Domicilio digitale: cos’è, come funziona e perché attivarlo

Con la progressiva digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e dei servizi ai cittadini, il concetto di domicilio digitale ha assunto un ruolo sempre più centrale

Ma cosa si intende per domicilio digitale? L’espressione si riferisce ad un indirizzo elettronico certificato, come una PEC o un recapito qualificato, scelto da cittadini, professionisti e imprese per ricevere comunicazioni ufficiali da parte della PA o di soggetti privati. Ha valore legale, garantisce la tracciabilità delle comunicazioni e, per molte categorie, è obbligatorio per legge. In questa guida scopriremo cos’è il domicilio digitale, come funziona, quali sono le modalità di attivazione e gli obblighi previsti per i diversi soggetti: imprese e professionisti iscritti ad albi sono tenuti a eleggerlo, mentre per i cittadini l’adesione è ancora facoltativa ma fortemente consigliata.

Cos’è il domicilio digitale

Secondo l’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) il domicilio digitale è “l’indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato come definito dal regolamento UE n. 910/2014” al quale è possibile inviare comunicazioni elettroniche con valore legale.

In termini più semplici, si tratta di un indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata, ovvero un indirizzo email che permette di attribuire ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata) o di altri servizi di recapito digitale certificati, scelti come luogo virtuale ufficiale dove poter ricevere tutte le comunicazioni, gli atti o le notifiche (multe, pagamenti di natura fiscale) inviate dalla Pubblica Amministrazione.

Tecnicamente il domicilio digitale deve essere certificato, ovvero deve appartenere a servizi di recapito sicuri e aventi valore legale come:

• la PEC (Posta Elettronica Certificata);
• altri servizi di recapito qualificati conformi al regolamento europeo eIDAS.

A differenza delle comuni caselle e-mail, un domicilio digitale:

• è certificato e sicuro, ogni messaggio inviato e ricevuto ha una marca temporale e una ricevuta di avvenuta consegna;
• ha valore legale e le comunicazioni tra mittente e destinatario avvengono tramite piattaforme digitali che devono rispettare determinati requisiti di legge;
• è rilevante ai fini degli obblighi normativi, come quelli previsti per imprese e professionisti.

Il domicilio digitale è uno strumento di semplificazione delle pratiche amministrative, capace di garantire la sicurezza e la tracciabilità delle notifiche di atti pubblici e delle comunicazioni.

Come funziona il domicilio digitale

L’elezione del domicilio digitale consiste nell’indicare ufficialmente un recapito elettronico certificato come proprio domicilio digitale e avviene tramite iscrizione all’INAD (Indice Nazionale dei Domicili Digitali), una piattaforma attiva dal 6 luglio 2023 e consultabile da tutti. Si può eleggere il proprio domicilio digitale:

• all’atto dell’iscrizione a un albo professionale;
• durante la costituzione di un’impresa;
• tramite registrazione volontaria per i cittadini.

Basterà indicare la propria PEC come Domicilio Digitale per poter ricevere tutte le comunicazioni (che finora arrivavano solo via carta come multe o cartelle esattoriali) della Pubblica Amministrazione direttamente nella casella di posta. L’indirizzo scelto verrà pubblicato nell’elenco INAD, che contiene i domicili digitali delle persone fisiche che hanno compiuto il diciottesimo anno di età, dei professionisti e di enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese. In quanto elenco pubblico di libera consultazione, consentirà a chiunque la ricerca del domicilio digitale di persone fisiche, professionisti o imprese.

Il domicilio digitale è obbligatorio?

Il domicilio digitale è obbligatorio solo per imprese, professionisti iscritti ad albi e, dal 1° gennaio 2025, anche per amministratori di società; le imprese dovranno comunicarlo al Registro delle Imprese della Camera di Commercio, mentre i professionisti al proprio Ordine professionale.

La mancata comunicazione prevede sanzioni:

• da un minimo di 206 euro a un massimo di 2.064 euro per le società;
• da un minimo di 30 euro ad un massimo di 1.548 euro per le imprese individuali.

