I certificati medici sono documenti indispensabili in palestre e piscine. Tuttavia, questi documenti contengono informazioni molto sensibili sullo stato di salute del cliente e devono, quindi, essere gestiti con estrema attenzione per rispettare la normativa GDPR. Vediamo come rispettare la privacy dei clienti e il GDPR.
Privacy certificati medici: il GDPR
Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) è entrato in vigore il 25 maggio 2018 e ha introdotto nuove norme sulla protezione dei dati personali in Europa. L’entrata in vigore di questa normativa ha reso molto importante per le palestre e le piscine gestire bene i dati e i documenti personali dei loro clienti, compresi i certificati medici.
Rispettare il GDPR correttamente, infatti, è fondamentale per qualsiasi attività, comprese le strutture sportive, anche per non incorrere in sanzioni.
Privacy certificati medici: il ruolo del DPO
Le palestre e le piscine dovrebbero anche designare un responsabile della protezione dei dati (DPO), per garantire che i dati personali siano gestiti in modo sicuro e conforme alle normative. Il DPO dovrebbe monitorare costantemente le politiche sulla privacy e le procedure attuate dalla struttura per assicurarsi che siano in linea con il GDPR.
Come garantire la sicurezza dei certificati medici in palestre e piscine
Vediamo ora quali strategie attuare per mantenere riservati i certificati medici e gli altri documenti sensibili.
Avere una solida politica sulla privacy
Il primo passo per gestire i certificati medici in modo sicuro è avere una solida politica sulla privacy. Questa politica dovrebbe essere chiara e facile da comprendere per i clienti, spiegando quali informazioni verranno raccolte e come verranno utilizzate. Inoltre, dovrebbe specificare i diritti dei clienti in merito alle loro informazioni personali, come il diritto di accedere ai propri dati e di richiederne la cancellazione, compreso il certifico medico una volta trascorso il tempo previsto per legge.
Fare attenzione alla raccolta dei dati
Le palestre e le piscine dovrebbero prestare attenzione a come raccolgono i dati dei clienti. Ad esempio, non dovrebbero raccogliere informazioni non necessarie o richiedere ai clienti di fornire informazioni sensibili. Inoltre, dovrebbero fornire ai clienti la possibilità di dare il consenso per la raccolta dei loro dati e di revocarlo in qualsiasi momento.
Migliorare la privacy grazie ad un archivio sicuro
Quando si tratta di gestire i certificati medici è importante che i dati siano archiviati in modo sicuro. Questi documenti dovrebbero essere conservati in un’area accessibile solo al personale autorizzato. Inoltre, i certificati medici dovrebbero essere conservati solo per il tempo necessario, un anno secondo il GDPR, e poi distrutti in modo sicuro.
Digitalizzare i documenti sensibili è una strategia ideale per rendere, non solo più sicura, ma anche più pratica la gestione dei certificati medici.
Wellness in Cloud offre un sistema di archiviazione digitale che permette di tenerne sempre al sicuro i documenti privati e i certificati medici dei clienti e di gestirli in modo facile e intuitivo.