garantendo a tutti il giusto spazio e riducendo i rischi di contagio. Inoltre, collegandosi a un sistema automatico di rilevazione della temperatura (come ad esempio un termoscanner) è possibile inibire l’accesso a chi ha una temperatura corporea superiore al consentito e magari non ne è neanche consapevole.

• STATISTICHE: una volta che le varie informazioni sono raccolte e memorizzate sul software (dati anagrafici, abbonamenti acquistati, lezioni frequentate ecc), questi dati vengono elaborati e analizzati restituendo statistiche interessanti per la gestione della scuola di danza. Attraverso le analisi è possibile, ad esempio, capire quali sono i corsi maggiormente richiesti oppure quale la spesa media per allievo. E’ possibile capire quale insegnante riscuote il maggior gradimento e quali gli orari più frequentati. Si può indagare l’età media degli iscritti e la loro spartizione in base al comune di residenza. Tutte queste informazioni possono essere utili per compiere delle scelte commerciali come ad esempio decidere di sospendere alcuni corsi oppure investire in campagne pubblicitarie mirate su un certo target.

• UN’APP PER RIMANERE SEMPRE INFORMATO: Specialmente negli ultimi tempi si sono moltiplicate le app che aiutano a migliorare e semplificare la quotidianità delle persone. Non fa accezione il mondo del fitness e del wellness: molti software propongono oggi, a completamente dei servizi offerti, un’app dedicata al cliente in modo da offrire a quest’ultimo la possibilità di essere autonomo in tutta una serie di operazioni. Per una scuola di danza questo significa poter dare al cliente uno strumento in grado di limitare il lavoro svolto della reception, ad esempio quando viene contattata da un cliente che richiede info riguardo alle proprie scadenze oppure intende prenotare una lezione privata. In questo modo si riescono ad ottimizzare i tempi, evitando sprechi inutili di tempo e di risorse. Inoltre l’app è anche uno strumento per il centro di danza per rimanere sempre in contatto con i propri iscritti, inviando comunicazioni, lanciando sondaggi e promuovendo servizi e abbonamenti nuovi nonché promozioni.

Se si decide poi di fornire al cliente un servizio integrativo, come ad esempio un supporto per l’allenamento da casa oppure un piano alimentare personalizzato, sempre attraverso l’app è possibile canalizzare in un unico strumento tutte le info, in modo che il cliente trovi tutto semplicemente aprendo l’app sullo smartphone.

Dopo quest’analisi non ci sono più dubbi su quanto le scuole di danza possano beneficiare dei vantaggi offerti dai software gestionali. Avere a disposizione un supporto informatico che registra, organizza ed elabora tutti gli aspetti del backoffice di una scuola di danza, permette a chi vi opera di concentrarsi sull’aspetto più interessante di questa attività: l’apprendimento e formazione di giovani talenti.