Firma NDA: vantaggi della firma elettronica

Nel contesto competitivo attuale, la velocità di esecuzione rappresenta un driver essenziale per la crescita e la tutela del know-how aziendale. La firma elettronica consente di eliminare attriti nella contrattualistica e di accelerare la validazione dei documenti.

Tra questi, il non disclosure agreement è diventato centrale nei rapporti tra imprese, clienti, fornitori e partner. Digitalizzare la firma NDA significa infatti ridurre tempi e rischi, garantendo al contempo piena validità giuridica e un migliore controllo operativo.

Nei paragrafi che seguono chiariremo che cosa sia un NDA, come incide sulla qualità delle relazioni commerciali e quali vantaggi concreti offre la firma NDA rispetto a metodi tradizionali, mettendo a fattor comune le best practice per impostare un flusso efficace e conforme.

NDA: significato, quando serve e come si firma

L’NDA è un accordo che obbliga le parti a mantenere riservatezza su informazioni confidenziali scambiate nel corso di trattative, collaborazioni o servizi.

L’acronimo NDA sta per “Non Disclosure Agreement”; per esteso, l’NDA indica il set di obblighi e limitazioni relativi all’uso e alla divulgazione dei dati condivisi.

È fondamentale perché previene la dispersione di segreti commerciali, codice, documentazione tecnica, listini, specifiche di prodotto o piani commerciali, proteggendo il vantaggio competitivo e facilitando un confronto trasparente tra le parti.

Quando si firma un NDA?

In genere, prima di esplorare opportunità con un potenziale cliente o partner, prima di avviare una due diligence, durante attività di co-sviluppo o outsourcing, e quando l’accesso a dati non pubblici è condizione necessaria per valutare una proposta.

In termini pratici, la firma di un non disclosure agreement avviene tra i rappresentanti delle parti coinvolte; quante persone servono per la firma di un NDA dipende dalla governance interna, ma in genere è sufficiente il legale rappresentante o un delegato con procura.

È possibile firmare un NDA anche tramite flussi multi-firmatario quando la struttura organizzativa lo richiede o quando sono previste approvazioni interne a più livelli.

Perché digitalizzare la firma degli NDA

La digitalizzazione consente di sostituire stampe, scansioni e invii manuali con flussi end-to-end, riducendo cicli di revisione e rallentamenti. La firma elettronica, nelle sue varianti previste dalla normativa europea (semplice, avanzata, qualificata), garantisce riconoscimento giuridico e valore probatorio, abilitando processi più rapidi, tracciabili e sicuri. L’integrazione con sistemi aziendali e con la conservazione a norma eleva il livello di controllo e compliance, soprattutto in contesti cross-border.

Vantaggi della firma elettronica sugli NDA

L’adozione della firma elettronica su NDA produce benefici lungo tutto il ciclo di vita del documento, dalla preparazione all’archiviazione. Il miglioramento non riguarda solo la velocità, ma anche la qualità dei dati e la governance.

1- Rapidità

La firma elettronica riduce drasticamente i tempi di completamento. I firmatari ricevono il documento in pochi minuti, possono firmare da qualsiasi dispositivo e restituire l’NDA senza scambi di email o file pesanti. La riduzione dei passaggi manuali diminuisce code, attese e ingorghi nelle fasi di pre-vendita, permettendo di avviare prima le attività operative o le valutazioni tecniche.

2- Tracciabilità

Ogni passaggio viene registrato con marcature temporali, identità dei firmatari e versioni del documento. L’audit trail permette di ricostruire chi ha fatto cosa, quando e con quale esito. La tracciabilità agevola controlli interni, facilita risposte a richieste ispettive e accelera la gestione di eventuali controversie, perché rende disponibile una prova strutturata del processo di consenso.

3- Riduzione degli errori

I flussi digitali guidano l’utente, riducono refusi e omissioni e prevengono l’invio di documenti incompleti. Ecco alcuni elementi tipici che migliorano la qualità:

• campi obbligatori e convalide formali su dati e allegati;
• blocchi di firma posizionati correttamente e pre-mappati sui template;
• controlli pre-invio e reminder automatici;
• versioning controllato per evitare l’uso di bozze non aggiornate.

La conseguenza è un minor numero di rework e una contrattualistica più coerente.

4- Validità legale

La cornice regolatoria europea riconosce alle firme elettroniche valore giuridico, con la firma elettronica qualificata equiparata alla firma autografa. La corretta scelta del tipo di firma dipende dal rischio, dalla natura dei dati e dalla prassi aziendale. È opportuno presidiare la validità dei certificati, applicare marche temporali e adottare una conservazione a norma per garantire integrità e reperibilità nel tempo. Queste misure assicurano che l’NDA mantenga il proprio valore probatorio anche a distanza di anni.

Come impostare un flusso NDA digitale

Gestire e firmare un NDA end-to-end significa progettare un processo che minimizzi gli attriti e standardizzi le varianti.

In avvio è utile definire un template con clausole coerenti con la strategia di tutela, indicare le parti e i ruoli, predisporre la sequenza di firma e mappare eventuali allegati. È inoltre consigliabile determinare in anticipo il tipo di firma richiesto (semplice, avanzata o qualificata) in base al rischio e alla sensibilità delle informazioni, e chiarire chi sia autorizzato a firmare un NDA per ciascuna parte.

La governance sostiene l’adozione. Occorre stabilire linee guida interne su quando si firma un non disclosure agreement, centralizzare il registro degli accordi, definire scadenze e gestione delle proroghe, prevedere revoca o rinnovo dei certificati e integrare la conservazione digitale. Dove necessario, il flusso può includere approvazioni preliminari, verifica identità tramite strumenti di strong customer authentication e notifiche automatiche a stakeholder e sistemi documentali.

Centralizzare e accelerare il percorso

La standardizzazione e la firma elettronica applicate ai non disclosure agreement producono un impatto concreto su tempi, controllo e tutela del patrimonio informativo. L’adozione consente di ridurre i costi e di aumentare la qualità del presidio legale e documentale.

Per un approccio industrializzato è utile valutare soluzioni in grado di coniugare gestione dei template, workflow di firma, audit trail e conservazione.

In tal senso, TeamSystem Signature permette di gestire in modo sicuro, conforme e centralizzato la firma di NDA, ordini di acquisto e altri documenti contrattuali, integrandosi nei processi esistenti e abilitando una gestione misurabile e scalabile della contrattualistica.