Ma qual è l’elenco dei domicili digitali dei professionisti e delle imprese? L’elenco ufficiale dei domicili digitali in questo caso è l’INI-PEC (Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata), una banca dati pubblica, gratuita e consultabile da chiunque. Raccoglie i domicili digitali che i professionisti iscritti in albi e ordini professionali e tutti i soggetti di diritto privato presenti all’interno del registro delle imprese sono obbligatoriamente tenuti ad eleggere e a pubblicare. Per i soggetti iscritti all’INI-PEC il domicilio digitale sarà automaticamente importato su INAD. Ogni aggiornamento del recapito PEC va comunicato tempestivamente all’Ordine di appartenenza. La mancata comunicazione può comportare sanzioni disciplinari e l’impossibilità di ricevere comunicazioni ufficiali. È fondamentale mantenere il recapito attivo, funzionante e correttamente registrato. La mancata consultazione della PEC non esonera dalle responsabilità legali derivanti dalla ricezione delle comunicazioni.

Che cos’è il domicilio digitale di un cittadino

Per i privati cittadini il domicilio digitale non è ancora obbligatorio, ma è fortemente consigliato. L’adesione avviene su base volontaria e, una volta effettuata la registrazione della propria PEC, l’indirizzo verrà inserito automaticamente nell’elenco INAD. Il domicilio digitale è oggi riconosciuto tra i diritti digitali del cittadino, al pari dello SPID e della CIE (Carta d’Identità Elettronica). Garantisce parità di accesso ai servizi digitali, velocità nelle comunicazioni e maggiore trasparenza nei rapporti con la PA.

Tra i vantaggi principali rientrano:

• la ricezione diretta di notifiche e atti ufficiali;
• risparmio di costi e di tempo: niente più code agli sportelli sostituite da un semplice click dal proprio smartphone o Pc;
• tracciabilità e prova della ricezione;
• semplificazione delle pratiche burocratiche.

Come attivare il proprio domicilio digitale

Per richiedere e attivare il proprio domicilio digitale bastano pochi e semplici passaggi.

• Acquisto di una casella PEC da un provider certificato (o utilizzo di una già esistente).
• Registrazione dell’indirizzo PEC nell’elenco di riferimento tramite accesso al portale https://www.domiciliodigitale.gov.it/.
• Verifica e mantenimento della casella attiva, aggiornata e funzionante

Dopo la registrazione, i soggetti registrati possono eleggere il domicilio digitale, modificarlo o cessarlo, ricordando però che la cessazione volontaria non è consentita ai professionisti iscritti anche nell’INI-PEC.

Per attivare e gestire un domicilio digitale è necessario:

• un dispositivo connesso a Internet;
• una casella PEC attiva;
• SPID o CIE per accedere al portale INAD (per cittadini);
• Credenziali per il portale dell’Ordine o della Camera di Commercio (per professionisti e imprese).

Molti provider offrono PEC gratuite o a basso costo, ma con funzionalità limitate, come spazio di archiviazione ridotto (es. 1 GB), assenza di backup e nessuna interfaccia gestionale evoluta.

Le soluzioni professionali per la gestione della PEC rappresentano la scelta ideale per aziende e studi professionali che desiderano efficienza, sicurezza e conformità normativa. Questi strumenti, infatti, offrono maggior spazio di archiviazione, backup automatico e conservazione a norma, un’interfaccia evoluta per la gestione delle comunicazioni certificate.

TeamSystem PEC Manager è la soluzione più completa in tal senso: si tratta di un software progettato per semplificare e centralizzare la gestione del domicilio digitale. Consente di inviare, ricevere e archiviare messaggi PEC in modo sicuro ed efficiente, migliorando il flusso di lavoro grazie a un’interfaccia intuitiva e funzionalità avanzate.

La versione ENTERPRISE integra anche la gestione della posta ordinaria, offrendo un sistema unico che ottimizza i processi aziendali.

Le principali funzionalità includono:

• archiviazione digitale integrata;
• gestione di caselle PEC illimitate, anche di provider diversi;
• tracciamento dei messaggi con possibilità di aggiungere note di lavorazione.