Cos’è la Firma Elettronica Avanzata (FEA): come funziona e i suoi vantaggi

La Firma Elettronica Avanzata, altrimenti conosciuta con la sigla FEA, è una particolare tipologia di firma elettronica, che consente a chi la utilizza di sottoscrivere un documento con la stessa validità di quella della forma scritta.

In questa guida scopriremo più nello specifico cos’è e come funziona la Firma Elettronica Avanzata con codici, i vantaggi connessi al suo utilizzo e le sue modalità d’applicazione.

Cos’è la firma elettronica avanzata

La Firma Elettronica Avanzata, come da Regolamento Europeo noto con l’acronimo eIDAS (Electronic IDentification Authentication and Signature), è:

• una firma elettronica connessa unicamente al firmatario;
• idonea a identificare il firmatario stesso;
• creata tramite dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un livello di sicurezza elevato, usare sotto il proprio controllo in maniera esclusiva ed è collegata ai dati sottoscritti in modo da permettere l’identificazione di ogni successiva modifica.

La Firma Elettronica Avanzata si differenzia dalla Firma elettronica – un’operazione informatica attraverso cui chi sottoscrive un documento si attribuisce la titolarità del documento stesso – e dalla Firma elettronica qualificata (FEQ), una firma più strutturata che garantisce tutte le caratteristiche della Firma Elettronica Avanzata e che è inoltre basata su un certificato qualificato rilasciato da un Certificatore accreditato dall’AgID.

Le tipologie di Firma Elettronica Avanzata

All’interno della macrocategoria Firma Elettronica Avanzata è possibile individuare alcune forme specifiche:

• La Firma Grafometrica è una Firma Elettronica Avanzata che consiste in una firma apposta su un particolare dispositivo hardware, come un tablet, provvisto di uno speciale dispositivo (pen drive), che consente di rilevare e memorizzare alcune caratteristiche biometriche del soggetto come la velocità di scrittura, la pressione della firma e l’accelerazione del movimento. Questa firma soddisfa il requisito della connessione univoca e della identificazione certa del firmatario e del suo controllo esclusivo sullo strumento di firma.
• La Firma Remota Avanzata, invece, si basa sull’utilizzo del telefono cellulare del firmatario come strumento di strong authentication; in questo scenario il firmatario, dopo aver ricevuto per mail il link di accesso alla sessione di firma, è in grado di sottoscrivere i documenti effettuando una semplice telefonata attraverso il proprio numero di cellulare.

La validità della Firma Elettronica Avanzata

I testi sottoscritti con Firma Elettronica Avanzata hanno la stessa validità di quelli firmati in modalità analogica. Questa tipologia di firma si usa maggiormente nell’ambito fiscale, come ad esempio per le dichiarazioni dei redditi, ma il suo utilizzo sta acquisendo sempre più maggior diffusione anche in ambito bancario e assicurativo.

La validità giuridica della Firma Elettronica Avanzata è garantita dal rispetto di specifici requisiti tecnici e normativi, tra cui l’identificabilità del firmatario, il controllo esclusivo degli strumenti di firma e la possibilità di verificare eventuali modifiche al documento successivamente alla sottoscrizione. Inoltre, la normativa italiana ed europea, in particolare il Regolamento eIDAS, riconosce pienamente il valore legale di questa modalità di firma, equiparandola nei fatti alla firma autografa tradizionale quando sono rispettate tutte le condizioni richieste.

I vantaggi della Firma Elettronica Avanzata

L’utilizzo della Firma Elettronica Avanzata FEA comporta numerosi vantaggi, sia per le aziende, sia per i professionisti che per gli utenti.

Tra i vantaggi della Firma Elettronica Avanzata spicca il fatto che essa non richiede di stampare e filmare il documento in maniera analogica, con tutti i benefici a ciò connessi in termini di guadagno di soldi e tempo nonché di salvaguardia dell’ambiente.

