Inserimento di una nuova risorsa nel team: consigli utili

L’inserimento di una nuova risorsa in un gruppo di lavoro già ben avviato è un momento un po’ critico. È come aggiungere un ingrediente nuovo ad una ricetta già collaudata: puoi ottenere un gusto inaspettato che rafforza il precedente, rimanere deluso dal non notare nessun cambiamento, oppure rovinare clamorosamente la tua portata.

La stessa dinamica avviene nelle squadre di lavoro introducendo un nuovo membro. Sarà compito del team manager assicurarsi che l’integrazione vada a buon fine. Come gestire al meglio questa fase delicata? Ecco alcuni suggerimenti:

1. Un’attenta valutazione della situazione. Introdurre una persona nuova con superficialità senza un’analisi preliminare delle ripercussioni che questo evento potrebbe avere sul resto del gruppo significa partire con il piede sbagliato. È invece corretto:

• mettere al corrente il gruppo della novità;
• spiegare a tutti quali sono gli obiettivi di questa mossa;
• chiarire i ruoli e stabilire chi sarà l’esponente del gruppo più idoneo a seguire il nuovo arrivato nel suo inserimento (sia per competenze che per indole);
• non sottovalutare il posizionamento fisico della nuova risorsa (dove sarà la sua postazione di lavoro, quali i mezzi che utilizzerà ecc.);
• se il nuovo arrivato sarà a diretto contatto con il pubblico, non è sbagliato prevedere un comunicato per avvisare la clientela stessa della novità.

2. Chiarezza nella comunicazione. Una delle regole fondamentali della comunicazione. È importante essere espliciti, precisi e diretti in qualsiasi tipo di comunicazione. Sia verso il team, sia verso il nuovo membro, sia nella comunicazione esterna all’azienda. Il miglior modo per contrastare l’incertezza nata dall’introduzione di un’innovazione è descrivere, comunicare, spiegare l’innovazione stessa.

3.Trasmette la cultura aziendale, ovvero quell’insieme di norme di comportamento, obiettivi, metodo comuni ad un gruppo di lavoro. In questa fase è opportuno sottolineare bene anche la mission del gruppo, ovvero il suo obiettivo finale; la mission deve essere ben nota al nuovo arrivato, ma male non fa rinfrescarla anche al resto del team

4. Inserimento nel team. Dopo questo “indottrinamento” generale il nuovo membro è pronto per essere inserito nel gruppo. Seguiranno quindi 3 fasi:

• Introduzione. La nuova risorsa viene presentata al gruppo e a sua volta il gruppo (e soprattutto le sue dinamiche!) si presentano al nuovo arrivato.
• Cambiamento. La rottura dell’equilibrio del gruppo porta a una riorganizzazione dei ruoli.
• Assestamento. La nuova risorsa è ormai parte integrante del team e si stabilisce un nuovo equilibrio.

5. Team Building e Formazione. Dopo l’inserimento bisogna porre attenzione a due aspetti dello stesso processo, ovvero la costruzione della nuova squadra e la formazione del nuovo arrivato.

Team Building: un insieme di attività, anche extra lavorative (es. competizioni sportive, attività ludiche, cene, ecc.) finalizzate alla costruzione dello spirito di squadra e alla collaboratività. Risultano molto utili nelle fasi in cui l’equilibrio del gruppo è messo alla prova.

Formazione: sembra scontato da dire ma non lo è: la nuova risorsa va formata. È necessario fornire al nuovo arrivato sia le basi teoriche che pratiche per metterlo nelle condizione di lavorare bene. Al via quindi corsi di formazione, attività di learning by doing, role playing ecc… Dopo questo periodo di formazione possiamo considerare la risorsa un membro attivo e produttivo del gruppo.

6. Valutazione. Anche se ci piacerebbe affermare a questo punto di aver assunto la persona più capace, dobbiamo ad un certo momento mettere in discussione la nostra capacità di giudizio e valutare i primi risultati ottenuti dal nuovo collaboratore. Dobbiamo poter confrontare il suo operato in base a parametri concreti per poter stabilire l’ok definito: abbiamo realizzato una nuova ricetta gustosa ed invitante.