Adeguamento GDPR per ASD: cosa sapere sulla gestione della privacy
Quali sono gli obblighi delle associazioni sportive dilettantistiche di fronte al GDPR? Applicabile a partire dal 5 maggio del 2018 in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea, il General Data Protection Regulation ha portato anche nella vita delle ASD diverse nuove regole relative alla protezione della privacy delle persone fisiche, andando dunque a normare il trattamento e la libera circolazione dei dati personali. In linea generale, infatti, è bene sottolineare che tutte le organizzazioni che elaborano o archiviano dei dati personali sono tenute a garantire un livello sufficiente di privacy, e le ASD, per l’appunto, non sono escluse da questo obbligo, tanto più che nella loro quotidianità si trovano a gestire i dati personali dei propri iscritti, a partire dalla più semplice raccolta di dati su moduli cartacei o digitali al momento dell’iscrizione.
In questo articolo vedremo quindi cosa deve fare un’ASD per rispettare gli obblighi del GDPR e non incorrere in sanzioni.
ASD e GDPR: cosa fare?
In questi ultimi anni si è parlato tanto del Regolamento generale sulla protezione dei dati, ma nonostante questo spesso non sono ancora chiari a tutti quelli che sono gli effettivi obblighi GDPR per le ASD. In estrema sintesi, è prescritto che le associazioni sportive dilettantistiche, così come ogni altra organizzazione che gestisce i dati personali di altre persone, devono essere dotate di una policy scritta per garantire la protezione di queste informazioni. Allo stesso tempo, è fondamentale che i dipendenti e i collaboratori dell’ASD vengano adeguatamente istruiti sulla policy stessa, di modo da assicurare elaborazioni e archiviazioni sicure. Infine, è necessario mettere in campo delle misure concrete per aumentare il livello di protezione, incrementando la sicurezza degli accessi agli archivi e utilizzando per esempio dei sistemi di crittografia, in modo che eventuali malintenzionati non possano accedervi.
Adeguamento ASD al GDPR: si inizia dall’informativa
Il primo fondamentale passo che le associazioni sportive dilettantistiche sono chiamate a fare per rispettare il quadro sulle normative europee per la protezione dei dati personali di soci, atleti e collaboratori è rappresentato dall’informativa sulla privacy. Così come riportato dall’articolo 13 del GDPR, l’ASD deve infatti mettere a disposizione un documento contenente le informazioni sull’identità e sui dati di contatto del titolare del trattamento dei dati, nonché dell’eventuale DPO, ovvero del Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer). L’informativa così creata deve risultare sempre liberamente consultabile dagli iscritti e aspiranti tali, sul sito web dell’ente come anche su locandine e copie cartacee fisiche presenti in sede. Solamente in presenza di questa informativa liberamente consultabile l’ASD può raccogliere e trattare dei dati personali nel rispetto del GDPR.
Adeguamento delle ASD al GDPR: il consenso
Attenzione: per l’adeguamento al GDPR non basta che l’ASD pubblichi l’informativa sul trattamento dei dati. È infatti anche necessario ottenere il consenso espresso di ogni persona i cui dati personali dovranno essere gestiti dall’associazione. Questo passaggio è fondamentale per rispettare il principio di accountability, e va quindi previsto per ogni nuovo passaggio di raccolta dati (per iscrizioni, tesseramenti, registrazioni ad eventi e via dicendo).
ASD e GDPR: la nomina del responsabile
Altro passaggio previsto per l’adeguamento dell’ASD al GDPR è la nomina dei responsabili. Essenzialmente, all’interno dell’associazione sportiva dilettantistica, ogni collaboratore che nella propria attività tratta i dati personali degli iscritti deve essere designato al trattamento dei dati, seguendo dunque quanto riportato nell’articolo 29 del GDPR. Possono quindi essere nominati come responsabili del trattamento dei dati tecnici, amministratori, collaboratori esterni, e via dicendo. Per quanto riguarda invece la nomina del DPO, è possibile dire che in molti casi – in assenza, per esempio, di sedi sparse sul territorio e per la gestione limitata di dati sensibili – questo passaggio non risulta obbligatorio: per averne la certezza è però bene valutare attentamente le caratteristiche dell’ASD.
GDPR e associazioni sportive: le possibili sanzioni
Ma cosa succede se un’associazione sportiva non rispetta il Regolamento generale sulla protezione dei dati? In questo caso, si rischia di incorrere in sanzioni pecuniarie importanti. Le ASD che trasgrediscono il GDPR possono essere multate dal 2% al 4% del proprio fatturato annuo globale, a seconda della gravità della violazione riscontrata (oppure da 10 a 20 milioni di euro, nel caso remoto in cui il fatturato superi questa soglia).
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