Continuità operativa: come prepararsi a imprevisti e interruzioni con il digitale

Un’interruzione imprevista delle attività può colpire qualsiasi azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni. Che si tratti di un guasto hardware, di un attacco informatico, di un’interruzione di corrente o di un’emergenza che impedisce di raggiungere l’ufficio, l’impatto può essere significativo. Per questo, garantire la continuità operativa dell’impresa è una priorità strategica.

Un piano di business continuity digitale ben strutturato non solo riduce al minimo i danni economici e reputazionali, ma trasforma l’incertezza in un’opportunità di crescita, rendendo l’organizzazione più resiliente e pronta al futuro. Grazie a soluzioni come il Cloud e strumenti per lo smart working e la protezione dei dati, anche le piccole e medie imprese possono assicurarsi di non fermarsi mai, o quasi.

Cos’è la business continuity e perché serve anche alle PMI

La business continuity, o continuità operativa, è la capacità di un’azienda di mantenere le sue funzioni essenziali operative durante e dopo un’emergenza. Non si tratta solo di ripristinare i sistemi dopo un disastro, ma di definire un approccio strategico e proattivo per prevenire le interruzioni e gestire le crisi.

Spesso si pensa che questo sia un tema riservato alle grandi corporation, ma la business continuity per le PMI è altrettanto, se non più, cruciale. Le piccole e medie imprese hanno spesso risorse più limitate per assorbire l’impatto di un fermo prolungato. Un’interruzione anche di poche ore può tradursi in perdite di fatturato, clienti insoddisfatti e danni di immagine difficili da recuperare. Un piano di continuità operativa permette di identificare le vulnerabilità, preparare contromisure efficaci e garantire una ripartenza rapida, proteggendo il valore creato nel tempo.

Le aree da mettere in sicurezza per garantire operatività

Un piano efficace deve coprire tutte le aree critiche che, se compromesse, potrebbero paralizzare l’azienda.

Dati e documenti aziendali

Il patrimonio informativo è il cuore di ogni business. Contratti, dati dei clienti, progetti, documenti contabili: la loro perdita può essere catastrofica. La soluzione più efficace è implementare un sistema di backup in Cloud per l’azienda. A differenza dei backup manuali su dischi esterni, le soluzioni Cloud offrono salvataggi automatici, costanti e delocalizzati, proteggendo i dati da furti, incendi o guasti hardware che possono colpire la sede fisica.

Postazioni e accessi da remoto

Cosa succede se i dipendenti non possono raggiungere l’ufficio? La pandemia ha reso evidente l’importanza dello smart working come strumento di resilienza. Per abilitarlo in modo efficace e sicuro, è fondamentale garantire la sicurezza degli accessi remoti. Questo significa permettere al personale di collegarsi alla rete e alle risorse aziendali da qualsiasi luogo, senza compromettere la protezione dei dati.

Comunicazioni interne e con i clienti

Durante un’emergenza, la comunicazione è tutto. È vitale poter coordinare il team interno e allo stesso tempo, informare clienti e fornitori sullo stato delle operazioni. Un piano di business continuity deve prevedere canali di comunicazione alternativi (come chat, sistemi di videoconferenza e piattaforme collaborative) che funzionino anche se i sistemi telefonici o le email tradizionali fossero fuori uso.

Software e strumenti critici

Ogni azienda si affida a software specifici per le proprie attività quotidiane: il gestionale, il CRM, i programmi di contabilità. Se questi strumenti sono installati solo sui computer in ufficio, un’interruzione dell’accesso fisico alla sede li rende inutilizzabili. L’adozione di software in cloud elimina questo problema, rendendo le applicazioni accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Soluzioni digitali per la continuità operativa

La trasformazione digitale offre strumenti potenti per costruire un’infrastruttura aziendale a prova di imprevisto. Prima di tutto, l’archiviazione dei dati su server remoti sicuri, come quelli offerti dai provider Cloud, garantisce che i file siano sempre disponibili e protetti. I backup automatici eliminano il rischio di dimenticanze o errori umani, creando copie di sicurezza multiple e crittografate, facilmente ripristinabili in caso di necessità.

Allo stesso modo, spostare il cuore del sistema informativo aziendale in Cloud significa liberarsi dai vincoli dell’hardware fisico. Un software gestionale in Cloud non richiede installazione locale, è accessibile via web 24/7 e viene costantemente aggiornato e manutenuto dal fornitore. Questo si traduce in maggiore flessibilità, scalabilità e soprattutto, in una garanzia di continuità operativa dell’impresa, poiché il servizio è garantito da infrastrutture ridondanti e sicure.

Infine, per garantire la sicurezza degli accessi remoti, le reti private virtuali (VPN) sono uno strumento essenziale. Una VPN crea un “tunnel” crittografato tra il dispositivo del dipendente e la rete aziendale, impedendo a terzi di intercettare i dati scambiati. Abbinata a policy di autenticazione forte (come la verifica a due fattori), assicura che solo gli utenti autorizzati possano accedere alle risorse sensibili, tutelando lo smart working e la protezione dei dati.

Prodotti TeamSystem consigliati per la business continuity

Per implementare un solido piano di business continuity digitale, TeamSystem offre soluzioni integrate pensate per le esigenze delle imprese moderne.

In particolare, TeamSystem Enterprise è la piattaforma gestionale in Cloud che unifica tutti i processi aziendali: amministrazione, produzione, logistica, vendite e CRM. Essendo una soluzione Cloud-nativa, garantisce per sua natura la massima accessibilità e continuità. I dati sono al sicuro nei data center TeamSystem, costantemente monitorati e protetti, e gli utenti possono accedere al sistema da qualsiasi luogo, assicurando l’operatività anche se la sede fisica non fosse raggiungibile.

In secondo luogo, TeamSystem Archive è un servizio di archiviazione digitale e conservazione a norma in Cloud, che si propone come la soluzione ideale per mettere al sicuro il patrimonio documentale. Non solo offre un backup in Cloud per l’azienda, ma garantisce anche il valore legale dei documenti nel tempo. Con TeamSystem Archive, fatture, contratti e documenti importanti sono dematerializzati, organizzati e sempre accessibili in totale sicurezza, eliminando la dipendenza dagli archivi cartacei e i rischi a essi conn