Firma elettronica qualificata: remota o automatica?

Che la firma elettronica porti benefici ai processi di business è dimostrato dall’uso che ne stanno facendo i professionisti e le aziende. Una soluzione di questo tipo è il primo passo per la  digitalizzazione dell’intero ciclo di vita dei documenti. Ma quali tipi di firma elettronica si possono usare per le diverse esigenze e tipologie di documenti? Ecco alcuni esempi concreti di utilizzo.

Cos’è la firma digitale remota

La firma elettronica qualificata (FEQ) remota è una particolare procedura che prevede l’utilizzo del telefono cellulare del firmatario per sbloccare una chiave privata e apporre la firma digitale. La sottoscrizione del documento avviene attraverso l’inserimento di una password usa e getta, ricevuta mediante il cellulare nonché digitando il PIN di firma associato al certificato qualificato.

Che differenza c’è tra firma digitale e firma digitale remota

La firma digitale e la firma digitale remota offrono lo stesso valore legale, ma si differenziano per la modalità d’uso. La firma digitale tradizionale richiede un dispositivo fisico, come una smart card o una chiavetta USB, per apporre la firma. La firma digitale remota, invece, non necessita di supporti hardware: l’autenticazione avviene online, spesso tramite OTP o sistemi biometrici, rendendola più comoda e accessibile da qualsiasi dispositivo connesso.

Quando usare la firma elettronica qualificata remota

La firma elettronica qualificata remota (FEQ remota) è ideale nei contesti in cui è fondamentale garantire l’identità del firmatario e il pieno valore legale del documento, senza rinunciare alla rapidità e alla praticità della firma a distanza. Questa soluzione è particolarmente vantaggiosa per professionisti e aziende che gestiscono documenti sensibili o contratti vincolanti, permettendo di semplificare i flussi operativi e garantire conformità normativa.

Per lo studio commerciale, ad esempio, i maggiori benefici della firma elettronica qualificata remota si hanno in occasione dell’invio telematico delle dichiarazioni dei redditi.
Con la FEQ remota, il commercialista agevola i propri clienti nella firma della dichiarazione e ha la certezza delle avvenute comunicazioni fiscali. In tal modo si accorciano anche i tempi di attesa.

In azienda, uno dei processi che la FEQ remota può migliorare è la gestione della firma delle condizioni contrattuali già condivise con un cliente. Spedire un contratto via mail per essere firmato da remoto dà la possibilità al cliente di visualizzarlo e firmarlo comodamente in ufficio o anche in mobilità, con la certezza – per il fornitore – che a sottoscriverlo sia esattamente la persona deputata a farlo.

Cosa sono la firma digitale automatica e la firma automatica massiva

La firma elettronica qualificata automatica (FEQ automatica) è una forma avanzata di firma che consente di apporre firme elettroniche qualificate in modo completamente automatizzato, senza l’intervento diretto dell’utente per ogni singolo documento. È particolarmente utile nei processi aziendali ad alto volume, come l’emissione massiva di fatture, contratti o report, garantendo al contempo sicurezza, integrità e pieno valore legale dei documenti firmati.

La firma elettronica qualificata automatica massiva, invece, è una soluzione che permette di firmare in modo automatico e simultaneo grandi volumi di documenti con valore legale, senza intervento umano per ogni singola firma. È ideale per aziende e organizzazioni che gestiscono flussi documentali ripetitivi e standardizzati, come l’invio di fatture, buste paga o contratti, garantendo efficienza, sicurezza e conformità normativa su larga scala.

La differenza tra firma digitale automatica e automatica massiva

La differenza tra firma elettronica qualificata automatica e automatica massiva sta principalmente nel volume di documenti gestiti e nell’ambito d’uso. Nello specifico:

• La firma digitale automatica è pensata per automatizzare la firma di singoli documenti o piccoli gruppi, senza intervento umano, utile ad esempio per firmare contratti o documenti generati in modo ricorrente ma non in grandi quantità.
• La firma digitale massiva automatica, invece, è progettata per grandi volumi di documenti, spesso identici nella struttura ma destinati a soggetti diversi (come buste paga, notifiche, fatture), e consente di processarli tutti in un’unica operazione, ottimizzando ulteriormente tempi e risorse.

Quando usare la firma elettronica qualificata massiva o automatica

Molto spesso uno studio si trova nella situazione di dover far firmare ad un cliente una serie di documenti che devono essere trasmessi telematicamente entro una precisa scadenza e conservati a norma. E spesso ci si trova in prossimità della scadenza con il cliente impossibilitato a passare in studio. La soluzione a questa situazione è, appunto, la Firma Elettronica Qualificata Massiva.

Come anticipato, la FEQ massiva/automatica è una particolare procedura dove non è richiesto che i documenti informatici siano presentati uno per uno al firmatario per l’apposizione della firma. I documenti non devono essere controllati singolarmente. È quindi molto utile al commercialista o allo studio per far sottoscrivere in automatico e velocemente documenti di rilevanza fiscale quali fatture, ddt, libri e registri, comunicazioni fiscali, ecc.

I casi d’uso della firma elettronica qualificata automatica e massiva possono essere svariati e adattarsi a molteplici esigenze operative, anche al di fuori dell’ambito fiscale. Per una gestione efficace, sicura e conforme di questi flussi documentali, strumenti come TeamSystem Signature rappresentano una soluzione ideale, capace di semplificare il processo e ridurre al minimo tempi e margini di errore.