La firma elettronica semplice non rispetta i requisiti fiscali per la conservazione

Per la corretta conservazione digitale delle dichiarazioni fiscali non è sufficiente la firma elettronica semplice ma serve una delle altre tipologie di firme

La firma elettronica “semplice” non garantisce mai il rispetto dei requisiti previsti per i documenti informatici di natura fiscale fin dalla formazione.

La firma deve essere apposta attraverso una delle opzioni previste:

• firma elettronica qualificata;
• firma digitale o sigillo elettronico qualificato;
• firma elettronica avanzata.

Questo perché devono essere rispettati tutti i requisiti previsti dalla normativa di riferimento, ovvero il DPR n. 322 del 1998 e il Codice dell’Amministrazione digitale.

Conservazione dichiarazioni fiscali: la firma elettronica semplice non rispetta i requisiti

Prima di entrare nel merito è bene soffermarsi sulla conservazione digitale dei documenti, che consiste nell’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo nel tempo la validità legale dei documenti e attestandone l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità.

Tale processo consente di distruggere l’originale documento cartaceo oppure di non procedere alla sua stampa nel caso in cui il documento sia già digitale.

Il processo di conservazione digitale comprende l’apposizione della  firma digitale e della marca temporale sugli indici dei pacchetti conservati: la prima serve a garantire l’originalità del documento, mentre la seconda ne attesta data e ora certa.

Da evidenziare come la conservazione digitale si distingue dall’archiviazione documentale, dato che quest’ultima riguarda la memorizzazione di un documento (già digitale o scansionato) su un supporto idoneo. La prima, come detto, fa invece riferimento ad un processo normato che assicura al documento informatico (che sia analogico o nativo digitale) la piena validità legale e la fruibilità nel tempo.

Possono essere conservati tutti i documenti di natura fiscale-tributaria e tutti i documenti che hanno valenza civilistica o che comunque si vogliono rendere opponibili ai terzi.

Come detto, una delle condizioni fondamentali è la firma elettronica. Bisogna però fare delle precisazioni.

La “firma elettronica semplice”, conosciuta anche come anche debole o leggera, non può essere utilizzata sulle dichiarazioni fiscali perché esclusa sulla base del quadro normativo in materia.

Più volte in passato, infatti, l’amministrazione finanziaria è intervenuta più volte sulla possibilità di utilizzo di tale strumento.

Prendendo ad esempio il quesito posto da un contribuente, l’Agenzia delle Entrate ha chiuso alla possibilità di utilizzare tale procedura, in quanto non rispetta i requisiti stabiliti dalla legge.

Nel quesito citato, il contribuente ha descritto i passaggi della procedura:

• comunicazione inviata dagli intermediari abilitati alla clientela, per informare dell’impiego di una piattaforma cloud accessibile tramite link presente in un messaggio di posta elettronica. Tale comunicazione è finalizzata alla consegna telematicamente il modello dichiarativo;
• trasmissione telematica del modello dichiarativo all’Agenzia delle Entrate e pubblicazione entro 30 giorni dal termine nella piattaforma cloud del modello dichiarativo, insieme alla copia della comunicazione dell’Amministrazione finanziaria, relativa alla ricezione del documento;
• trasmissione al contribuente di un messaggio di posta elettronica con il link per accedere all’area riservata della piattaforma cloud di firma, per la sottoscrizione del modello dichiarativo;
• ricezione del messaggio di posta elettronica con il link all’accesso alla piattaforma cloud di firma, consultazione e lettura del modello dichiarativo, generazione della sottoscrizione elettronica del modello dichiarativo tramite digitazione del codice OTP (ricevuto via SMS sul numero di telefono mobile del contribuente);
• ricezione da parte del contribuente tramite posta elettronica del modello dichiarativo e avvio da parte dell’intermediario abilitato della conservazione digitale del modello dichiarativo sottoscritto e del report generato dal sistema di firma elettronica.

Come detto, l’Amministrazione finanziaria ha escluso la possibilità di utilizzare tale procedura, in quanto non rispetta i requisiti stabiliti dalla legge.

Questo perché la firma deve essere apposta attraverso una delle seguenti modalità:

• firma elettronica qualificata;
• firma digitale;
• sigillo elettronico qualificato;
• firma elettronica avanzata.

“Dal complesso quadro normativo emerge che in nessun caso una firma elettronica “semplice” (ossia non qualificata, digitale o avanzata), indipendentemente dal processo di sua formazione, può dirsi idonea a garantire i requisiti che i documenti informatici (nativi tali o frutto di copia/dematerializzazione), specie se di natura fiscale, devono possedere sin dal momento della loro formazione”.

Questo il principio evidenziato dall’Agenzia delle Entrate con la consulenza giuridica n. 1/2023, chiarimento che si muove sulla linea tracciata dai precedenti documenti di prassi, in particolare:

• la risoluzione n. 23/E dell’8 aprile 2021;
• la risposta n. 217 del 26 aprile 2022.

Quando si può utilizzare, quindi, la firma elettronica semplice?

Gli unici casi in cui può essere accettata firma elettronica semplice sono quelli in cui tale indicazione è espressa in modo diretto dal legislatore. In tutti gli altri casi, come detto, la firma elettronica semplice non può essere utilizzata.

Conservazione dichiarazioni fiscali: le regole da rispettare

Nel citato documento di prassi datato 2023, l’Amministrazione finanziaria ha richiamato il quadro normativo di riferimento a supporto della risposta fornita al quesito del contribuente.

Nel ricercare le motivazioni di tale esclusione, si deve in primo luogo tenere conto di quanto stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322/1998.

Tra le altre disposizioni, è in particolare l’articolo 3 a prevedere che le dichiarazioni sono dei documenti fiscalmente rilevanti e che, pertanto, la loro conservazione deve avvenire nel rispetto della normativa in vigore:

• il Codice dell’Amministrazione digitale (CAD), il decreto legislativo n. 82 del 2005;
• il decreto MEF 17 giugno 2014, con “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Gli obblighi riguardano sia le dichiarazioni dei redditi sia gli altri documenti rilevanti ai fini tributari trasmessi dagli intermediari abilitati all’Agenzia delle Entrate.

L’articolo 2, comma 1, del citato decreto ministeriale del 17 giugno 2014, infatti, stabilisce quanto di seguito riportato:

“Ai fini tributari, la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione elettronica.”

Il successivo comma 2 individua poi le caratteristiche dei documenti informatici, prevedendo:

• l’immodificabilità;
• l’integrità;
• l’autenticità;
• la leggibilità.

Per la corretta conservazione dei documenti informatici, inoltre, è necessario rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e le regole tecniche e le norme tributarie relative alla corretta tenuta della contabilità.

Ai fini della conservazione dei documenti informatici deve essere prevista l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Nel caso di generazione di copie informatiche, le stesse devono essere firmate digitalmente con le modalità indicate in precedenza. La “previa identificazione informatica del suo autore” deve infatti rispettare i requisiti fissati dall’AgID.

Sulla base delle linee guida stabilite sono diverse le modalità che permettono la formazione di un documento informatico:

• creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità;
• acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
• memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
• generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica. Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente.

Per ciascuna delle modalità devono essere utilizzate le opzioni di firma digitale già indicate.