I sistemi di legal tech per l’avvocato

Con il termine Legal Tech, secondo l’omonimo dizionario curato dal prof. Ziccardi, si identificano gli “applicativi e soluzioni tecnologiche, specialmente sotto forma di software, dedicati a digitalizzare, automatizzare, razionalizzare o semplificare attività e processi nell’ambito delle professioni legali”.

La definizione lascia immediatamente intendere come le tecnologie che possono essere ricondotte all’interno della definizione sono moltissime; per una catalogazione efficace è possibile suddividerle in alcuni filoni: la gestione dei flussi di lavoro, il Machine Learning e l’intelligenza artificiale vera e propria. In questa direzione, senza dubbio, i software per avvocati la fanno attualmente da padroni, essendo oggi un elemento imprescindibile per gestire al meglio il flusso di lavoro in uno studio legale.

Un primo concetto fondamentale è dunque quello di workflow, ovvero letteralmente “flusso di lavoro”, o più specificatamente “gestione dei processi lavorativi” nell’ottica dell’automazione totale o parziale di un processo dello studio (o dell’ufficio) legale.

Nel campo legale, così come in molti altri campi, la ricerca di automatismi e regole deve coniugarsi con la flessibilità, la semplicità, la velocità della collaborazione e con l’obiettivo di automatizzare il lavoro dell’utente, che viene guidato in una serie di passi precodificati; il tutto con il chiaro obiettivo di ridurre i tempi morti e soprattutto gli errori.

Per raggiungere tali obiettivi i documenti, le informazioni o i dati passano da un utente a un altro secondo un insieme di regole predefinite, che vengono rese note attraverso precisi diagrammi UML descrittivi dei processi in essere.

Si può così creare un ecosistema di gestione documentale potenzialmente in grado di guidare l’intera attività del comparto legale:

• generazione dei documenti;
• invio di e-mail e PEC;
• interazione con i social network utilizzati a scopo lavorativo;
• creazione di task per ciascun utente;
• gestione delle ACL (Access Control List) in modo da avere un quadro sempre preciso dei soggetti che possono generare, visionare o modificare determinati documenti.

I vari passaggi, i vari automatismi gestiti da un sistema documentale così strutturato devono inoltre essere accompagnati dalla generazione di appositi metadati che hanno il compito di arricchire e documentare la vita del documento all’interno del sistema stesso.

Questa raccolta e codificazione di dati strutturati apre evidentemente le porte all’applicazione di tecniche di machine learning e di intelligenza artificiale anche nel campo della legal automation; un processo così documentato è infatti perfetto per essere letto e interpretato da una macchina.

La strada per giungere ai risultati sopra esposti non può non passare dalla corretta interpretazione del concetto di “record” così come definito dallo standard ISO 15489:2016, ovvero del documento che nasce o entra a far parte di un sistema di gestione documentale ed è quindi destinato a sedimentarsi nel relativo archivio.

Lo standard in questione definisce invero il record come “any set of information, regardless of its structure or form. This includes information in the form of a document, a collection of data or other types of digital information wich are created, captured and manged in the course of business”.

Il documento generato nel rispetto della norma in esame, per essere considerato credibile, non deve essere sottoposto ad alcuna manipolazione e deve perpetuare la sua esistenza con tutti gli attributi che gli sono propri.

I record possono essere una rappresentazione autoritativa del processo a cui fanno riferimento quando possiedono caratteristiche di autenticità, integrità e affidabilità. Tale ultima caratteristica, definita dallo standard come reliability, è centrale nell’analisi dei processi di legal tech.

Lo standard definisce il reliable record come:

• one whose content can be trusted as a full and accurate representation of the transactions, activities or facts to wich they attest; and
• wich can be depended upon in the course of subsequent transactions or activities

È evidente che maggiori sono i passaggi documentali che un workflow predetermina per un documento, maggiori sono i metadati di cui questo si arricchisce e, in ultima analisi, maggiore è l’affidabilità della risorsa in essere.

L’importanza dello standard in questione non è limitata alla sola fase di creazione dei documenti ma si estende anche alla gestione dei record che vengono creati esternamente e che entrano a far parte del sistema di workflow; lo standard ISO prevede infatti che il sistema di gestione debba essere in grado di gestire anche documenti e metadati creati esternamente. Non a caso la norma in questione codifica il concetto di metadati “nativi” e di metadati “di processo”, entrambi partecipi della possibilità di preservare le caratteristiche del record.

È altresì importante notare come la definizione di “record” data dallo standard ISO ben si attagli anche a documenti (informatici) che fungano da veicolo per la trasmissione di dati nello spazio e nel tempo e dunque alle mail. Questo è un aspetto fondamentale visto che in un processo di legal automation parte fondamentale è la trasmissione all’esterno delle determinazioni aziendali.

Il messaggio di posta elettronica trova pertanto la sua collocazione all’interno di un sistema di gestione documentale:

• sia in quanto attributo che correda la valenza giuridica di un documento che sia ad esso allegato;
• sia in quanto documento informatico a sé stante che esprime una realtà ben determinata (ad esempio nel corpo della stessa e-mail).

Catalogato in questo modo, il documento informatico può dunque essere gestito e, soprattutto, conservato come patrimonio documentale anche nel caso in cui il dipendente assegnatario della pratica (e mittente del messaggio) non fosse più in forze a quella determinata impresa.

Conseguenza ultima e non meno importante dell’applicazione di tali processi è quella di ottenere documenti formalmente perfetti, che rispettano una precisa sintassi dal punto di vista della strutturazione informatica e dunque sono predisposti per l’archiviazione a lungo termine in condizioni di autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità; un passaggio documentale ormai irrinunciabile nel mondo dei documenti digitali.

Chiarita l’importanza del flusso documentale all’interno di un sistema di legal tech si comprende come tali tecnologie possano avere un impatto importante anche nel mondo legale e nell’intero ordinamento giudiziario. Soprattutto in Francia e Inghilterra sono in uso meccanismi che permettono analisi massiva di atti e documenti (e che sono utilizzati nell’ambito delle due diligence) o che consentono in una certa misura la predizione degli esiti di un contenzioso.

È dunque evidente come il mercato legale stia subendo un radicale processo di trasformazione che sembra in grado di portare ad una vera e propria rivoluzione nel modo di svolgere la professione forense o di fruire dei servizi offerti dall’avvocatura e dalla magistratura.