Come archiviare e conservare i documenti elettronici

L’archiviazione dei documenti elettronici è diventata oggi una pratica cruciale per le imprese, così come la conservazione degli stessi.

La gestione efficace e l’archiviazione dei documenti digitali non solo ottimizzano le operazioni quotidiane, ma sono anche fondamentali per rispettare le normative fiscali e legali. In Italia la conservazione dei documenti elettronici è normata dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, che stabilisce i cosiddetti “obblighi di conservazione e esibizione dei documenti”.

Ma come archiviare e conservare i documenti elettronici nel migliore dei modi? E qual è il tempo di archiviazione dei documenti da rispettare? Proviamo a fare un po’ di chiarezza.

Cos’è l’archiviazione digitale dei documenti

L’archiviazione digitale dei documenti consiste nel processo di organizzazione, memorizzazione e mantenimento dei documenti in formato elettronico, garantendo nel tempo la loro integrità, autenticità e reperibilità. A differenza della semplice digitalizzazione (che si limita a trasformare un documento cartaceo in formato digitale), l’archiviazione digitale implica l’utilizzo di sistemi strutturati, conformi alla normativa vigente, che consentono una gestione sicura e ordinata dei file. Questo approccio consente alle aziende di semplificare la gestione documentale, ridurre i margini di errore e garantire una maggiore efficienza operativa, anche in ottica di conservazione a lungo termine.

Come archiviare documenti elettronici?

Per archiviare documenti elettronici in modo efficace, è fondamentale adottare strumenti di gestione documentale o software di archiviazione appositamente progettati. Si tratta di soluzioni che consentono di organizzare, categorizzare e individuare facilmente i documenti quando necessario, mantenendo fede alle richieste previste dal GDPR anche in materia di archiviazione e conservazione, cosa che invece, con la gestione analogica, non era sempre possibile.

La procedura tipica di archiviazione digitale prevede alcuni passaggi fondamentali:

1. Acquisizione del documento, che può avvenire tramite digitalizzazione (scansione) o generazione diretta in formato digitale (ad esempio PDF, XML o formato strutturato);
2. Classificazione e indicizzazione, attraverso l’assegnazione di metadati che facilitano la ricerca e la categorizzazione dei file (come data, tipologia, mittente, oggetto, ecc.);
3. Archiviazione all’interno del sistema documentale, in cartelle virtuali o repository sicuri, spesso organizzati per area aziendale o tipo di documento;
4. Protezione e sicurezza, mediante sistemi di backup, accessi controllati e crittografia, per assicurare che i documenti siano protetti da accessi non autorizzati o perdita accidentale;
5. Conservazione digitale a norma, se richiesto dalla normativa, con l’apposizione di firma elettronica e marca temporale, per garantire integrità e validità legale nel tempo.

È importante che ogni fase sia tracciabile e documentata, così da garantire trasparenza e conformità alle disposizioni normative vigenti, sia in ambito fiscale sia in termini di protezione dei dati personali.

Cos’è obbligatorio conservare digitalmente?

L’archiviazione elettronica dei documenti contabili e fiscali è obbligatoria secondo quanto previsto dal CAD. Questo implica che determinati documenti, come fatture elettroniche e documenti che hanno rilevanza a livello fiscale, debbano essere archiviati e conservati digitalmente.

Nelle best practice della conservazione digitale va comunque sottolineato che è opportuno conservare digitalmente anche documenti informatici rilevanti dal punto di vista civilistico, come:

• le comunicazioni PEC (Posta Elettronica Certificata);:
• tutti i contratti e i pagamenti sottoscritti dall’azienda con firma elettronica;
• i pagamenti F23 e F24;
• i DDT e gli ordini sottoscritti con il medesimo sistema.

In definitiva, un’azienda deve conservare digitalmente tutti quei documenti che necessitano di mantenere l’integrità, l’autenticità, la leggibilità e il valore probatorio.

Quanto dura il periodo di conservazione dei dati?

Il periodo conservazione documenti varia a seconda del tipo di documento. Restando nel campo aziendale, ad esempio, le fatture emesse, le ricevute, così come tutti gli altri documenti che hanno valenza fiscale e contabile, devono essere conservati digitalmente per almeno dieci anni. Questo periodo è stato stabilito per garantire la tracciabilità e l’integrità delle informazioni finanziarie nel tempo.

Allo stesso modo, altri documenti, come contratti, possono essere soggetti a periodi di conservazione diversi, soprattutto quando si tratta di documentazione di natura privata e “non aziendale”. È essenziale conoscere e rispettare queste tempistiche per evitare sanzioni e garantire l’integrità dei documenti prodotti e ricevuti dall’azienda.

I vantaggi dell’archiviazione digitale dei documenti

In un contesto aziendale sempre più orientato alla trasformazione digitale e all’efficienza operativa, adottare sistemi di archiviazione elettronica rappresenta una scelta strategica oltre che organizzativa. Come abbiamo visto, l’archiviazione elettronica dei documenti è un processo che coinvolge la conservazione di dati e informazioni in formato digitale. La digitalizzazione, e la relativa archiviazione, dei documenti offre vantaggi evidenti, soprattutto se paragonati alla vecchia archiviazione cartacea (o “analogica”):

• accesso rapido e immediato alla documentazione;
• riduzione dell’ingombro fisico;
• snellimento delle procedure amministrative.

A questi si aggiungono ulteriori benefici, ossia:

• maggiore sicurezza nella gestione dei dati, grazie a sistemi di backup e accessi controllati;
• facilità di condivisione e collaborazione tra reparti o con stakeholder esterni;
• riduzione del rischio di smarrimento o deterioramento dei documenti;
• risparmio economico sul lungo periodo, grazie alla diminuzione dei costi legati a spazi fisici, carta e stampa;
• rispetto dell’ambiente, con una significativa riduzione dell’uso di materiali cartacei.

In sintesi, l’archiviazione digitale non solo migliora l’efficienza interna, ma contribuisce anche alla compliance normativa e alla sostenibilità ambientale.

Per gestire al meglio l’archiviazione elettronica dei documenti, una soluzione efficace e conforme è TeamSystem Archive: il servizio in Cloud che consente di archiviare e conservare digitalmente documenti come fatture elettroniche, PEC, contratti, bilanci, DDT e molto altro, nel pieno rispetto della normativa vigente. Grazie a TeamSystem Archive è possibile adottare un sistema di Conservazione Digitale a norma, che assicura nel tempo autenticità, integrità e validità legale dei documenti archiviati.