Il processo di sottoscrizione digitale dei documenti può essere gestito con moderni software che consentono di inviare le richieste di firma e monitorare i processi anche in mobilità.

Tra i vantaggi di questi software (creati e gestiti da un soggetto realizzatore), oltre a quelli già citati legati alla riduzione dei costi di stampa, firma e archiviazione cartacea e al risparmio di tempo per ottenere i documenti sottoscritti, c’è la possibilità di lavorare in sicurezza grazie al fatto che il processo viene remotizzato.

Tali software, inoltre, forniscono la copertura assicurativa obbligatoria che la normativa prevede per poter agire nell’ambito di Firma Elettronica Avanzata.

I vantaggi della firma FEA per gli studi professionali

L’innovazione, la digitalizzazione e la dematerializzazione delle procedure e dei documenti ha avuto un’accelerazione grazie alle problematiche relative al distanziamento sociale legate alla pandemia. Negli Studi Professionali, in particolare, la transizione è facilitata e consolidata proprio tramite la Firma Elettronica Avanzata che permette di gestire il processo di sottoscrizione digitale dei documenti per il proprio studio e per i propri clienti, in maniera semplice, sicura ed efficace.

Il rapporto con i clienti cambia radicalmente: l’utilizzo di file invece di faldoni comporta non solo un contributo vero alla tutela ambientale ma anche la possibilità di velocizzare le procedure grazie a tecnologie basate sulla grafometria o sull’uso di un telefono cellulare, il tutto disciplinato dalla normativa vigente.

Indubbiamente il passaggio al digitale comporta un cambio di mentalità prima dello studio professionale e poi di ogni suo cliente che, come sempre restio al cambiamento, si opporrà in base a miti di insicurezza del mondo elettronico. Questa concezione poteva valere qualche anno fa: ad oggi tutti i cicli di firma tramite software sono altamente sicuri grazie ad un sottosistema di verifica e di crittografia che da fuori non si vede (e non deve vedersi!) ma che sono normati ed organizzati per dare garanzie certe.

Ma se nemmeno questo basta, allora analizziamo i benefici tangibili della Firma Elettronica Avanzata, in particolare, per gli studi professionali:

• Velocità e praticità: non sarà più necessario che il cliente per firmare si rechi presso lo studio, così facendo si faciliteranno sia gli spostamenti che l’organizzazione dei tempi di implementazione degli adempimenti. Con pochi click la documentazione viene depositata nell’arco di minuti invece che di giorni. Inoltre, non di poco conto, si potrà evitare l’accumulo di documenti in grandi faldoni che occupano librerie intere.
• Risparmio: sommando il risparmio in termini di risme di carta, acquisto di toner e raccoglitori alle ore lavorative perse sia dal commercialista che dall’Imprenditori, il vantaggio economico è assolutamente evidente.
• Certezza: la firma elettronica avanzata garantisce la validità giuridica dei documenti fiscali. Gli stessi documenti poi vengono archiviati e conservati a norma assumendo così caratteristiche di integrità e reperibilità.

TeamSystem Signature, la soluzione per chi utilizza la FEA

TeamSystem Signature è il software di firma elettronica ideale per aziende e studi professionali che vogliono semplificare i processi di firma, ridurre l’uso della carta e migliorare l’efficienza operativa. Utilizzabile da remoto e integrabile con i principali software gestionali TeamSystem, consente di firmare ovunque e in qualsiasi momento, con pieno valore legale del documento elettronico.

Un ulteriore vantaggio è legato alla conformità con il DPCM 22 febbraio 2013, che impone agli Studi Professionali di dotarsi di una copertura assicurativa per la gestione della firma elettronica avanzata. Questo obbligo, pensato per tutelare i firmatari e i terzi da eventuali problemi tecnici, può rappresentare un ostacolo burocratico. Tuttavia, TeamSystem Signature include già questa copertura assicurativa, semplificando l’adozione del servizio e garantendo maggiore tranquillità allo studio e ai suoi clienti.